會計檔案管理制度

會計檔案是會計核算的專業材料，它是記錄經濟業務的重要原始資料。會計檔案管理工作由會計主管負責管理，必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序、專人保管。建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和洩密。

會計檔案的範圍

1、會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證。

2、會計帳簿：包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。

3、會計報表包括月、季、年度資產負債表、利潤表、現金流量表。

4、其他類會計檔案包括銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。其他應當儲存的會計核算專業資料是指與會計核算有關的重要資料。

5、稅務登記證和開戶許可證。

第四條會計檔案的立卷和保管

1、會計檔案的分類和編號。會計檔案可分為四類：會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類，根據四類檔案進行分級編號管理。

2、財務部門按照上述歸類和編號負責整理立卷。會計檔案均應採用硬紙捲盒（或卷皮）進行包裝。

3、會計檔案的移交。會計檔案在會計年度終了後由財務部門保管一年，以備隨時查閱，滿一年後，有單獨檔案部門的，同財務部門編造清冊移交檔案部門保管。

4、檔案部門對所保管的會計檔案應建立「會計檔案保管清冊」由會計檔案管理人負責登記。

5、會計檔案的存放。應按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應注意防火、防潮、防汙、防竊、防蛀、防鼠。

6、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時採取措施進行處理。

7、各種會計檔案的保管期限要按規定執行，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

第五條會計檔案的調閱

1、本公司人員調閱會計檔案，要經主管會計同意；外單位人員調閱會計檔案必須經過會計主管的批准；會計檔案原件不得外借。

2、調閱會計檔案須填寫會計檔案調閱登記簿，需要影印的要經過會計主管同意並進行登記，調閱人員不得在案卷中勾、劃、塗、抹。

第六條會計檔案的銷毀

1、對保管期滿的會計檔案，要按照規定由檔案部門提出銷毀意見會同財務部門共同鑑定，嚴格審查，對其中未了結的債權、債務的原始憑證應抽出另立卷，保管到確無儲存價值時再進行銷毀。

2、對按規定可以銷毀的檔案，應編造「會計檔案銷毀清冊」，經領導審查批准後銷毀，檔案銷毀時應由財務部門和檔案部門共同派員監銷，監銷人員在銷毀檔案之前應認真進行清點核對，並在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊一式二份，分別由檔案部門、財務部門保留。