1 目的
規範專案資料收集、整理、歸檔的標準及要求。
2 範圍
適用於泰富國際工程****下屬專案及分包單位的專案資料收集、整理及歸檔。
3 內容
3.1 專案檔案的收集標準
3.1.1 專案檔案的概述
專案檔案的形成和積累產生於專案建設全過程。其形成、積累和管理應列入專案建設計畫和有關部門及人員的職責範圍、工作標準或崗位責任制。並有相應的檢查、控制及考核措施。
3.1.2 專案建設各階段檔案的收集及其責任
3.1.2.1 專案準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理專案前期檔案以及裝置，工藝和涉外檔案。勘查、設計單位負責收集、積累勘查與設計檔案，並按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計檔案。物資採購部門負責採購計畫的編制與整理。
3.1.2.2 專案施工階段
專案實行總承包的，由各分包單位負責其分包專案全部檔案的收集、積累、整理，並提交總承包單位彙總。物資採購部門負責物資採購計畫的編制、採購物資明細的整理、採購裝置及原材料合格證與檢測報告的收集和報驗，並定期向檔案部門進行歸檔。專案檔案部門於專案竣工驗收後同竣工資料向公司彙總。
由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累其承包專案的全部檔案。
專案監理單位負責收集，積累專案監理檔案。
建設單位委託的專案監理單位負責監督、檢查專案建設中檔案的收集、積累和完整、準確、系統情況、審核，簽認竣工檔案。並向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理檔案。
3.1.2.3 專案試執行階段
試執行單位負責收集、積累在生產技術準備試執行中形成的檔案。專案器材**、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔專案的器材**和財務管理中形成的檔案。
3.1.3 收集範圍
（1）反映與專案有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的檔案，應收集齊全，歸入建設專案檔案。
（2）專案檔案歸檔範圍和保管期限見《建設工程檔案歸檔範圍和保管期限表》
3.1.4 收集時間
各類檔案應按檔案形成的先後順序或專案完成情況及時收集，引進技術、裝置檔案應首先由建設單位或接受委託的承包單位登記、歸檔、再行譯校、影印和分發使用。
3.1.5 專案檔案質量要求
（1）字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。
（2）需永久、長期儲存的檔案不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、原子筆、複寫紙、鉛筆等）書寫、繪製。
（3）影印、列印檔案及**的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
（4）錄音、錄影檔案應保證載體的有效性。
（5）長期儲存的電子檔案應使用不可擦除型光碟。
3.2 專案檔案的整理與歸檔標準
3.2.1 專案檔案的整理
（1）建設專案所形成的全部專案檔案在歸檔前應根據國家有關規定，並按檔案管理的要求，由檔案形成單位進行整理。
（2）建設單位各機構形成或收到的有關建設專案的前期檔案、裝置技術檔案、竣工試執行檔案及驗收檔案，應根據檔案的性質、內容分別按年度、專案的單項或單位工程整理
（3）勘查、設計單位形成的基礎材料和專案設計檔案，應按專案或專業整理。
（4）施工技術檔案應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理檔案按單位工程整理。
（5）裝置、技術、工藝、專利及商檢索賠檔案應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝除錯形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試執行及維護中形成的檔案，工程事故處理檔案由施工單位整理。
（6）採購物資的明細，裝置及原材料的說明檔案、合證格和檢測報告由物資採購部門分年度、類別進行整理及歸檔，並提交檔案管理部門統一管理。
3.2.2 專案檔案的組卷
（1）組卷要遵循專案檔案的形成規律和成套性特點，保持卷內檔案的有機聯絡；分類科學，組卷合理；法律性檔案手續齊備，符合檔案管理要求。
（2）專案施工檔案按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：專案竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；裝置檔案按專業、臺件等組卷；管理性檔案按問題、時間或專案依據性、基礎性、竣工驗收檔案組卷；監理檔案按種類組卷；原材料檢測報告、分部位試驗報告分類按單項工程、單位工程組卷。
（3）案卷及卷內檔案不重份；同一卷內含有不同保管期限檔案的，以保管期限長的為準。
3.2.3 案卷與卷內檔案的排列順序
（1）管理性檔案按問題、時間或重要程度排列。
（2）施工檔案按管理、依據、建築、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
（3）裝置檔案按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝除錯和執行維修等順序排列。
（4）竣工圖按專業、圖號排列。
