溝通不僅是個人之間的事情，而且是組織運作的過程之一。先鋒製造公司在實踐中發現，經營管理中的許多問題都是由於溝通不暢造成的，為了強化內部管理，公司產品部制定了乙份關於有效溝通制度的規定，旨在通過建立有效的雙向溝通制度來真正達到考核的目的，並實現部門管理的改進與提公升。下面就是這項制度的全文。
先鋒公司產品部檔案
先鋒產文(1997)035號簽發人：
通知產品部各部門：
現將《在考核中建立有效溝通制度的規定》下發，請各部門負責人仔細閱讀、領會並組織本部門人員學習。本檔案旨在通過建立有效的雙向溝通制度來真正達到考核的目的並實現部門管理的改進與提公升。
本檔案為試行稿，將在實踐中逐步修改、完善。各部門若有疑問，請與產品部辦公室聯絡。
本檔案自簽發之日起執行。
產品部2023年7月10日
在考核中建立有效溝通制度的規定
(一)目的
本檔案旨在為各級主管定期對其下屬進行考核時建立起有效的雙向溝通制度。我們應該明確，各級主管不僅負有考核、督導其下屬工作的職責，而且還負有培養、訓練、引導、支援、提高其下屬工作績效與工作能力的職責。同時，員工也有權力在工作、考核中得到其主管培養、訓練與支援，應有機會不斷提高自己能力，在工作中實現個人發展。
我們目前的月考核還是浮在表面上，沒有形成真正溝通，往往只是主管打個分，然後要求下屬確認，無法把部門思想貫徹下去，也不能使下屬在工作中得到有效的培養與提高。合理的考核不僅給工作做出總結、評價，更重要是要發現存在的問題及改進的措施。要通過坦率的溝通使員工找到工作的不足之處及改進的辦法，端正工作態度，同時通過各種可利用的措施使其工作能力與績效大幅提高，使其工作目標與本部門目標相一致，並加強團隊與合作精神。
缺乏有效的雙向溝通的考核，往往不能真正達到目的。
同時，溝通也是對各級主管的能力與管理水平的一種檢驗。「面對面」的溝通使主管必須在工作中做出表率才能坦然指出下屬工作中存在的問題或不足之處；而為使溝通達到理想的效果，也對主管的管理技巧與管理水平提出了較高的要求。與下屬「溝通」應列為對各級主管考核的指標之一。
我們要在考核中建立有效的溝通制度，使雙方明確考核的內容與要求；搞清工作目標與任務，通過溝通使整個團隊向同一目標努力；對已進行的工作及工作態度做出客觀評價；同時分析存在問題及改進措施並**員工自我發展方面的需求和願望。
(二)要求
● 主管在對下屬(月)考核之前，要安排與所有下屬溝通，員工也可以提出與主管進行溝通。
● 溝通不同於一般的談話，主管及員工均應持有本檔案中溝通內容建議，並在談話之前按其內容要求做好相應的準備。
● 溝通要形成溝通記錄(見附表1)並根據情況形成個人發展計畫(見附表重)。溝通記錄表應由主管填寫，一式三份，主管與員工各持乙份，並將另乙份與(每月)考核成績共同上報產品部辦公室。
● 個人發展計畫指結合員工崗位需要及個人發展意向，雙方經溝通達成的促使員工自身素質、技能提高的發展計畫，可以包括參加培訓、特別指導、指派特別專案、崗位輪換等。個人發展計畫可根據實際情況至少每半年填製一次，一式三份，員工與主管各持乙份，並交產品部辦公室乙份存檔。
(三)注意事項
● 溝通之前雙方應有充分的準備。
● 溝通內容可能參考本檔案中「溝通內容建議」，主管與員工均應按此內容做相應的準備。
● 要注意保密和道德。溝通應在坦率、相互信任的氣氛下進行，其間要談及優缺點、改進措施、個人目標與發展等。雙方應明確哪些內容不能傳到第三者，哪些是可公開的，而寫入記錄的內容應該是能夠公開的。
● 如果條件不允許直接面談，可以採取**溝通的方式。
(四)溝通內容建議
溝通內容應由三部分組成，即工作目標和任務、工作評價、改進措施。(可根據實際情況有所增刪)
● 確認工作目標和任務(使本部門或團隊思想、行動保持一致)；
● 主管和下屬討論上月計畫完成情況及效果，目標是否實現；
● 主管闡述部門中、短期目標及做法；
● 員工闡述自己工作目標，雙方努力把個人目標和本部門目標結合起來；
● 共同討論並確定下個月工作計畫和目標及為達此目標應採取的措施；
● 員工向主管提出工作的建議或意見；
● 對員工工作做出評價；
● 回顧和討論過去一段時間工作進展情況，包括工作態度(責任心、敬業精神、團隊精神等)、工作績效、企業文化建設等，什麼做得好，什麼尚需改進；
● 討論員工工作現狀及存在的問題：如工作量、工作動力、與同事合作、與上下級合作、工作環境、工作方法；
● 討論對員工工作的要求或期望；
● 討論員工可以從主管那裡得到的支援和指導；
● 改進措施(應有相應的個人發展計畫)；
● 雙方討論前一階段個人發展計畫落實情況(如工作能力、經驗的提高)；
● 在分析工作優缺點及存在問題的基礎上提出改進措施或解決方法；
● 制定短期和長期個人發展計畫(或需求)。
附：在當前職位上提高工作方法的改進措施可以有：管理培訓、技術培訓、商務培訓、演講及溝通培訓、自己經理指導、其他人指導、訪問其他公司、同事間會議討論飛專案工作、崗位輪換等。
本檔案解釋、修改權在產品部辦公室。
本文自下發之日起執行。
產品部2023年6月30日
附表1：
溝通記錄表
談話日期年月日
注：● 在考核之前進行溝通時由主管填寫，注意填寫內容的真實性。
● 每月與考核結果共同交至產品部辦公室，主管與員工應每人持有乙份
● 談話內容可參見檔案中「溝通內容建議」
● 具體內容可根據實際情況適當增刪，不必完全拘泥於本檔案建議的內容與格式
附表ii
員工個人發展計畫
制定日期有效期
附：● 本計畫指結合員工崗位需要及個人發展意向，雙方經溝通協商達成的促使員工個人發展的計畫。可以發揮員工自身的潛力及利用部門或公司的資源，如參加培訓、特別指導、崗位輪換等。
可參見檔案中溝通內容建議中改進措施欄
● 至少每半年制定一次，一次三份，員工與主管各持乙份，交產品部辦公室乙份存檔
思考題：
1、 根據溝通的理論與方法，你認為這項制度是否合理？為什麼？應做何改進？
2、 以制度或規定的方式來改善組織內部的溝通，是否是最佳選擇？還有什麼其他辦法？
3、 如果你是主管，你對此制度有何看法？
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