辦公管理制度
1.目的
為加強公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度
2.原則
2.1 辦公管理貫徹 「規範、效率、效益」的理念
2.1.1 規範:以制度規範辦公管理
2.1.2 效率：有助於提高整體工作效率
2.1.3 效益：減少資源耗費，降低成本
3.範圍
3.1 辦公管理的範圍包括:
3.1.1 檔案管理
3.1.2 辦公用品管理
3.1.3 郵發管理
3.1 4 檔案列印管理
3.1.5 辦公現場管理
4.檔案管理
4.1 歸檔範圍:
4.1.1 由公司總部接收和發出的正式公文
4.1.2 公司總部接收和發出的重要文書，主要指及總部及下屬公司各類規劃、年度計畫、規章制
度、統計資料、財務審計報告及報表、勞動工資報告及報表、經營情況報告及報表、公司級會議記
錄、領導報告、決議、合同、協議、專案方案、通告、傳真電報等
4.1.3 總部職員及下屬公司委派人員人事檔案、委任書
4.1.4 各類證書
4.1.5 以上內容的電子檔案
4.2 檔案管理由綜合管理部指定專人負責，規範編碼，設立卷宗。密級檔案
必須保證安全
4．3 檔案的借閱與索取
4.3.1 專業經理以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔
4.3.2 部門總經理借閱機密級以下密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔
4.3.3 總裁可直接提檔所有檔案
4.3.4 公司其他人員借閱絕密級檔案需由總裁簽准，需借閱其他密級檔案時,需經部門負責人批准,
並辦理借閱手續
4.3.5 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺
失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總裁批准方可複製，一般內部檔案由綜合
管理部總經理批准方可摘錄和複製。
4.4 檔案的銷毀：
4.4.1 任何組織或個人無權隨意銷毀歸檔的檔案材料
4.4.2 若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總裁批准後方可銷毀，一般內部檔案，經綜合管理
部總經理批准後方可銷毀
4.4.3 經批准銷毀的檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監督銷毀
5.公文列印管理
5.1 本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書，對內的以總部或部門名義發布的各類正
式檔案5.2 公司公文的列印工作由綜合管理部負責
5.3 各部列印的公文、檔案須經本部門負責人簽字，交綜合管理部統一列印
5.4 各部門列印的公文、檔案一式兩份交綜合管理部統一存檔
6.辦公用品的管理
6.1 辦公室用品的採購:
6.1.1 綜合管理部制定每月辦公用品計畫及預算，報總經理批准，並負責採購
6.1.2 負責採購人員要做到**合理、數量適中、品種滿足工作需要
6.2 辦公用品入庫
6.2.1 採購人員購入的物品必須附有合格證及入倉單，倉庫保管員收票時要
當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數
目,如發現實物與入倉單數量、規格不符，應向交貨人提出並通知有關負責人
6.2.2 庫房物資存放必須按分類、品種、規格、型號分別設帳
6.2.3 物資入庫後，應當日入帳。所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算
準確，不得隨意塗改
6.2.4 物資出庫須填出庫單，經綜合管理部總經理批准後方可出庫
6.2.5 庫房物資一般不可外借特殊情況由綜合管理部總經理批准
6.3 辦公用品發放
6.3.1 綜合管理部按計畫分發給各部門，由部門負責人指定專人領發
6.3.2 計畫以外辦公用品領用，須經綜合管理部總經理批准方可領用
6.3.3 新聘人員辦公用品，綜合管理部根據部門提供的名單，負責為其配備
7.郵發管理
7.1 7.1 綜合管理部統一管理各部室郵發信件、郵件。所有公發信件、郵件
由收發員登記，負責寄發
7.2 綜合管理部負責在每年根據各部門的需要制訂報刊訂閱計畫報總裁
審核批准後，辦理有關訂閱手續
7.3 綜合管理部指定一名報刊管理人員每日負責將報刊進行處理、分類
登記，並及時送達有關部門
8.辦公現場管理
8.1 員工形象的基本要求
8.1.1 衣冠整潔、得體，按規定佩帶公司標誌
8.1.2 男員工不得留長髮、鬍鬚，女員工應化淡妝
8.2 工作行為要求
8.2.1 坐立規範，舉止文雅大方
8.2.2 不聊天喧嘩
8.2.3 不隨意串崗
8.2.4 不用**閒聊
8.2.5 不做與工作無關的事
8.2.6 參加重要會議注意關閉手提**、bp機（或置震動檔）
8.3 辦公環境要求
8.3.1 每天下班前整理一次辦公環境
8.3.2 辦公桌上擺放物品簡潔、整齊
8.3.3 辦公區內潔淨有序
8.3.4 辦公區內不任意懸掛、張貼物品
8.3.5 辦公區內除會客室外嚴禁吸菸
9.附則
9.1 綜合管理部根據本制度制訂有關實施細則並下發落實
9.2 全資子公司、絕對控股子公司參照本制度制訂本公司相關制度，要注
意與本制度的介面
9.3 本規定解釋權歸綜合管理部
9.4 本規定經總裁審批，從發布之日起生效。
5s （整理、整頓、清掃、清潔、素養）====
□ 何為5s
□ 5s的推行步驟
□ 5s實施要點
□ 5s與其他管理活動的關係
□ 5s推行手冊
