會計檔案管理制度

第一章總則

第一條會計檔案是公司檔案的重要組成部分，也是公司重要的經濟和歷史資料，為加強會計檔案管理，特制定本制度。

第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計畫、經濟協議和合同等會計核算專業資料，也包括財產交接清冊，各種批覆及上級來文等各種會計資料。它是記錄和反應經濟業務的重要史料和證據。

第三條會計檔案由財務部指定專人負責保管。公司為會計檔案的保管提供必要的條件。

第二章會計檔案的管理及借用

第四條會計檔案管理人員應將財務部歸檔的會計資料按年、月順序立卷存放。

第五條調閱會計檔案，要嚴格辦理手續。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應有單位正式介紹信，經財務部經理或單位領導人批准，並要詳細登記查閱會計檔案人的姓名、工作單位、查閱日期、會計檔名稱及查閱理由。

第六條會計檔案不得帶出室外，未經公司總經理批准任何人不得擅自將存檔案卷外借或轉移其他地方，不得拆散原卷冊，如有特殊需要，須經公司總經理批准方能外借和複製，並須限期歸還，非財務人員不得隨意翻閱會計檔案。

第七條會計人員要嚴格執行保密制度，凡屬季度、年度財務收支計畫，月、季、年會計報表，均為機密材料，要嚴格管理，如需複製或向外單位報送時，必須經有關部門領導批准，並辦理簽收登記手續，相關人員不得洩露企業機密。

第三章會計檔案的儲存和銷毀

第八條會計檔案保管期限。根據其特點，分為永久、定期二類。定期保管分為三年、五年、十五年、二十五年四種。

各種會計檔案的保管期限，從年度終了後的第一天算起。具體保管期限詳見附表。

第九條會計檔案保管期限需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出意見，由財務部負責人嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊後，經總經理審查同意，報上級主管部門批准，方可銷毀。銷毀時應由公司總經理或委託其他領導以及財務部共同派員監毀，並在銷毀清單上簽名或蓋章。未經上級主管部門批准的會計檔案，嚴禁自行銷毀。

對於其末了結債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案管理部門保管到結清債權債務為止。

第一十條由於人員的百扭動，會計檔案需要轉交時，由移交人辦理交接手續，並由監交人、移交人、接管人三人簽字蓋章。

第一十一條撤銷、合併單位的會計檔案應隨同單位的全部檔案一併移交給指定的單位，並按規定辦理交接手續。

第一十二條單位分設新單位時，由老大難為依據帳面資料編制財務移交表，雙方簽字作為新單位設帳依據。原憑證、賬冊等會計資料必須留在原有單位。

第四章電算化檔案管理

第十三條隨著會計電算化的推廣，儲存在磁碟（硬碟和軟盤）上的會計檔案與以書面形式

存放的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料具有同等性質，應按會計檔案的相關規定進行管理。

第十四條儲存在磁碟上的會計檔案，必須按規定及時列印輸出書面形式，未列印之前不得抹去。由計算機列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並由操作使用人員在操作輸出的頁面上簽字或蓋章註明，由系統管理員簽字蓋章認可。

第十五條磁碟形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和彙總資料（包括年度和月度彙總資料）必須永久儲存，明細賬、記賬憑證及其他資料資料在兩年

後可根據需要決定存毀。

第十六條必須經常對硬碟上的會計資料建立軟盤備份。備份是通過對硬碟的會計資料建立軟盤副本來實現資訊儲存的，每月分不得少於一次。不得直接對硬碟上的會計資料和作為正式檔案的備份軟盤上的會計資料進行任何非法操作，如要對磁碟會計資料進行加工，必須使用備份的副本，不得刪除硬碟和軟盤的資料。

恢復系統資料必須使用最新的正式備份。

第十七條必須妥善保管好會計資料的備份軟盤，備份軟盤應貼上寫保護標籤並用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所，並定期進行轉儲。硬碟和正式備份軟盤不得隨便亂放和外借。

第十八條會計資料的備份軟盤及自行開發原程式的備份分別在三個地點以上，應根據資料量和硬碟空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬碟，刪除硬碟上以前年度的會計資料，以利於提高計算機的利用率和執行速度，沒有做過備份的硬碟資料不得清理刪除（存放地點分別為檔案室、財務室）。

第十九條磁碟會計檔案的管理工作，包括資料備份，資料恢復和清理硬碟等，由系統管理員執行並對磁碟會計檔案的安全和正確負責。

第五章附則

第二十條本制度由財務部負責解釋。

第二十一條本制度經公司辦公會審定通過後開始公布實施。