為了提高工作效率，乙個組織的對外聯絡需要**進行，主動撥打**是秘書人員的主要工作之一c撥打**時需要注意的事項也很多，但同樣不可忽視。下面是撥打**時必須注意的事項：
(一)板4t電活的程式和要求
(1)打**前光將要點整理好。在撥號前，你手頭向準備好任何必要的檔案資料，最好能事先寫燈乙份簡短的在**中要說的要點，一般包括5wlll，即who何人(姓名)，w比n何時(日期)，whem何地(場所)，wh勸何事(內鍺)，wlly何閩r原閩．理由)，how如何做(方法)。重要**府列出提綱，人名、地名、時間、資料等要核實無誤，必需的資料應放在手邊。
打**的應考慮對方上班時間，盡量找合適的時間。國外電活要考慮時差。最好訂國際長途**前先換算成當地時間，以免打過去沒有人接，或者深更半夜打擾對方r(2)了解**的使用方法，熟悉**號碼。
打**前秘書皮對**機的效能、使用方法以及登記廠哪些程式控制**的功能都作一番了解。撥打**的準備工作：應熟練地使用**局印製的最新**號碼本，在使用過的號碼下面，可划上一道紅線．以便下次尋找；而且還需要編本常用的**號碼本，將經常聯絡的公司或個人的姓名和**號碼分類：
盡量不要撥打查號台，因為查號總是耍付費的。撥打**時要查清對方的**號碼、單位、姓名，確認沒侖錯誤，同時熟悉一下對方的號碼，或在**筒、名片上做出記號，以免看錯、撥錯。
(3)正確撥打**；摘機後府立即撥號，特別是具有「**服務」功能的**機，如果5秒鐘內不撥號，則會誤接「**」。
境外或國際**號碼多達十幾仿，也應在14秒內連續、難確撥文，號碼之間間隔不能超過3秒c撥號時注意力要集中，避免撥錯。當線路佔滿，耳機裡傳出忙音，暫時無法撥打時，不可反覆拍訂叉簧；撥號後，如只有鈴聲，沒有接聽，應耐心等待片刻．待鈴聲響過6次後再桂斷．否則，如果對方正巧入在**旁，匆匆趕來接**，**已結束通話，這是失禮的。
(4)主動自我介紹。秘書打**在聽到對方呼叫後應該先主動自我介紹，然後請對方轉叫受活人。撥通**廂，應該先報出自己的姓名和公司，然後說出想和何人通話。
說話應吐音清晰，吉星適中，速度不緊不慢。重要內容要提請對方記錄，記完再請對方複述核實：在報出本人的姓名和單位全稱的時候，說話的情奏應該比平時文談時稍微恆些。
建議報出自己的全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以加深對方對你的qj象：比如，你可以說：
「您好]我是某某公司的某某秘書c請問某兵部門的菜禁先生在嗎」」如果是秘書接的，等本人來接時，還需要再報一次姓名和單位。秘書介紹自己的方法主要取決於兩個因素：一是確定**是內線還是外線，二是能否聽出接聽**的人是誰。
若打外線．秘書不認識對力，應該做詳細的自我介紹，如：
「您好，我是某萊秘書，某菜公q5自售部的助理秘書。」在能明確對方身份時應該說出這個人的名字，再做自我介紹，如「王先生您好，我是某某公司銷售部的田青。」
若打的是內線，秘書就應該區別對待了。應該針對不同的情況採用不同的自我介紹的方式。如：
「我是某某，張先生的秘書*」「我是銷售部的某某。」「某某先生．您好，我是某某。」若是你跟對方通話，可以說：
「我是某某．某公司某先生的秘書，請問我可以和李先生通話嗎?」
若是你l司要跟對方通話，則可以說：「我為某公司的某先生接通**。請叫某某先生聽**好嗎，」當對方去叫聽話人時．你應請上司準備。
若對方的秘書表示「請稍等」時，你應4上告訴上司；「某某先生馬亡要來接**了」。若聽話人不在，則可留言或表爾以後再打。
若不要具體某人聽**，則可轉部門或直接陳述來意。這時可說：「請轉某兵部。
我想了解……」 ．若訂錯**，要表示歉意。這時應說： 「對不起，我打錯了。
」道歉的態度要誠懇，話不必多，您可以說：「對木起，我可能撥錯號碼了。」不可盤問對方為什麼小是自己要找的人。
同時也可以詢問一下對方的號碼，看是不；是與自己所撥的號碼相同，以免再次拔錯：同時，別忘廠要道聲「再見」。
(5)難確陳述內容。在確認對方是白己所要通話的物件以後，秘書應該將通話的內容限確、完整、清楚、簡潔地告訴對方；講事情時要突出重點。簡中的寒晾之後，馬上進入正題o這是要領*講話句子要短*刀；要喋喋不休。
要重複易錯的、持別足重要的地方，請對方核對。
對必須在**中討論的問題，還應該考慮何時去**對方史為方便。有的公司希望上班就接這樣的**，以便能有一整滅的時間做其他的事情c而有的則更喜歡在天工作即將結束的時候再接這樣的**。如果想定期和對方進行這種討論，應該徵詢對方走在哪一天、哪乙個鐘點更為力便。
這樣做．既是為了使劉方能定下心來和你從容討論，同時也是乙個風度問題。在別人正忙的時候去**打擾是很不禮貌的行為。
如果估汁通話時間需要占用一刻鐘，切不討說：「可以占用你幾分鐘的時間嗎?」而是應該l．—分明確地說：
