現金管理制度

一、目的

為保障公司財產安全，提高公司現金資產的周轉效率，規範各項現金收支的流程，特制定本制度。

二、適用範圍及歸類、名詞解釋

本制度適用於公司所有的現金收支事項。

現金——包括現鈔和所有納入公司核算範圍內的銀行存款。購物卡因通兌性強，亦參照現鈔管理；

月結——是指公司對**商的貨款進行逐月結算。每月終了，財務部對上月

的採購貨款先進行核對，經核對無誤後由財務部按照約定時間提

請付款。月結可分為30天、60天、90天等不同結算週期。

客情借款——是指為維護客戶關係而送給客戶的沖數款、回扣、節日禮品等

而借出的款項、購物卡等。

三、職責

1．各部門相關人員均須遵循本制度的規定；

2．財務部負責本制度的實施和監督；

四、內容

1. 公司所有的現金收支都必須由出納親手收付，他人不得代勞。

2. 現金收入專案包括兩部分：外部收入和內部收入。

其中外部收入主要包括：貨款收入、預收客戶訂金、廢品變賣收入、借入關聯公司及個人的款項等等；內部收入主要包括：員工交付的押金、罰款以及其它任何形式的現金收入。

3. 員工扣款一律在工資中進行扣除，禁止通過現金方式收取。包括違規罰款、伙食費用、住宿費用及水電費等等。

4. 現金支出專案包括兩大部分：外部支出和內部支出。

其中外部支出主要包括：貨款支出、預付訂金、各項外部費用、預付外單位押金等等；內部支出主要包括員工工資、員工借款、費用報銷等等。

5. 現金收款流程：現金收款業務發生時，由業務主辦人通知財務部會計，並將相應的反映業務性質或過程的原始憑證（如《合同》、《廢品銷售單》等等）按要求粘附在一起提交給財務部會計。

會計收到原始憑證後必須先進行合法性、完整性審核，經審核無誤後，即填製一張連續編號的《收款通知單》，粘附在原始憑證最上層，然後在《憑證登記簿》中登記該筆業務對應的記賬憑證編號、日期、摘要、金額等內容。登記完成後將原始單據交給出納，由出納照單收款並開具《收款收據》。出納收款後需及時登記《現金日記賬》，登記完成後出納將《收款收據》記賬聯粘附在原始憑證上層一起還給會計，由會計編制《記賬憑證》，並據以登記入賬。

6. 財務部須對銷售部門的所有銷售業務合同進行登記備案。對於合同中約定的訂金及應收貨款等，應在到期日前七個工作日提醒銷售部門負責催收。

7. 現金付款流程主要包括以下幾個方面：

1) 貨款及預付貨款的支付：

a) 貨款的支付。貨款支付原則上採取月結的方式。每月1~10日為上月賬務核算期；11~20日為對賬期；21~31日為付款期。

月結方式下由**商提供標準格式的《對賬單》給財務部，財務部審核無誤後由會計核算員填製《付款申請單》，隨附《發票》、《對賬單》等，經財務部經理審核後由出納集中提交總經理審批；非月結方式下由業務主辦人填製《付款申請單》，並隨附合同影印件、《發票》、《入庫單》等原始憑據，先經由業務部門負責人審核簽字，再提交各分公司財務部審核，然後集中提交給分公司總經理審批。超過分公司總經理審批許可權的貨款還需由分公司財務部出納集中提交總公司總經理審批。

b) 預付貨款的支付。預付貨款時由業務經辦人員提交《付款申請單》，隨附《合同》等證明檔案，先提交給部門負責人審核，再交各分公司（包括平湖分公司）財務負責人和分公司總經理審核，然後由分公司財務負責人根據審批許可權提交總公司總經理審批。

2) 工資發放：

a) 員工工資由人力資源部負責核算，核算完畢後交財務部做初步審核，初步審核通過後，由薪酬核算人員填製《付款申請單》，並列印完整的《工資表》附在《付款申請單》後面提交財務部審核，經審核無誤後由財務部提交總經理審批。

3) 員工借款：

a) 因業務關係需要預支款項的，由業務經辦人申請借款（因公借款）。

b) 員工借款由借款人填製《借款單》詳細註明借款事由，先經部門負責人簽字後，再由借款人提交分公司總經理審批。《借款單》的「申請人」和「收款人」應為同乙個人，如由他人代領現金（必須提供《授權書》），則必須在「收款人」位置簽寫「***代領」字樣。財務部一律按照「申請人」登記明細賬目。

c) 客情借款必須在5天內辦理還款或報銷手續；其它借款必須在15天內歸還或報銷。

d) 逾期仍未歸還或報銷的，除在當月工資中扣減應還借款外，還將按照未歸還借款額3%的比例作為罰息進行罰款。扣減借款和罰款金額經財務部門負責人審批後，通知工資核算部門在其工資表中直接扣減。當月不足扣減的部分留待以後月份逐月扣清。

