會計檔案管理制度

第一條會計檔案是會計核算的專業材料，包括會計憑證、會計帳薄和財務報告等。它是記錄經濟業務的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，也是各企業的主要檔案之一。

第二條按照《會計檔案管理辦法》會計檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序、專人保管。

第三條會計檔案的範圍

1、會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。

原始憑證是在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填製，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況並明確有關經濟責任的一種憑證。原始憑證是填製記賬憑證或登記賬薄的原始依據，是重要的會計核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自製原始憑證兩種。

記賬憑證是對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，並據以登記會計賬薄的憑證。

其他會計憑證是指以上憑證之外的憑證。

2、會計賬簿是指以會計憑證為依據，全面、連續地記錄乙個單位的經濟業務，對大量分散的資料或資料進行歸類整理，逐步加工成有用會計資訊的簿籍。它是編制會計報表的重要依據。會計帳簿：

包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。

3、財務報告指用來反映會計實體的財務狀況和經營成果的總結性書面檔案，包括會計報表、附表以及財務情況說明書等。會計報表包括月、季、年度會計報表及附註。

4、其他類會計檔案包括銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。其他應當儲存的會計核算專業資料是指與會計核算有關的重要資料。

第四條會計檔案的立卷和保管

1、會計檔案的分類和編號。會計檔案可分為四類：會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類，根據四類檔案進行分級編號管理。

2、財務部門按照上述歸類和編號負責整理立卷。會計檔案均應採用硬紙捲盒（或卷皮）進行包裝。

3、會計檔案的移交。會計檔案在會計年度終了後由財務部門保管一年，以備隨時查閱，滿一年後，有單獨檔案部門的，同財務部門編造清冊移交檔案部門保管。

4、檔案部門對所保管的會計檔案應建立「會計檔案保管清冊」由會計檔案經管人負責登記。

5、會計檔案的存放。應按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應注意防火、防潮、防汙、防竊、防蛀、防鼠。

6、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時採取措施進行處理。

7、各種會計檔案的保管期限要按規定執行。

第五條會計檔案的調閱

1、本公司人員調閱會計檔案，要經主管會計同意；外單位人員調閱會計檔案要有正式介紹信，並經會計主管或企業領導人批准；會計檔案原件不得外借。

2、調閱會計檔案須填寫會計檔案調閱登記簿，需要影印的要經本企業領導同意並進行登記，查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。調閱人員不得在案卷中勾、劃、塗、抹，不得抄錄與調閱無關的內容。

第六條會計檔案的銷毀

1、對保管期滿的會計檔案，要按照規定由檔案部門提出銷毀意見會同財會部門共同鑑定，嚴格審查，對其中未了結的債權、債務的原始憑證應抽出另立卷，保管到確無儲存價值時再進行銷毀。

2、對按規定可以銷毀的檔案，應編造「會計檔案銷毀清冊」，經領導審查，報上級主管單位批准後銷毀，檔案銷毀時應由財會部門和檔案部門共同派員監銷，監銷人員在銷毀檔案之前應認真進行清點核對，並在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊一式三份，分別由檔案、財會、上級主管單位保留。