第1章總則
一、為規範集團公司檔案管理條理化、系統化，加強檔案管理水平、保證檔案資料的完整與安全並方便查閱使用，特制定本管理制度。
二、本制度中所指檔案是公司在各項經營管理活動中形成的具有查考和使用價值的不同載體形式，內容特徵的歷史記錄和原始憑證（包括文字、圖表、圖紙、聲像等）。
三、檔案管理是指對檔案進行收集、整理、立卷、保管、借閱、鑑定、銷毀、統計等一系列過程的管理。
四、本制度適用於集團公司及所屬（分）子公司。
第2章檔案工作管理職責
一、公司檔案管理工作實行統一領導、分支管理的原則，集團辦公室及各（分）子公司辦公室為檔案的歸口管理部門並指定專人從事檔案管理，具體負責各職能部門應移交的檔案接收、歸檔、登記編目保管、查閱等工作。
二、集團及各（分）子公司所屬各職能部門應設立一名專（兼）職檔案人員，負責本部門檔案資料的收集、整理、保管、使用、移交工作。
第3章檔案歸檔的程式
檔案的歸檔主要包括預立卷、移交兩個環節。公司各部門在工作中形成的具有長遠儲存價值的檔案材料，在辦理完畢後，由各部門兼職檔案管理人員集中統一收集、預立卷，並定期向所屬公司專職檔案管理員移交，移交時由所屬公司專（兼）職檔案管理員進行初驗收。任何員工不得將應歸檔的檔案材料據為己有或拒絕歸檔。
1、預立卷
1.檔案材料的種類、份數及每份檔案的頁數均應齊全完整。每份檔案的主件與附件、印本與審批頁、請示與批覆、批轉檔案與原件等多種文字形式的同一檔案，應組合在一起裝訂，不得分開，裝訂時應在檔案的左上角用膠水將每頁粘連起來，防止脫落；
2.歸檔的檔案資料應保證字跡工整、圖樣清晰、不得使用鉛筆、原子筆、複寫紙等不耐久材料書寫；
3.歸檔的檔案材料原則上應以蓋章生效或簽字確認的原件為準；
4、預立卷工作由各部門負責。
2、移交
1.為嚴格檔案移交，須建立《檔案移交登記簿》（見附表一），由移交、接收人、監交人同時簽名，以明確責任。監交人由移交和接收部門負責人共同擔當；
2.預立卷後的檔案需按規定每月移交一次，定於當月的4日之前移交上月檔案（逢節假日順延）。
第四章檔案歸檔的分類
一、以公司全部檔案作為乙個全宗，全宗以下形成收進檔案、發出檔案、內部檔案、合同協議、工程檔案、影像類、證件類及其他資料等一級類目；
二、在各一級類目下，根據不同性質標準，分別形成不同數量的二級類目；
三、集團及各（分）子公司檔案管理人員應依照以上規定，做好檔案分類工作，各（分）子公司可結合本公司實際工作情況進行分類編目，但類別不得偏離太多，務必使檔案分類明確、合理、科學，並便於查考利用。
第五章檔案的使用
檔案使用包括查閱、借出、歸還等環節，必須嚴格履行登記審批手續。
一、借閱程式
1.本公司員工借閱檔案：屬一般行政檔案可直接填寫《檔案借閱登記表》（見附表二）由分管部門副總裁簽字方可借閱；屬秘密以上檔案須填寫《檔案借閱審批單》（見附表三）由分管部門副總裁審批、總裁終批方可借閱；屬機密、絕密檔案一律不准外借與影印，特殊情況需由集團總裁批准；
2.借閱重要檔案原件時需影印乙份留底，以備歸還時核查；
3.人事檔案一律不准借閱，特殊情況需經分管部門副總裁批准；
4.外單位人員不允許借閱本公司檔案，如確有業務需要，需經總裁批准。
二、借閱要求
1.一般檔案借閱時間最長不超過3天，保密檔案借閱時間最長不超過1天，應及時主動歸還。如確因工作需要續借的，需攜帶所藉資料辦理續借手續；
2.借閱檔案者應妥善保管檔案，保證檔案的完好、安全與保密，不得遺失、汙損、勾劃、塗改、拆抽頁、撕毀，不得隨意轉借、抄錄、複製；
3.歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查、清點並及時辦理登出手續，如有損壞、缺少、遺失等現象，應及時追究借閱人相關責任。
第六章檔案的保管
檔案應置於檔案室中保管，檔案室管理必須遵循以下規範：
一、檔案管理人員要妥善保管檔案，定期檢查，發現破損應及時修復，同時做好防火、防潮、防鼠、防塵、防曬、防霉等安全工作；
二、檔案室係機要重地，非經同意，嚴禁擅自入內，為確保商業機
密，檔案管理人員不得將無關人員帶入檔案室，更不得擅自洩密，由於工作疏忽而造成的機密外洩，將追究本人責任；
三、檔案室內需保持清潔、衛生，檔案櫃排列科學化、規範化，整齊、美觀。
第七章檔案的銷毀
一、檔案銷毀必須嚴格遵守「儲存從寬、銷毀從嚴」的原則；
二、檔案管理員每年12月對當年臺帳進行統計，對失去儲存價值需要銷毀的檔案進行登記並認真填寫《檔案銷毀清冊》（附表四）報集團總裁審批；
三、銷毀檔案必須有一名以上監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對待銷毀檔案認真清點複核；
四、任何部門或個人均不得將應銷毀的檔案留做他用或流落外面。
第八章獎勵與處罰
對於積極貫徹執行本制度、在檔案工作中做出顯著成績的部門或個人，可酌情給予表彰和獎勵。
對有下列行為之一的，公司將視情節輕重給予當事人通報批評、罰款等，並保留追究相應責任的權利：
1.損毀或遺失公司檔案的；
2.擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬於公司所有的檔案；
3.不按規定歸檔或不按期移交檔案的；
4.擅自出賣或轉讓檔案的；
5.塗改、偽造檔案的；
6.檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第九章附則
一、本制度適用於集團控股及以上公司。
二、本制度由集團辦公室負責解釋和修訂。
三、本制度自下發之日起執行。
二○一三年一月八日
附表一檔案移交登記簿
年月附表二
檔案借閱登記簿
附表三檔案借閱審批單
附表四檔案銷毀清冊
銷毀日期： 年月日
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