秘書的辦公室的接待工作

秘書：作為一名辦公室秘書將按以下幾種情形來接待:

一、熱情友好地接待

當來訪者來訪時，秘書人員應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或者公共接待區，並為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。

在熱情接待中要注意的三方面問題：

1、名片禮儀

遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，並認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，並保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。

2、介紹禮儀

介紹的禮節是行為大方得體，介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的，將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。

3、握手的禮儀

愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手髒或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。

另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。

二、要弄清來客的姓名、所在的公司、有什麼事情。清楚來意後，不能直接回答他領導在否，要明白領導是否願意見他。

1、問清對方目的

自我介紹之後，秘書要問清來客的姓名、身份、目的。如果來訪者遞上名片，這些情況就可以從名片判斷出來。要進行登記工作，應該叫來訪者填寫「填寫約見登記和職員出入表如」圖（1），如果來訪者拒絕說出來訪目的，而領導對此有明確要求，此時可以說：

「某先生，恐怕我不得不告訴領導您要談的事情，這樣我才方便安排您和他的會談。您能告訴我大致的情況嗎?」或者說：

「您能告訴我為什麼要見某領導嗎?這是他希望我弄清楚的第一件事。」如果來訪者仍不願告訴原因，可以說：

「如果您不願現在說出來訪原因，我可以理解。您可以給某領導來封密函，跟他說說您想見他的理由，我相信他會很高興與您會面的。」此時說話一定面帶微笑，謹慎耐心。

圖（1）：

2、給領導留下迴旋餘地

明確了這些情況後，不能直接回答他領導在不在，因為領導可能不願意見這位客人，應該先通報領導辦公室。注意，無論接聽**的是什麼人，都要說：「××辦公室嗎？

」不要直呼「××您好」，並說明有客人來訪，請問××領導是否方便接待或在不在。這樣可以給上司留下選擇的餘地，也許領導不願意會見來訪者。

3、領導不在時的處理

如果領導不在，應向來訪者說明上司外出的原因、返回的時間，但不可說出領導外出的地點，可以這樣告知來訪者：「抱歉，他恰巧外出，預定××時間回來，您的意思怎樣呢？」

此時秘書可以對來訪者說：「您若願意，可先由我與您談談。」或者「可否告訴我有什麼事？由我轉告可以嗎？」總之要為對方設想，作適當的交代。

4、領導在時的處理並願意接待

願意接見，則按照領導的意思接待來訪者，給以秘書的專業服務，做好會話記錄，在會見結束後將來訪者送至門外。

5、領導在時的處理並不願意接待

如果領導表示不願接見，秘書應向客人表示領導不在，而不能直說領導不願接見。此時，應請客人留下名片，並表示領導回來時會「告知」他的「來訪」，切不可說領導回來時會回電。

當秘書確定領導不想見來訪者時，可以這樣回答來訪者：「希望我能多給您一些幫助，但某某（領導）現在有急事，可能需要一段時間，您最好與他進行書信聯絡。」

針對這個案例總結了幾種不同情況的接待方式，在來訪者接待問題上，我們秘書人員要靈活機動，合理運用自己所學的專業知識解決這種特如其來的來訪者來訪問題。

作者：朱虎成（漣水縣團縣委辦公室）