檔案管理制度

【2014】006號

（試執行）

第一條目的

為加強本公司資料室檔案工作，進一步提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發揮檔案在公司經營、管理以及其它各項工作中的作用，實現檔案工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。

第二條適用範圍

本制度適用於公司所有員工。

第三條我公司檔案是指在從事生產、經營、研究、管理以及其它各項活動中直接形成的，對公司和社會具有儲存價值的各種文字、圖紙、圖表、影象、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條立卷歸檔以我公司各部門、各分（子）公司產生的檔案材料為主，須將反映本部門、本專案部職能活動所產生的具有長期和重要查考價值的檔案材料（與這類檔案有密切聯絡的社會機構的來文）作為立卷歸檔的重點。

第五條按年度歸檔的部門，應在每年6月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作；某一專案完成後須在兩個月內完成立卷歸檔工作。

第六條公司設定專門資料室，檔案管理工作受總經理的指導、監督和檢查。檔案管理工作由綜合管理部管理，指定1名行政專員做兼職檔案管理員，並負責日常工作。綜合管理部經理具體負責業務指導和督查。

第七條檔案管理員根據檔案內容、部門組織、業務專案等因素，按全宗、大類、小類**對檔案進行分類。先以全宗區分，然後依檔案性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。如因檔案型別較多、**分類不夠應用時，須在第**之後增設第四級「細類」。

第八條同一「小類」的檔案以裝訂於乙個卷宗為原則，並賦予乙個案卷號，乙個全宗內不得有相同的案卷號。如檔案較多，乙個卷宗不夠時，可以兩個以上的卷宗裝訂，並於案卷號後增設「卷次」編號，以便查考，同一案卷號後不得有相同的卷次號。

第九條平時歸卷

行政部門及時將辦理完畢或經領導批准儲存的檔案材料蒐集齊全，加以整理；專業性檔案材料（財務、人事、審計方面的）由相關職能部門整理後交資料室歸檔。

檔案管理員對檔案進行點收後，按照「案卷類目」條款，將檔案材料放入平時儲存的檔案盒內，並在《收發文登記薄》上註明。案卷裝訂應以符合卷內檔案書寫格式，保證卷內檔案材料完整以及便於查考為原則。

第十條檔案的借閱

1、員工因業務需要調閱檔案時，應填寫《檔案調閱申請單》，並經審批。在檔案室當場借閱者，免填《檔案調閱申請單》。

2、檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤後，檔案立即歸入檔架。《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

3、《檔案調閱申請單》以一單一案為原則，借閱時間以一周為限。如有特殊情形需延長，按調閱程式重新辦理。

第十一條調閱的檔案應與經辦業務有關，如需調閱與經辦業務無關的案件，須經綜合管理部經理同意。調閱設定密級的檔案，必須呈請總經理批准。

第十二條本制度由公司綜合管理部負責制訂，在實施過程中修改完善，自公布之日起執行。

《檔案分類編號表》、《卷內目錄表》、《備考表》、《案卷索引表》、《分類檔案目錄表》《檔案調閱申請單》