因借款而扣除的工資在其辦理完報銷手續後，在下一期工資表中再行補計發放，不得以「扣減工資代替報銷」。

e) 有超期未報的借款者，原則上不得再次借款，由此造成公司業務的延誤和損失全部由個人承擔。

f) 除客情借款外，其它個人借款額度原則上不得超過借款人月工資標準的兩倍。

g) 客情借款單項超過2000元的專案，如未能在3日內送出時，必須辦理退還手續，將款項退還公司，需要時再另行借出（可以跳過審批環節，但借款人做好記錄備查）。

h) 申請客情借款時，必須填製《客情借款清單》，填好後必須經客服部經理、應收帳款核算會計、財務經理、總經理審核通過後方可辦理借款。非常規性的客情借款還需補充說明檔案附在《客情借款清單》背面以供參考。

i) 經審批通過後的《客情借款清單》影印一式四份，其中經辦人乙份、出納乙份、審計員乙份、客服部經理乙份。領款時出納簽字確認，再將乙份交領款人、乙份由經辦人交客服部經理、乙份出納自留、另乙份當日內由出納交審計員。

j) 借款人在送出款項後，應即時告知審計員，由審計員回訪客戶，確認無誤後在《客情借款清單》上標記確認。

k) 《客情借款清單》所載專案全部送出或退還財務部後，審計員將《客情借款清單》交給財務部經理。借款人辦理報銷手續時，財務經理依據審計員上交的《客情借款清單》進行審核。

l) 借款人還款或報銷後，《借款單》不再退還給借款人，而是留在財務部作為原始憑證登記入賬，待所借款項還清或報銷後，財務部應在《借款單》上註明「已核銷」字樣。出納付款後應及時將《借款單》交給會計人員登記入賬，不得留存作為抵減現金之用。

m) 因業務需要頻繁使用現金的人員，採取定額備用金管理方式進行管理。具體參見《備用金管理制度》。

n) 個人因私借款的歸還期限為當月工資發放前3天，預期未歸還的參照上述「因公借款審批流程」直接在當月工資中扣除。

4) 費用報銷：

a) 員工報銷費用時，須先填製《費用報銷單》，經部門負責人審核後再交財務部審核，然後由出納提交總經理審批。

b) 《費用報銷單》必須填寫規範，否則將會被打回重填（具體請參見《費用報銷管理規定》）。

5) 《付款申請單》、《費用報銷單》在送總經理審批前，會計核算員應先在《憑證登記簿》中預先登記。經總經理審批後，出納必須核查整個審批流程是否完整無缺？經審核手續齊備後方可照單付款，否則將可能承擔全部責任。

付款完畢後出納須在《付款申請單》、《費用報銷單》等付款憑據的固定位置簽字或蓋章確認，登記《出納日記賬》後將原始憑據交會計登記入賬。

8. 出納必須建立《現金日記帳》，逐筆、完整、準確、及時地記錄每日現金的收支情況，且需每日盤點庫存現金，編制《現金盤點表》，做到帳款相符。並定期與會計人員核對帳務，做到帳帳相符。

9. 嚴禁坐支現金——所有收入的現鈔未經轉存公司賬戶不得用於支付。

10. 所有公司範圍內的現金資產必須完全納入財務核算，禁止任何形式的賬外資金使用、周轉，包括部門、班組等各級別所獲得的集體獎金等、罰款等等。

11. 嚴格區分公司財產和個人財產專案，禁止任何人、任何方式的**私用。

12. 財務部設立備用金制度，對頻繁使用現金的專案及小額日常開支實行備用金管理（具體參見《備用金管理制度》）。

13. 非小額現金支出實行預申購制度（具體參見《非生產性物品管理制度》），未經申購的專案不得支付。

14. 非小額現金支出的申請流程：「採購申請」經審批通過後，由申請人填寫《付款申請單》，詳細列明需申請款項的專案名稱、專案概述、需款金額、付款方式、需款時間、申請單編號、申請日期等，並隨附專案資料。

《用款申請單》由申請人簽字後先交部門負責人審批，再由申請人交財務部門負責人審核簽字，然後交由出納定時送呈總經理審批，總經理審批後，由出納轉賬付款或通知申請人到出納處領取所申請款額並簽字確認。

15. 所有現金的收支必須提供原始憑證。財務部門收到原始憑證，必須先對原始憑證進行合法性、完整性審核，然後依據原始憑證填製記帳憑證，並據以入帳。

五、附則

1．本制度由財務部負責編制，呈總經理批准執行；

2．本制度的解釋權歸財務部；

3．本制度自發布之日起開始執行。

六、附件

1．《付款申請單》

2．《扣款通知單》

3．《客情借款清單》

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