1、會議目的
為加強集團各部門、單位的溝通協作，提高工作效率，解決實際工作中的困難，加強團隊建設，營造企業文化氛圍。
2、會議種類
董事會會議
股東大會
集團年會
年度會議
半年度會議
季度會議
月度會議
集團辦公例會。
3、會議要求
(1) 會議頻率：董事會會議一年2-3次，股東大會一年2次，集團年會一年1次，年度會議一年1次，半年度會議一年2次，季度會議一年4次，月度會議一年12次，集團辦公例會每月2-4次。
(2) 會議方向及目的：圍繞會議主題，展開會議內容，達到會議目的。
(3) 會議記錄和追蹤：每次會議記錄員，做好會議內容的記錄工作，將會議記錄及時傳遞參會人員，對重要事項，進行會後追蹤，確保問題的解決。
4、 會議流程
a) 準備，收集會議材料；
b) 確定會議目的；
c) 按照會議制度要求，確立會議時間；
d) 確定會議主持人，導言人及會議主席；
e) 擬定參會人員名單；
f) 傳送會議通知；
g) 會議室預約。
5、 會議流程說明：
1 集團所有會議應設定主持人、導言人、會議主席；
2 會議主持人是會議的組織者，主要任務是發布通知、議題、準備會議材料，安排和控制會議時間、維持會議秩序等。
3 會議導言人是會議議題的提出者，議題的提出應符合集團發展的大政方針，參會中導言人要積極發言，做好會議討論方向的引導作用。
4 主持人將會議議題進行彙總，擬定必參加和可參會人員名單，上報會議主席。
5 會議主席審批後，由會議主持人傳送會議邀請(參會通知)，發放會議材料，告知各參會相關人。
6 緊急會議以**為邀請形式，日常會議以平台，簡訊，qq邀請形式、會議邀請一經發出，將視作邀請成功。
7 在通知發布過程中，各部門必參會人員和導言人如對通知有異議，應及時與主持人聯絡。
8 由主持人安排會議議程，如參會人員討論的議題已完成，可向會議主持人申請提前退場，會議主持人根據會議進度，在不影響大會有序進行的情況，經會議證詞批准，參會人員方可提前離場。
9 如果有臨時提議，須向主持人提出申請，申請通過，方可進入議程。
6、 會議記錄
a) 會議紀錄遵照「誰組織，誰記錄」的原則，如有必要，主持人可根據本原則及會議議題所涉及的業務需要，臨時指定會議記錄員。
b) 集團總經理主持的企業例會，臨時行政會議原則上由總經理秘書負責會議的記錄工作，總經理另有規定的，依據總經理指定的辦法實行。
c) 會議記錄員應遵守的規定：
1 做好會議原始記錄及會議簽到記錄，根據需要整理《會議紀要》。
2 對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣。
3 會議原始記錄應於會議當日，《會議紀要》最遲不遲於次日呈報會議主持人審核簽名。
7、 會議室管理
a) 會議室由生活後勤部指定專人負責管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向生活後勤部申請，由生活後勤部統籌安排。
b) 會議室衛生由生活後勤部安排人員負責進行，在每次會議召開前後均要進行衛生打掃，並做好日常保潔。
c) 會議室電子裝置的管理、使用和維護由專人負責，其他人不得隨意操作，否則造成裝置損壞應按價予以賠償。
會議紀律
1、 參會人員參加會議時，須著正裝或工裝。
2、 參會人員不得將飲料、食品等與會議無關的物品帶入會場。
3、 會議主持人應提前15分鐘到達會場，準備會議相關事宜。
4、 參會人員應遵循主持人安排的座次就坐，不能擅自調整座次。
5、 參會人員須準時出席會議，未經會議主持人批准，不得遲到、缺席、中途退場，否則，遲到、早退一次罰款50元，無故缺席罰款100元。
6、 參會人員因事不能參加會議，必須向會議主持人進行請假，並且安排代表參加會議，確保獲知會議各項內容，否則後果自負。
7、 參會人員會前要做好會議準備，將工作匯報、會議議題等參會材料及時提交給會議組織者，會議組織者要對當天討論的會議議題進行篩選，對於與集團發展無關的會議議題，會議組織者將不做申報。
8、 進入會議室前要將手機調到靜音狀態，為了使會議順暢進行，原則上不允許接聽手機，如有重要**須經得會議主持人同意，方可到會議室外接聽**。
9、 與會者不許交頭接耳，要注意聽講，中途不得隨意離開，如有重要事情需中途離會，須徵得會議主持人同意。
10、會議討論中，不應隨意打斷發言人的談話，意見相佐時應先做好記錄，待發言人發言完畢，再闡述自己的觀點。
11、 會議討論要圍繞中心議題，杜絕閒聊，跑題等現象，參會人員發方要坦誠、有序、嚴肅精煉。
12、會議討論中，要保持平和的會議氛圍，避免偏激的言語和無謂的，更加不得使用人身攻擊，表決意見要持有客觀、真誠、尊重的態度。
13、參會者應做好會議記錄，對會議內容、會議精神和會議要求做好記錄，會後及時準確地做好上傳下達工作並有效的組織落實。
14、 未經會議組織者許可，惡夢隨意將會議內容外洩，否則將視情節嚴重程式，給予相應的處罰。
15、會議組織者應做好會議時間管理，及時糾正與會議無關的事項，把握會議方向，提高會議效率。
會議組織有權追蹤例會的執**況，並在下次例會中公布執行結果。
會議室管理看板
會議室使用制度
為加強會議室管理，確保會議室的文明 有效使用，特制定本制度 一 會議室是學院專門用於召開會議 組織學習和接待客人的場所，未經允許，不得挪作他用。二 所有會議室由辦公室統一管理，負責使用調配和裝置維護。三 嚴格審批手續。其他部門使用學院會議室，至少提前一天到辦公室填寫會議室使用申請表，申請表上需寫明 ...
會議室使用制度
會議室是各級別會議和小型聚會的場所，為更好地利用會議室，特制定會議室使用制度如下 一 各部門要使用會議室，須提前半天到辦公室登記，以便統一安排，防止臨時需要使用會議室而不能得到保證。二 使用人要自覺愛護會議室設施，不得隨意搬動 拿走或損壞室內桌 椅等物品和設施，特殊情況需要搬動的，使用後歸放原處。三...
會議室借用制度
材料科學與工程學院會議室借用細則 1.學院內部借用會議室須提前在會議室門上的借用登記表上，按照 的內容認真填寫，並在登記完成後以簡訊形式提前告知開會當日值班的辦公室幹事。2.原則上本會議室不向其他學院借出，如確有特殊情況，可聯絡辦公室主任協商解決。3.請各位在登記是留意所需借用的時間段是否已經被借用...