咸陽水電家園物資採購流程
一、 目的
詳細講解物資採購的流程，規範物資採購的管理，確保專案物資的合理性、及時性。
二、 適用範圍
本流程適用於公司承建工程專案的物資採購。
三、 物資採購流程圖
四 、流程圖對應**
五、 物資採購流程步驟詳解。
(一) 採購策劃
在專案開工準備階段，工程管理部負責組織物資部、專案相關部門對物資採購進行策劃，並在《專案策劃》中確定採購方案（詳見《專案策劃程式》），明確各類物資的採購組織單位、採購方式做出明確規定。
採購組織單位一般為：業主、物資部、專案組及分包商；採購方式一般分為：招標採購、邀請**採購和零星採購等三類。
(二) 物資計畫
1. 物資申請計畫
專案工程管理部負責編制物資申請計畫，由專案經理進行審批。對於由專案統一採購的物資，計畫提交給裝置物資部，計畫提交專案採購人員。
《物資申請計畫表》作為制定採購計畫和向**商訂貨的依據，應註明產品的名稱、規格型號、單位、數量、主要技術要求（含質量）、進場日期、提交樣品時間等。對物資的包裝、運輸等方面有特殊要求時，應一併在物資申請計畫中註明。
2. 物資採購計畫
裝置物資部或專案的採購人員應根據物資申請計畫和採購方案，編制《物資採購計畫表》報裝置物資部/專案總工程師審批。物資採購計畫中應確定採購方式、採購員、候選**商名單和採購時間等。
候選**商的**如下：
（1） 從公司「合格**商名錄」中選擇，並優先考慮能提供安全、環保產品的**商；
（2） 其他**商（只有當「合格**商名錄」中的**商不能滿足工程要求時，才能從名錄之外挑選其他候選者）；
（3） 業主指定的**商。
當對候選**商名錄進行調整時，應得到原批准人員的批准。
(三) 招標採購程式
1. **商資格預審
所有新**商（「合格**商名單」之外的或以前沒有合作過的）在參加選擇前必須首先通過資格預審。採購人員負責向**商發放《**商資格預審表》，並核查**商填寫的**商資格預審表及提供的相關資料，確認**商是否具備符合要求的資質能力。對經銷商進行資格預審時，經銷商除按照資格預審表要求提供自身有關資料外，還應提供生產廠商的相關資料。
合格**商名單內的或本年度已進行過一次採購的**商，可不必再進行資格預審，但當**商提供物資的種類發生變化時，則應要求**商補充相關的資料。進入**商選擇表的**商均應資審合格。
2. **商投標**
在邀請**商投標時，採購人員應與**商就下列採購資訊進行溝通：
（1） 產品的名稱、規格、型號、數量；
（2） 對產品的質量、環境、安全等方面的要求；
（3） 樣品/樣本報批的要求；
（4） 檢驗和交付（供貨期、運輸、交付方式、進貨地點等）的要求；
（5） 人員資格的要求；
（6） 產品的標識和包裝等方面的要求。
3. **商評價與選擇
專案必須根據**商提供的產品及**商能力的綜合評價結果選擇**商。綜合評價的內容根據**商提供的產品對工程的重要程度不同而有所區別，
4. 考察
專案應在評價前對**商進行考察。考察的內容應包括：生產能力、產品品質和效能、原料**、機械裝備、管理狀況、供貨能力、售後服務能力以及對**商提供保險、保函能力進行必要的調查等。
考察由採購單位組織、專案有關人員參加，必要時可邀請工程部、技術部、財務部參加。考察後，組織者應將考察內容和結論寫入《**商考察報告》作為**商進行能力評價的依據。
5. 樣品/樣本報批
根據合同約定、業主要求以及工程實際情況，對於需要進行樣品/樣本審批的物資，專案技術人員應根據需要提前確定，並向裝置物資部及專案採購人員提交樣品/樣本報批計畫，明確需要報批物資的名稱、規格、數量、報批時間等要求。
採購人員負責落實《樣品/樣本蒐集與詢價表》。收到樣品/樣本後，採購負責人應填寫《樣本/樣品送審表》並隨樣品/樣本一起交與專案技術人員。專案技術人員負責向業主、監理和設計辦理報批手續，並將樣品/樣本報批的結果通知採購人員。
6. 綜合評價
通過將資格預審情況、考察結果、樣品/樣本報批結果、**與工程要求的比較，應對**商做出以下方面的評價：
（1） **商和廠家的資質是否符合規定要求；
（2） 產品的質量、安全、環保等方面是否符合要求；
（3） **是否合理（必要時應附成本分析）；
（4） 生產能力能否保證工期要求；
（5） **商提供擔保的能力是否滿足需要。
