1 目的
規範公司公司管理流程，確保公司管理流程檔案的完整性和有效性，便於各部室對重要公司管理流程檔案進行查詢。
2 範圍
適用於外來檔案、管理性檔案、技術性檔案以及與公司質量環境有關的法律、法規。
3 術語
3.1 管理性檔案
與管理體系有關的辦法、規定、規章制度以及決議、決定、計畫、紀要、通報等檔案。
3.2 技術性檔案
3.2.1 標準檔案：國家標準、行業標準、企業標準、驗收標準等。
3.2.2 作業檔案：設計檔案（含產品圖紙、試驗大綱、技術條件）、工藝檔案（含作業指導書、工裝圖紙等）、生產計畫、業務聯絡書、裝置開箱資料等。
3.3 重要檔案
上述檔案範圍內對企業生產經營具有指導性的檔案，包括《質量環境管理手冊》、《程式檔案》、**檔案（規章制度）、設計檔案、工藝檔案、業務聯絡書、績效計畫、會議紀要等。
3.4 公司管理流程檔案查詢平台
用於公司重要檔案的上載及查閱的平台，現特指公司區域網伺服器上的「公司檔案」資料夾（路徑為：網路上的芳鄰/整個網路/microsoft windows network/brake/file-server）。
4 職責
4.1各部室
負責職責範圍內相關公司管理流程檔案的編制和修改。
4.2 企管室
（1） 負責公司管理流程檔案oa流程的制定和管理。
（2） 負責重要公司管理流程檔案的確定。
（3）負責檢查各部室公司管理流程檔案的歸檔和上載管理。
4.3各部室文書
（1）負責本部室公司管理流程檔案的接收和分發。
（2）負責本部室公司管理流程檔案的歸檔管理。
（3）負責本部室重要公司管理流程檔案的上載。
5 內容
5.1檔案的簽發
5.1.1公司管理流程檔案編制（修改）後，由編製者（修改者）選用oa系統中相應的流程處理檔案。
5.1.2編制（修改）的公司管理流程檔案批准後須在乙個工作日內由本部室文書分發到相關部室文書及企管室。
5.2 檔案的接收
5.2.1每個工作日內，oa使用者登陸oa系統應不少於2次，以保證及時接收相關檔案。
5.2.2公司管理流程檔案統一由各部室文書接收，並根椐要求分發至本部室內相關人員傳閱。
5.3檔案的歸檔
5.3.1各部室文書應在本機中建立「收文」和「發文」資料夾，然後根據檔案型別和收發文日期分別在其中建立子資料夾，並對本部室收發的公司管理流程檔案於乙個工作日內在相應資料夾中進行分類歸檔管理。
5.4檔案的上載和查詢
5.4.1 企管室在公司區域網伺服器上建立「公司檔案」資料夾，然後根據部室名稱建立二級資料夾並設定相應許可權。
各部室文書要在本部門二級資料夾內根據重要檔案的型別建立**資料夾，並應在本部門主控的重要檔案（包括已上載檔案修訂版）簽發後乙個工作日內將其上載到公司管理流程檔案查詢平台相應的**資料夾內。
5.4.2各部室的員工可以借助公司區域網對重要公司管理流程檔案進行有效查詢，對於沒有上載到公司管理流程檔案查詢平台的檔案可以通過相應的職能部室文書的歸檔檔案夾進行查詢。
5.5 其他
5.5.1 企管室應收集與公司質量環境有關的法律、法規的公司管理流程檔案並將其上載至檔案查詢平台。
5.5.2 外來檔案由主控部門文書接收後，按內部檔案管理並上載至檔案查詢平台。
6 督查
為保證各部室公司管理流程檔案的完整性和有效性，企管室將每半個月對各部門公司管理流程檔案的簽發、接收、歸檔及上載管理進行定期的檢查，並對其中違反本辦法規定的責任人和主管分別給予20元/項·次和40元/項·次處理。
7 相關檔案
《檔案管理程式》
8 附則
8.1自本辦法實行之日起，原則上能通過oa系統流傳的檔案不得通過紙質流傳。
8.2本辦法由行政部企管室負責解釋。
檔案管理流程
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公司檔案管理
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公司管理檔案
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