以院名義製發需上報或下發的各種便函、演示文稿、情況反映、動態、證明等，主要用於上、下傳遞重要資訊，視同院公文處理。
2.2公文格式和行文規則
2.2.1.院公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送單位、印發單位和印發時間等部分組成。
2.2.2.
「請示」應當一文一事，一般只寫乙個主送部門，涉及幾個部門協調解決的事項，一般也只寫乙個主送部門，其他部門用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。要嚴格區分「請示」與「報告」，「報告」中不得夾帶請示事項。
2.3發文辦理
2.3.1.發文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發、編號、繕印、校對、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀等程式。
2.3.2.起草公文應當使用統一的公文稿紙。公文首頁紙逐項填寫齊全。使用計算機起草的公文應使用a4型紙（297mm×210mm）列印並在左側留有裝訂線。
2.3.3.草擬公文應當做到：
（1）符合國家的法律、法規和方針、政策及院有關規定。
（2）情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，文字簡練，篇幅力求簡短。
（3）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題（用書名號將標題括起來），後引發文字號。日期應寫具體的年、月、日。
（4）結構層次序數，第一層為「一」，第二層為「（一）」，第三層為「1」，第四層為①」。
（5）用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱並註明簡稱。
（6）公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它一律使用阿拉伯數字。
（7）必須使用國家法定計量單位。
2.3.4.核稿
公文送領導簽發以前，必須由起草部門進行核稿。
核稿人對文稿進行全面把關，對少量不當之處可直接修改。如需作較大改動，由核稿人員指出問題，提出意見，退回重新擬稿；如改動過多，文稿較亂時，起草部門應負責抄寫清楚。
2.3.5.簽發
核稿後的公文，由擬稿部門送院領導簽發。院各類檔案以及向上級部門的請示、報告均由院法定代表人簽發。
未經核稿的公文，不能送領導簽發。領導簽發過的文稿，除明顯的技術性錯誤可以作必要修正外，一般不應再作改動。如遇特殊情況需改動，必須經行政辦公室同意和簽發領導複審。
2.3.6繕印
公文簽發後由行政辦公室統一編髮文號，編號人員對公文進行複核，複核重點是發文種類、文號代字是否準確，是否符合發文程式等。
2.3.7校對
檔案由擬稿人或擬稿人指定人員校對，公文要至少校對2次，對差錯較多的清樣要在改動後再次出清樣校對。對上報的重要檔案，起草部門負責人要最後審定核對稿件。
2.3.8用印、裝訂
印章蓋在成文時間上，「騎年跨月」，端正清晰。檔案裝訂線在檔案的左側，以紙面頂邊和右邊為基礎面，在裝訂線位置裝訂書釘2枚。
2.3.9分發：檔案由行政辦公室統一負責分發給院領導、各部門或寄送上級機關。
3收文處理
3.1收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程式。
3.1.1來文一律由行政辦公室統一登記處理（含各部門、單位從其他各種渠道收到的檔案）。
不得越級報文，不得將公文以各種形式直接報送領導個人。接收公文時，行政辦公室要認真核查來文單位、件數、時限要求和密封情況，登記公文序號並註明簽收日期。
3.1.2公文登記後，由行政辦公室根據院領導分工，提請領導批示。審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人簽字，應當視為同意。
3.1.3公文處理應嚴格遵守時限要求。從公文登記到批分，一般應在1天內完成。緊急公文及時處理。
3.1.4「傳閱」公文，每位領導、部門傳閱時間原則上不超過2個工作日，閱後立即退回行政辦公室，不得在領導或部門之間橫傳。
3.1.5「閱處」檔案按規定處理後附處理意見退回行政辦公室，原則上不超過3個工作日（從承辦部門收到公文算起）。
領導批示公文一般不超過2個工作日，批示後的公文退回行政辦公室，由行政辦公室統一按「閱處」公文辦理。
3.2緊急公文和領導批示的重要公文，行政辦公室負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。辦理部門涉及兩個以上部室的。
列在第乙個的部門為主辦部門。主辦部門應主動協調有關部門共同辦理，有關部門應積極配合。各部門應當抓緊辦理不得延誤、推諉。
各部門不得長期儲存、留用、積壓、占有「閱處」檔案，一時無法辦理、不屬於本部門職權範圍或不適宜本部門辦理的，註明情況後將原文退回行政辦公室。如有必要，主辦部門可提請行政辦公室辦理影印件待辦。
3.3上級行政機關的秘密公文，除絕密和註明不准翻印的以外，需翻印的經行政辦公室負責人同意，可以翻印。秘密級以上密級公文不得錄存於一般計算機中。
3.4傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須採取加密裝置。絕密級檔案不得利用計算機、傳真機傳輸。
4.公文立卷、歸檔和銷毀