「王先生，我想和你談談分配方案的事倩，大概需要一刻鐘的時間。請問您現在方不方便77，，但是如果對方表示「現在就行」．則不官再推遲。如果不得不在對方不方便的時候去電打攪，應該表示歉意並說明原因：
如果估計到這次通話的時間較長，應該在通話開始的時候就詢問對方此時足否方便長談。如果對方願意談僅此時不方便，秘書要有禮貌地請對方確定下次通話的時間。
(6)耐心解答疑問。如果列人一時聽不清．或者對通話內容的義些方面提出疑問，秘書應該給予耐心的解答：
(7)要求對方複述。在通話內容陳述完畢後。應剛十方詢問是否已經聽清楚，並委婉地要求對方複述一「下內容：在複述的過程中發現問題應及時糾正。
(8)禮貌備別對方。告別的應該先提以結束通話的請求，在徵求對方同意的前提下結束通話，並且有禮貌地告別o(9)輕輕放下聽筒。秘書應該在聽別對方回答「再見」席轉輕地放下聽筒。
放下聽筒時要先按住又簧的—頭，以免職料機殼的碰撞聲傳至對方。同時要檢查**是否持斷，如果沒有結束通話，將會導致**連續計費，而且新的來電也沒有辦法呼入。
(10)補充整理記錄。秘書對撥f7的**都應該記錄在案，並根據通話內容的變動程度及時進行補充整理，以備日後查考。
(二)拔打國外**的注意事項
(1)壘對國際區號和**號碼並記下這些號碼。如果你不知道這些**號碼時，可向國際**號碼詢問台布詢。
(2)由於國際**是長遠**，距離長，所以有時需要等待1分鐘才能接通。
(3)記住每個國家的時差o
(4)注意各個國家使用的**呼叫聲音通常有所不同。國際且拔**也叫國際自動**(簡稱lt)1〕)，是一』種已被各國廣泛採用的現代化通訊工具。國際直撥**是利用具各國際直撥功能的**機，由使用者直接撥叫世界各開放「[dd」業務的國家或地區的使用者，以建立國際間的遠端通話的一種業務。
(5)打國際直撥**的手續和方法是：需事先申**裝國際直撥功能——需要使用idi)業務的使用者．須事先向**局營業部門提出加裝國際直撥功能的中請，經核准並加裝丁直撥功能後，咳使用者的這部話機就具有國際直拔功能，成為國際直撥有權使用者。
(6)撥號時中途不要停頓。國際直撥**號碼組成如下：國際字冠*國家**l地區**?
對方使用者**號碼，撥號時要連續撥號，中途不要停頓。撥完後稍等片刻，即可聽到回鈴音或忙音。聽到回鈴音表明**已接通，對方拿起話機即可通話。
如聽到忙音，需稍候再撥。
(三)委託轉達留言
由於各種原因，常有所找的人不能接**酌情況；遇到達種情況，打**的一方就需要請接活方轉達留言，有時接活方無入接聽，則需要在對方的**答錄機上留言*
1．請接活者轉達留言
要明確告訴對方自己是哪個單位的哪個人c
人，不能只況性，還要特意告訴對方自己的名：
打**時．如果恰巧要找的人不在，或者有事情哲時不能來接聽**，秘書可以用協商的口氣請接**的人轉告。留言時要說清楚自己的姓名、單位名稱、**號碼、閃電時間、轉告的簡要內容等n在對方記下內容後，不要忘記問清楚對方的有關資訊，如「對不起，請問您怎麼稱呼?」對方告知的姓名要用筆記下來，以備日後查詢。
苦你表示以後再打過去，則應確定聽話人什麼時候能在。這時可問：「請問某某先生什麼時候會在呢?
」打**給國外客戶時，要注意國際時差問題。在表達時間方面也要準確，譬如說：「請下午2點鐘打**來」到底是對方下午2點鐘還是自己這邊的下午2點鐘要講清楚。
又如「今天」、「明天」、」幾月幾號」等表述也要考慮到國際時差問題。
2．在對方**答錄機上留言
要等到對方**預先錄製的請留言傳息結束，在聽到特殊的提示音後開始留言。先清楚地說出自己的姓名和單位的名字；清楚說明要給誰留言，最好留下全名；簡潔說明留言的內容，一定要做到資訊簡短明了；對於姓名和位址等重要詞彙，可運用拼寫再次確定，ar李華先生的名字是木於李，中華的華；若資訊中要留言數字．府該緩慢述說，並且再次重複幫助對方確認是否正確；然後說出留言的眉期和具體時間；結束通話之前，應該向對方說「謝謝」或者其他禮貌用語。
秘書人員接待工作的程式
賓客到達後應做好以下服務工作 1.接站 2.根據客人具體情況安排住宿 3.與來賓負責人商議活動日程安排，及時將結果報告負責接待的領導 4.根據客人特點協調有關部門做好各項活動安排 5.隨時徵求客人意見，及時調整活動安排。賓客離去時應做好如下收尾工作 1.徵求來賓對接待工作的意見 2.將訂購的返程票交...
秘書的辦公室的接待工作
秘書 作為一名辦公室秘書將按以下幾種情形來接待 一 熱情友好地接待 當來訪者來訪時，秘書人員應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或者公共接待區，並為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。在熱情接待中要注意的三方面問題 1 名片禮儀 遞...
商務秘書如何做好接待工作
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