公司制度檔案
xzgl[2023年] 004號
會議管理制度
一、適用範圍：公司各部門及各分支機構的員工
二、目的：為規範公司各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。
三、職責
（一）人力行政部負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批准後到人力行政部登記備案。
（二）會務工作主要由人力行政部承辦；其他部門主辦或召集的會議，人力行政部應予協助。
（三）除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由人力行政部整理、分發、立卷、存檔。
四、會議分類
（一）、公司部門週會制度
1、主持與記錄：各部門助理記錄，由部門主管主持。
2、召開時間：暫定每週六。特殊原因需要延期召開的由部門主管提前通知。
3、參加人員：部門主管、部門員工
由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向部門主管請假。
4、會議內容：該部門上週工作總結、本週工作計畫。
（二）、公司週會制度
1、主持與記錄：由人力行政部召集，總經理主持，人力行政經理進行會議記錄。總經理未列席會議時，由管理部總經理主持。
2、召開時間：每週一上午9:00-11:00。特殊原因需要延期召開時由人力行政經理提前通知。
3、參加人員：為公司各部門主管級以上。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人力行政部請假。
4、會議內容：
（1）公司日常運作情況的總結。
（2）各部門匯報上週工作任務完成情況，著重介紹在任務執行過程中出現的問題。
（3）針對任務執行中問題的解決方案。
（三）、公司月會制度
1、主持與記錄：由人力行政部召集，總經理主持，人力行政經理進行會議記錄。總經理未列席會議時，由管理部總經理主持。
2、召開時間：每月最末周週六下午13:00。特殊原因需要延期召開時由人力行政經理提前通知。
3、參加人員：為公司各部門主管級以上。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人力行政部請假。
4、會議內容：
（1）公司日常運作情況的總結。
（2）與會成員依據其任職部門職務的崗位內容匯報上月工作任務完成情況，著重介紹在任務執行過程中出現的問題及下月工作計畫。
（3）針對任務執行中問題的解決方案。
（四）、公司工作述職會議制度
1、主持與記錄：工作述職會議由人力行政部負責召集，總經理主持，人力行政經理進行會議記錄。
2、召開時間：每年召開一次，在次年初召開，具體時間由人力行政部安排。
3、參加人員：公司全體員工。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人力行政部請假。
4、會議內容：各與會人員各自總結、匯報半年來的工作情況，如工作具體內容、工作任務執**況及所取得的業績或成效等。
（五）、其他會議
1、公司年終聯歡表彰大會
總結全年工作情況，佈署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由人力行政部具體組織實施。
2、各專題會議
相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理、招商工作、企劃工作、預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、佈署和總結。
3、員工發起的會議
公司員工可以發起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現的問題提出解決方案，需要多個部門協同時，可以提請適當級別的會議。由人力行政部門將會議納入臨時會議的範圍，並由總經理批准。
四、會議召開
（一）會議安排：
1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由於階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將總經理批准後的會議通知單報人力行政部，由人力行政管理部進行統一安排，方可召開。
2、人力行政部每月統一編制例會會議計畫，與月排班表同時公布。
3、凡公司已列入會議計畫的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報總經理審批並報請人力行政部調整會議計畫，未經人力行政部調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常會議計畫。
4、各部門工作例會必須服從公司的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
5、會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經理請假，獲得批准後方可指派專人代為參加，會後應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議佈署的各項工作按時保質完成並對工作結果負責。
（二）、會議的準備：
1、公司有專項主題的會議或需有投影裝置演示說明的會議，應由人力行政部提前做好投影裝置連線除錯工作；
2、會議之前，人力行政部應有專人負責會議會標的製作和設定，並根據會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；
3、特別重大會議，應由人力行政部專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：
3.1會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；
3.2會議資料準備（如需分發應在入場前登記分發）；
3.3會議場所布置；
3.4會議服務人員的安排；
3.5會議簽到；
3.6會後事項安排。
3.7會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。
（三）、會議召開及傳達：
1、應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關檔案材料。
3、與會者的發言要言簡意駭，一般發言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發言時間予以統計和控制，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發言的時間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。
5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便於會後向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，人力行政部將不定期抽查與會人員的會議記錄。
6、公司會議的會議紀要由人力行政部專人負責整理並由公司領導審閱簽發，會議紀要應分發給與會人員，必要時，分發給相關部門。其它會議由召集部門專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發並編號存檔。
7、會議結束後人力行政部或其它會議組織部門負責將問題進行彙總、分類，並將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由人力行政部專人負責，根據規定的時間節點逐項跟進，並在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。
（四）、會議紀律
1、要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則樂捐10元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。
如需請假需經會議召集人批准。無故缺席者，樂捐50元。
2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議應至少提前一天通知。遲到的則樂捐100元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。
3、決策層人員共同參加的為高層會議應至少提前一天通知。參會人必須到場，遲到的則樂捐500元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。
4、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊裝置設定為無聲或震動狀態。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜誌、聽**、接聽手機等做與會議無關的動作。發現有以上情況者，一次樂捐10元。
5、會議需要表決時，原則上採取少數服從多數的方法，特殊情況可集中，一經會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現承諾的每次樂捐100元。對於需要在會議上討論的問題，提前與會議發起人溝通，以便於及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。
五、 附則：
本制度由人力行政部負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關規定執
人力行政部
二○一四年七月七日
擬文審核簽發
抄送：公司各部門
機密程度： ■公開一般存檔保密
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