（5）卷內檔案一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；批覆在前，請示在後；結論性材料在前，依據性材料在後；正件在前，附件在後；印件在前，定（草）稿在後。
3.2.4 卷內編目與裝訂要求
3.2.4.1 編頁號與蓋檔號章
卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編乙個號，即頁號。頁號的位置為正面在右上角，反面在左上角。
整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者捲皮沒有裝訂在一起，應在第乙份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。
填寫方法是：
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
案卷號：對每乙個案卷的編號。
件號：對案卷中每乙份文書材料的編號。
圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣
圖2：以件為單位裝訂時所用檔號章式樣
3.2.4.2 編卷內檔案目錄
卷內檔案目錄的式樣如圖3所示，填寫方法是：
序號：卷內文書材料依其排列先後填寫序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與序號一致。
文號/單元編號：填寫卷內文書材料上標註的發文字號，如泰富[20xx]x號。若文字材料為驗評資料等無文號的檔案，則填寫該單元工程的單元編號，無則不填。
責任者：填寫卷內文書材料的形成單位。如果責任者全稱太長，可採用通用簡稱。（如泰富國際）
題名：即檔案標題，一般照實抄錄。卷內文書材料沒有題名、題名不完整或有多個的及不能反映文書材料內容的，應自擬或重新擬寫能體現本材料內容的題名，外加「〔〕」號。
日期：填寫形成文書材料的年、月、日。公布性檔案或法規性檔案，可填寫通過或批准、公布日期，驗收評定資料應填寫驗收日期，試驗檢測資料為出具報告日期等。
沒有日期的文書材料應考證清楚或者查閱相關日誌後填寫。
頁號：填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最後乙份文書材料應填寫起止頁號。
備註：對卷內文書材料作必要說明，無則不填。
3.2.4.3 編制卷內備考表
卷內備考表的式樣如圖4所示，填寫方法為：
本卷情況說明：填寫卷內所包含的內容（如文字材料共x頁，圖紙共x頁）及檔案是否存在缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名、標註時間。
立卷人：完成立卷後，由責任立卷者簽名。
檢查人：由案卷質量審核者簽名。
立卷時間：填寫立卷完成時間。
圖3：卷內檔案目錄式樣
卷內檔案目錄
圖4：卷內備考表式樣
卷內備考表
3.2.4.4 擬寫案卷題名和填寫案卷封面
案卷題名應準確概括本卷文書材料的責任者、主要內容和文種。文字應力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過於籠統。
大多數案卷題名的結構為：責任者––主要內容––文種。其中：
責任者即卷內文書材料的形成單位。卷內文書材料的責任者不多，應全部標出；責任者較多，可以概括地將同一系統、同一性質或同一地區的責任者標明，或者只標明主要責任者；責任者全稱較長，可用通用的簡稱。
主要內容是案卷題名的核心部分。標示主要內容時，要準確、簡明。
文種即卷內文書材料的名稱。卷內文書材料文種不多，應全部標出；文種較多，標示幾種主要的文種即可。
由計畫、總結、記錄、紀要、演示文稿、報表等文書材料組成的案卷，其案卷題名的結構一般為：責任者––時間––文種。其中，時間是指卷內文書材料針對的時間。
案卷封面的式樣如圖5所示，填寫方法是：
a：填寫立檔單位全稱或通用的簡稱。
b：填寫立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目的名稱，如「xx專案部」等。
c：填寫案卷題名。填寫時第一行空二格，回行時頂格。
卷內檔案起止日期：填寫卷內最早乙份和最遲乙份文書材料的形成日期。
保管期限：填寫所確定的保管期限。
卷內檔案的頁數和件數：填寫卷內文書材料實有的總頁數和總件數。
歸檔號：文書部門和業務部門立卷時的臨時編號，一般不用填寫。
全宗號、目錄號、案卷號的填寫方法同檔號章中的填寫方法一樣，分類號是指本單位檔案分類方案中確定的一級類目代號或一級和二級類目的代號，如「01」或「0101」。
案卷脊背的式樣如圖6所示，其專案有年度、全宗號、目錄號、案卷號、分類號，應逐項填寫，其中「年度」為卷內文書材料所屬年度。
圖5：檔案盒封面式樣
圖6:檔案盒背脊式樣
3.2.4.5 案卷的裝訂
根據立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應符合檔案保護和利用要求。
3.2.4.6 案卷排列、編號和編制案卷目錄
案卷排列方法一般採用「三分開」排列法，即永久、長期、短期案卷按照年度––保管期限––類別分別排列。
根據案卷的排列方法和順序，分年度或跨年度編制案卷的流水號，即案卷號。
案卷排列、編號以後，要編制案卷目錄，以方便檢索。案卷目錄式樣如圖7所示。
圖7：案卷目錄式樣
案卷目錄
3.2.5 電子檔案和聲像材料的整理與歸檔
（1）電子檔案的整理應按專業，類別進行儲存，並應設立相應的檔案檢索目錄方便查詢。
當同一內容聲像資料較多時可在各聲像資料名稱最後加數字予以標識。
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