1. 目的
為加強公司的工程物資採購管理，明確公司內部工程物資管理機制，有效地發揮公司的集中訂貨優勢，降低工程物資採購成本，保證工程物資採購優質、經濟、及時。
2. 範圍
適用於公司建設專案的一切工程物資採購活動。
3. 原則
3.1. 所有物資採購部門及其人員必須遵守職員手冊有關規定，維護公司利益。
3.2. 在物資採購工作中，必須本著公正、公平、公開、廉潔奉公的辦事原則。
3.3 職責分明，手續完備，建檔備案。
4. 內容
4.1. 工程物資採購工作要求：
4.1.1 分類、分項建立合格**商名錄和甲供材料、裝置資訊庫。
4.1.2 加強與**商之間的資訊交流，把握市場動態和建材**。
4.1.3 控制和保障工程物資採購質量、進度和成本。
4.1.4 健全和完善合格**商考核、評審制度。
4.1.5 為相關部門提供良好服務。
4.2. 工程物資採購管理職能
4.2.1 建立健全公司內部工程物資採購管理制度，編制統一的甲供材料裝置管理控制表單，指導相關部門對制度的執行。
4.2.2 建立健全合格**商及相關材料、裝置資訊庫。編制和審查**商入圍資格，組織相關部門對**商進行考察、市場調研和評估，負責對**商的評選和控制。
4.2.3 編制物資採購工作計畫和相關招標檔案。
4.2.4 關注市場動態。加強與**商之間的資訊和業務交流。
4.2.5 工程物資採購招投標交易。
4.2.6 組織年度合格**商評審工作。
4.2.7 組織相關部門進行物資採購效能**分析評比。
4.2.8 組織對**商履約合同能力的考核和評估。
4.2.9 協調與設計部的工作關係，確保有關甲供材料（裝置）設計圖紙的準確、及時、完整、規範。
4.2.10 負責編制《甲供材料（裝置）進場計畫表》，作為物資採購招投標工作的依據。
4.2.11 負責協調與**商之間的材料（裝置）供求進度、工作配合和質量驗證關係。
4.2.12 負責做好甲供材料（裝置）的檢驗、驗收、封樣、儲存、防護、標識和追溯（實物和單據上）。
4.2.13 超過原採購合同計畫外申請增補用料，必須嚴格按照《甲供材料（裝置）計畫外增補審批表》執行。
4.2.14 負責編制《甲供材料（裝置）採購當月完成情況報表》和《下月甲供材料（裝置）採購計畫報表》，並於每月月底上報辦公室、財務部、成本部備案。
4.2.15 主辦工程師負責編寫《甲供材料（裝置）管理工作日記》，詳細記錄每批材料（裝置）進場時間、數量、質量狀況及非合格品質量成因。
做到有據可查，為工程專案可能發生的工期和經濟索賠提供必要的參考依據。
4.2.16 主辦工程師負責做好各類甲供材料（裝置）台賬記錄，資訊編碼和檔案管理。
詳細記錄：合同類別、合同單位、訂購材料（裝置）名稱、合同總價、工程量、增減工程量、增減賬目、付款及結算審批申報時間、支票（現金）發出時間；以及**商支票（現金）簽收簿（包括合同名稱、支票金額、發票或支票編號、簽收人、簽收日期）。
4.2.17 負責按照公司規章制度及流程申請辦理對外付款。
4.2.18 負責整理審核「貨物驗收清單」、發票和其他單據，並按《______專案付款審批表》申請甲供材料（裝置）付款。
「付款審批表」主辦人意見欄裡必須有總監理工程師審核意見。主辦工程師負責付款審批手續，準確、及時、完整、規範。
4.2.19 大宗材料（裝置）採購（如工程樁、塑鋼門窗），工程部根據合同約定，必要時可以指派相關專業技術人員和邀請監理單位進駐**商廠區對訂購材料生產、質量狀況進行監督和跟蹤，並負責收集相關資料，確保工程順利進展。
4.2.20 工程物資採購「貨物驗收清單」必須由施工總承包單位、監理單位、建設單位驗收負責人會簽，並分別註明會簽意見和會簽日期。
「貨物驗收清單」同時要求施工總承包單位加蓋ⅹⅹⅹ專案部印章。