□ 5s的50個問與答
□ 推薦參考書目
■ 何為5s
5s就是整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiketsu）、
素養（****suke）五個專案，因日語的拼音均以"s"開頭，簡稱5s。
5s起源於日本，通過規範現場、現物，營造一目了然的工作環境，培養員工良好的工作習慣，其最終目的是提公升人的品質：
1、革除馬虎之心，養成凡事認真的習慣
（認認真真地對待工作中的每一件"小事" ）
2、遵守規定的習慣
3、自覺維護工作環境整潔明了的良好習慣
4、文明禮貌的習慣
☆整理：
◇將工作場所任何東西區分為有必要的與不必要的
◇把必要的東西與不必要的東西明確地、嚴格地區分開來；
◇不必要的東西要盡快處理掉。
目的：●騰出空間，空間活用
●防止誤用、誤送
●塑造清爽的工作場所
生產過程中經常有一些殘餘物料、待修品、待返品、報廢品等滯留在現場，既佔據了地方又阻礙生產，包括一些已無法使用的工夾具、量具、機器裝置，如果不及時清除，會使現場變得凌亂。
生產現場擺放不要的物品是一種浪費：
·即使寬敞的工作場所，將俞變窄小。
·棚架、櫥櫃等被雜物佔據而減少使用價值。
·增加了尋找工具、零件等物品的困難，浪費時間。
·物品雜亂無章的擺放，增加盤點的困難，成本核算失準。
注意點：
要有決心，不必要的物品應斷然地加以處置。
實施要領：
⑴、自己的工作場所(範圍)全面檢查,包括看得到和看不到的
⑵、制定「要」和「不要」的判別基準
⑶、將不要物品清除出工作場所
⑷、對需要的物品調查使用頻度,決定日常用量及放置位置
⑸、制訂廢棄物處理方法
⑹、每日自我檢查
☆整頓：
◇對整理之後留在現場的必要的物品分門別類放置，排列整齊。
◇明確數量，並進行有效地標識。
目的：●工作場所一目了然 ●整整齊齊的工作環境
●消除找尋物品的時間 ●消除過多的積壓物品
注意點：
這是提高效率的基礎。
實施要領：
⑴、前一步驟整理的工作要落實
⑵、流程布置,確定放置場所
⑶、規定放置方法、明確數量
⑷、劃線定位
⑸、場所、物品標識
整頓的"3要素"：場所、方法、標識
放置場所 · 物品的放置場所原則上要100%設定
· 物品的保管要定點、定容、定量
· 生產線附近只能放真正需要的物品
放置方法 · 易取
· 不超出所規定的範圍
· 在放置方法上多下工夫
標識方法 · 放置場所和物品原則上一對一表示
· 現物的表示和放置場所的表示
· 某些表示方法全公司要統一
· 在表示方法上多下工夫
整頓的"3定"原則：定點、定容、定量
定點：放在**合適
定容：用什麼容器、顏色
定量：規定合適的數量
☆清掃:
◇將工作場所清掃乾淨。
◇保持工作場所乾淨、亮麗的環境。
目的：●消除贓汙，保持職場內乾乾淨淨、明明亮亮
●穩定品質
●減少工業傷害
注意點：
責任化、制度化。
實施要領：
⑴、建立清掃責任區(室內、外)
⑵、執行例行掃除，清理髒汙
⑶、調查汙染源,予以杜絕或隔離
⑷、建立清掃基準,作為規範
☆清潔：
◇將上面的3s實施的做法制度化、規範化，並貫徹執行及維持結果。
目的：● 維持上面3s的成果
注意點：
制度化，定期檢查。
實施要領：
⑴、落實前面3s工作
(2)、制訂考評方法
(3)、制訂獎懲制度，加強執行
(4)、高階主管經常帶頭巡查，以表重視 ☆素養：
通過晨會等手段，提高全員文明禮貌水準。培養每位成員養成良好的習慣，並遵守規則做事。開展5s容易，但長時間的維持必須靠素養的提公升。
目的：● 培養具有好習慣、遵守規則的員工
● 提高員工文明禮貌水準
●營造團體精神
注意點：
長期堅持，才能養成良好的習慣。
實施要領：
⑴、制訂服裝、儀容、識別證標準
⑵、制訂共同遵守的有關規則、規定
⑶、制訂禮儀守則
⑷、教育訓練（新進人員強化5s教育、實踐
⑸、推動各種精神提公升活動（晨會、禮貌運動等）
■ 5s的推行步驟
掌握了5s的基礎知識，尚不具備推行5s活動的能力。因推行步驟、方法不當導致事倍功半，甚至中途夭折的事例並不鮮見。因此，掌握正確的步驟、方法是非常重要的。
5s活動推行的步驟（11-step）
步驟1：成立推行組織
1．推行委員會及推行辦公室成立
2．組織職掌確定
3．委員的主要工作
4．編組及責任區劃分
建議由企業主要領導出任5s活動推行委員會主任職務，以視對此活動之支援。具體安排上可由副主任負責活動的全面推行。
辦公管理制度與5S管理
辦公管理制度 1.目的 為加強公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度 2.原則 2.1 辦公管理貫徹 規範 效率 效益 的理念 2.1.1 規範 以制度規範辦公管理 2.1.2 效率 有助於提高整體工作效率 2.1.3 效益 減少資源耗費，降低成本 3.範圍 3.1 辦公管理的範...
辦公管理制度和5S
1.目的 為加強公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度 2.原則 2.1 辦公管理貫徹 規範 效率 效益 的理念 2.1.1 規範 以制度規範辦公管理 2.1.2 效率 有助於提高整體工作效率 2.1.3 效益 減少資源耗費，降低成本 3.範圍 3.1 辦公管理的範圍包括 3.1...
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1.0目的 為使公司管理規範化 標準化，提高產品質量,提公升企業形象，培養員工良好的行為 道德素養，特制定本制度。2.0適用範圍 公司所有區域 3.0職責 3.1人事行政部 負責本制度的制訂 修改 發行 3.2其它部門 負責本部門5s的宣導與培訓 執行 4.0作業內容 4.1制度推行的組織機構 4....