根據上述評價結果選出「質優價廉」者向其採購。對**商評價的結果和入選**商名稱應記錄於《**商評價表》中。
7. 簽訂採購合同
採購負責人在與**商商談採購合同（訂單）時，應與**商就採購資訊（詳見本程式第五條中第（三）條之2條款規定）充分溝通，並在採購合同（訂單）中註明採購物資的名稱、規格型號、單位和數量、進場日期、技術標準、交付方式以及質量、安全和環保等方面的內容，規定驗收方式以及發生問題時雙方所承擔的責任、仲裁方式等。
採購負責人負責將合同（訂單）文字及採購合同審批匯簽單交有關部門和專案匯籤後，報授權簽署人簽署。
採購合同簽訂後，應將採購合同正本、採購合同審批匯簽單交經營核算部儲存，並進行採購合同交底。此外，物資部應儲存乙份採購合同副本。
(四) 邀請**採購程式
對於邀請**採購的物資，由採購負責人按照本程式第五條中第（三）條之1、2、5、6條款（可刪除擔保手續）執行。當確定選用的**商後，按照第第五條中第（三）條之7款規定簽訂採購合同。
(五) 零星採購程式
對於採購物資估算價在50萬元以下的零星採購，採購方法可簡化為：採購人員在市場詢價的基礎上，將候選**商及其**填寫在《零星物資採購記錄表》中，報裝置物資部或專案經理與合約商務部聯籤批准。採購人員按批准的**商和**進行採購。
零星物資採購時，採購人員應將物資的規格型號、數量、送貨要求等採購資訊清楚地告之**商並達成共識。並要求在乙個工作日內補定採購內部合同。
(六) **商年度評價
**商的評價每年年底評價一次，由裝置物資部組織採購人員及專案有關人員對本年度合作過的**商進行評價，填報《**商年度評價表》，並作為修訂「合格**商名單」的依據。
(七) 合格**商名單
為使**商評價與選擇過程更加快捷，裝置物資部每年更新「合格**商名單」。凡在名單中的**商參加評價與選擇時，可不必進行資格預審。
每年年底，物資部應複查所有**商的資質檔案，彙總各專案對**商評價的結果，修訂「合格**商名單」。修訂原則如下：
1. 對已在「合格**商名單」中的**商，經評價合格的繼續保留，經評價不合格的予以刪除；
2. 對不在「合格**商名單」中的新的**商，經評價合格的納入「合格**商名單」，經評價不合格的則直接淘汰；
3. 對已在「合格**商名單」中的，但本年度沒有合作的**商，資審資料未過期的繼續保留，資審資料過期且未予更新的予以刪除。
對在採購合同的執行過程中，未能按時、按質、按量供貨的**商，材料員/總工要及時通知採購單位。採購單位匯同相關部門意見決定是否將該類**商從「合格**商名單」中刪除，且被刪除的**商二年內不能合作。
「合格**商名單」由裝置物資部人員編制彙總，**商評價表和**商檔案由物資部資訊管理人員儲存。
六、物資驗證
採購人員負責按照物資採購合同和工程進度要求，按時組織物資進場。
(八) 專案在**商處對採購物資的驗證
當需要在**商處對所採購物資進行驗證時，裝置物資部應在採購合同（訂單）中明確規定驗證的安排和物資的放行方法。裝置物資部採購人員組織技術、經營、質量等方面人員到**商處對所採購物資的驗證，並做好驗證記錄。
(九) 業主對**商提供物資的驗證
當業主提出在收貨地點或供貨地點驗證**商**的物資時，物資部採購人員負責配合業主的驗證，並做好驗證記錄。業主的驗證不能免除專案提供合格產品的責任，也不能排除其後業主對不合格品的拒收。
(一十) 進場物資的驗證
物資進場後，由專案採購員/技術人員組織對進場物資進行驗證，並填寫《出入庫記錄》。
(一十一) 不符合要求物資的處置
對不符合要求的物資分為可讓步接收的和不可讓步的兩類。可接收的、可降級使用的、可改作它用的不符合要求物資稱為可讓步接收的物資，其餘的統稱為不可讓步物資。
評價物資是否合格時，既要考慮質量標準，也要考慮環境、職業健康安全標準。
發現不符合要求物資，收料員應將不合格情況記錄在進場物資驗證記錄中；將不符合要求物資單獨堆放或採取可靠措施使其與合格品隔離；在其堆放處或其包裝上（沒有包裝時，在物資上）設定明顯的不合格標識，以防處置前誤用。
收料員應組織有關人員對不符合要求物資進行評審，以判定該不符合要求物資是可讓步接收的還是不可讓步接收的。
物資採購流程
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