4.2.21 嚴格按照《**商供貨質量、進度考核表》考評**商工作業績，作為合格**商評審和工程物資採購結算的依據。
4.2.22 新材料的應用，需按照《選用新材料裝置評估意見表》報成本部和公司領導批准後執行。
4.2.23 專案結束後，工程部經理親自組織甲供材料（裝置）管理工作總結及經驗教訓交流。
取長補短；查詢不足成因；獲取使用者反饋意見；提出修改意見；評估經驗教訓；建立經驗教訓檔案庫， 為後續專案管理以資借鑑。
4.2.24 設計部從建築設計角度考慮，提出物資採購在美觀、選型、安全及使用功能等方面的要求，並提供其設計依據。
成本部參加物資採購招標檔案的編審及招投標全過程活動。從成本控制角度對物資採購**進行分析和指導。並負責控制物資採購付款方式和付款進度，杜絕超付現象。
4.3. 物資採購管理工作程式
4.3.1 專案擴初設計階段，工程部會同設計單位進行主要甲供材料（裝置）的初步確定。
擴初方案通過後，工程部以其作為該專案材料（裝置）採購工作的依據，一周內編制《選型訂購的甲供材料（裝置）一覽表》，報公司領導審批。
4.3.2 設計部依照《選型訂購的甲供材料、裝置一覽表》，按計畫提供甲供材料（裝置）樣圖、材質、型號規格、色號色別、安全使用功能、材料表等設計依據，配合工程部甲供材料（裝置）採購招投標工作。
4.3.3 工程部編制《甲供材料（裝置）進場計畫表》，組織材料裝置招投標工作，並最終簽署採購合同。
4.3.4 工程部負責履行採購合同。
4.3.5 工程部配合營銷要求在售樓中心設立甲供材料（裝置）部分產品展示台。
4.3.6 工程部建立材料（裝置）樣品展示房，並進行產品封樣，封樣必須加貼封條，封條須由供需雙方蓋章確認。
4.3.7 會同監理單位負責督促，並協調**商分包（安裝）工程必須按規定辦理建設工程質監手續。
嚴格申報工程隱敝驗收，成品和半成品驗收，申報質監站工程竣工驗收。並負責工程竣工資料的驗收和整理歸檔。如非質監站驗收的分包（安裝）工程也需工程部、監理單位、施工總承包單位、**商會同辦理工程中間驗收、竣工驗收證明，以此作為工程付款、結算的依據之一。
4.3.8 合同履行期間，工程部負責採購計畫調整，協調與**商之間的工作關係。
4.3.9 合同履行期間，工程部負責協調設計檔案的補充和完善。
4.3.10 到貨的隨箱資料，如質量保證書（合格證）、備品備件、驗貨清單、原產地證書、檢測報告、使用說明書等工程部應按分門別類存檔。
4.3.11 對於需要提供保修服務的物資，由工程部將**商的有關售後服務資料影印乙份交物業管理部門，由物業管理部門與**商對口聯絡維修業務。
如發生困難或遇阻力時，由工程部協助辦理。
4.3.12 操作流程表詳見附件。
5. 支援表單
5.1 《合格材料裝置**商評審表》
5.2 《甲供材料裝置**質量、進度評估表》
5.3 《甲供材料裝置進場計畫表》
5.4 《甲供材料裝置設計變更工作流程表》
5.5 《甲供材料計畫外增補審批表》
5.6 《甲供材料裝置採購月完成情況報表》
5.7 《選用新材料裝置評估意見表》
5.8 《材料裝置考察分析報告》。
編制審批發放號：
合格材料裝置**商評審表
檔案編號：
說明：本表由工程部負責填寫。
供材料裝置**質量、進度評估表
檔案編號： -
說明：本**由填寫工程部填寫備案。
甲供材料（裝置）進場計畫表
專案名稱檔案編號：
甲供材料裝置設計變更工作流程表
檔案編號：
甲供材料計畫外增補審批表
檔案編號：
備註：甲供材料增補計畫，由施工單位提出申請，按照以上審批程式，經工程部經理批准後，由工程部主辦工程師負責實施。
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