4.1. 收文處理完畢後，行政辦公室文書應及時將檔案收回。
除平時結合催辦隨時清退外，還應定期清退積存在承辦部門和人員手中的檔案。對院領導和有關人員外出開會帶回的檔案也要主動收集，及時歸卷。
4.2. 院發文辦理完畢，文書須將1-2份正本連同底稿和相關材料一併留存。
4.3. 為防止檔案丟失，便於查詢利用和年終立卷歸檔，文書應做好檔案的平時立卷工作。
4.3.1.年初，文書人員應按照院檔案形成規律和文書檔案管理要求，編制檔案歸卷類目。
4.3.2依據歸卷類目中條款數量，配置捲盒，並在捲麵和卷脊上標明類目條款編號和名稱，以備存放檔案。
4.3.3.檔案辦理完畢後，將檔案「對號入座」及時放入相應的卷盒中。
4.4 每年3月前將上一年度的公文、材料等在平時立卷的基礎上，進行系統整理立卷歸檔。
4.5 對沒有歸檔和存查價值的檔案材料，經行政辦公室鑑定和有關領導批准，統一進行銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記備案，由2人監銷，保證不丟失、不漏銷。
檔案管理制度
1. 檔案包括上級單位來文及院發檔案，院的規劃、年度計畫、經營情況等具有參考價值的檔案材料，以及各類地質資料。
2.檔案管理由專人負責，明確責任，妥善保管，合理歸檔，便於查閱。
3.如需借閱檔案，必須簽字方可借閱。所借檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借，如確屬工作需要摘錄和複製，凡密級檔案，必須由院長批准方可摘錄和複製， 一般內部檔案由院辦公室主任批准方可摘錄和複製。
4.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀院檔案材料；
5.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經院長批准後方可銷毀，一般內部檔案須經辦公室主任批准後方可銷毀。
6.經批准銷毀的院檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
7.檔案登記：把分類整理好的檔案，分別編號並分類登記，建立檔案目錄表。
8.檔案裝訂、裝盒儲存：所有歸檔的檔案都要進行裝訂和按分類分別裝盒。為了便於管理和保護檔案，所有歸檔的檔案由院綜合檔案室存放，專人保管。
資料室管理制度
1.資料室開放
1.1 開放時間：周一至周五9：00—12：00，1：30—5：00
1.2 借閱者須是本院在編人員或已簽合同人員。
1.3 資料室未經許可，非工作人員不得入內。
1.4 借閱人員要及時歸還資料。
2. 資料室日常管理
2.1各實體所完成各類專案，必須及時歸檔，並對歸檔材料的正確性和完整性負責，資料室工作人員按照資料歸檔要求，細緻地做好資料的接收工作，交接雙方需對歸檔材料的完整性進行確認並簽字.
2.2 資料管理人員必須將所有資料按有關分類方法分類儲存，做到收集有序，查詢方便。
2.3 資料室資料借閱需履行登記手續，需借閱部門領導簽字同意，並由借閱人簽字後方可借閱。外單位借閱資料需由主管領導簽字確認後，方可借閱
2.4 對長期借而不還的資料，要及時追還，防止損壞和流失。對有借閱資料超過一年未歸還的部門，不予再借資料，直至所藉資料歸還。資料所藉資料如有丟失，損壞，由借閱人賠償並追究責任。
2.5 退休或離職人員，應在辦理手續之前把所借閱資料歸還資料室。
3. 資料室安全
3.1 嚴禁在資料室內吸菸。
3.2 管理人員在下班前要鎖好門窗，切斷室內一切電源。
3.3資料室內要配齊各類消防設施，裝防盜門，防盜窗。
3.4室內資料要統一編碼並擺放整齊，室內通風流暢並留足安全通道.
人事檔案保管制度
1.檔案檔案應放在庫房密集架內，不得隨意堆放，案卷入架時必須按案卷目錄號、分類號、順序號排列，保持案卷整齊，以便於查詢利用。
2. 管理人員應經常對庫存盤案的安全狀況進行檢查，對已破損的檔案及時予以修補和調換，發現隱患及時處理並報告。
3. 歸檔資料必須乾淨、資料準確。審核、校對人員由本人簽字，並放置在最前面。檔案歸檔資料原則上不供無關人員借閱。各報表應隨機資料一同整理歸檔。
4.庫房管理：
4.1檔案室要做到門窗堅固，採取安裝防盜窗、防光窗簾、配置防磁櫃、滅火器、空氣加濕器、溫濕度計、投放乾燥劑、滅蟲、鼠藥等措施，切實做好防火、防盜、防磁、防塵、防潮、防蟲、防曬等工作，確保庫存盤案的安全。
4.2對庫內配置的滅火器、安裝的溫濕度計及投放的藥物要進行定期檢查，使其經常保持完好和有效狀態。
4.3嚴禁在檔案室庫房內吸菸、存放易燃、易爆物品。
4.4檔案庫房必須經常清掃，保持室內整潔衛生。
4.5檔案室工作人員下班時，應注意檢查庫房，關好門窗，做好防盜工作。
檔案儲存期限制度
1.檔案儲存期限除國家有關法令或院其他規章制度特定者外，按院規定辦理。
2.永久儲存:院章程、規程及辦事規則；院委會（辦公會）檔案及其他經核定須永久儲存的文書。
3.三十年儲存:重要的賀電、賀信、專題演示文稿；其他經核定須儲存三十年的文書。
4. 十年儲存:一般的活動總結、統計材料；其他經核定儲存十年的文書。
5.一年儲存:結案後無長期儲存必要的。
檔案的鑑定與銷毀
1.勞資科檔案室每年第一季度應對庫藏檔案進行一次審查、鑑定、整理。並在清冊中簽出鑑定意見、註明日期。
鑑定工作結束後，檔案員必須寫出檔案鑑定報告，對資料不完整、達不到標準的檔案要通知整改或擬定計畫。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...