辦公裝置管理制度
為了規範統一辦公裝置正常執行、合理使用，促進公司健康、持續地發展，特制定本制度（詳見附件）。
本制度適用於價值200元以上的辦公裝置（影印機、電腦、印表機、傳真機等）的使用管理。
望各事業部及管理中心認真貫徹執行。確保辦公裝置責任到人，使現代辦公裝置在本公司各事業部及管理中心充分發揮作用，提高辦公裝置的使用率和使用壽命，確保辦公裝置安全、可靠、穩定執行。
本制度從下發之日起開始執行。
二o一一年六月二十四日
主題詞：辦公裝置管理
附件：一、 相關人員職責：
1、採購部負責安排辦公裝置的採購，
管理部負責督查辦公裝置的使用管理。
2、管理部
（1）負責新購置辦公裝置的驗收入庫；
（2）負責安排辦公裝置的維修、保養。
3、辦公裝置使用人（或借用人）負責所使用（借用）辦公裝置的保管、保證其正常執行並定期檢查維護。
4、部門負責人負責監督本部門員工變更時的裝置交接手續辦理以及裝置的清點。管理部行政內勤督促借用人歸還所借用的辦公裝置。
5、資訊主管負責對需維修辦公裝置出具維修意見，並進行維修，需專業公司維修的按流程（附《裝置維修審批單》）聯絡專業公司進行維修。
二、 管理規定
（一）台賬建立
1、各部門行政內勤將現有辦公裝置按照《裝置台賬》內容進行登記，經部門負責人簽字確認後上交至管理部。
2、管理部將各部門上報的《裝置台賬》合併，並將現有裝置按部門進行編號。
3、統一編號後將編號和保管人寫在標籤上，下發至各部門，各部門行政內勤將標籤貼到裝置醒目位置。
（二）申購程式
1、申請
各部門根據實際需要填寫《申購單》，報部門負責人批准後交至總經辦，經總經理簽批，由採購部或指定的專業技術人員負責採購。
2、辦公裝置的入庫、領用及登記管理
（1）採購員將所採購裝置交儲運部驗收入庫，並填寫《入庫單》，報關員員根據清單進行清點後，雙方在清單上簽字。
（3）裝置入庫後，保管員應**通知領用部門負責人派人前來領取辦公裝置；報關員按清單把辦公裝置發給領用人，雙方在《出庫單》上簽字，其中裝置說明書及保修卡由資訊主管及使用人（留影印件）負責保管。
（4）領用部門負責人應對本部門的新增辦公裝置指定具體保管人，要求保管人填寫《裝置保管人登記卡》並簽字。交由管理部行政內勤對裝置進行編號並登記在《裝置台賬》中，該卡一式兩聯，由管理部行政內勤和裝置保管人各持一聯。
（5）當保管人因工作變動或其它原因，需將所保管辦公裝置移交時，由部門負責人重新指定接管人，並負責監督雙方辦理交接手續。保管人和接管人清點、移交辦公裝置的數量和使用情況。清點、移交完畢後，詳細填寫《裝置移交清單》，部門負責人、原保管人和接管人三方在清單上簽字。
同時原保管人和接管人應持《裝置移交清單》到管理部行政內勤處辦理《裝置台賬》資訊變更手續。
（6）公司員工辭職或被辭退時，員工需持《裝置移交清單》到人事部辦理離職手續，人事主管須確認其保管卡上所登記裝置已辦理移交手續，方可在《員工離職手續單》簽字。
三、 各種裝置的維修與保養：
（一）影印機
1、由部門行政內勤或部門秘書保管。
2、影印機的檢查與維修保養：
（1）保管人員需保持所管理辦公裝置外觀清潔，擺放整齊。影印機應避免日光直射；空氣濕度較大時，開啟影印機後應同時開啟乾燥開關。
（2）保管人員每日需對影印機的運**況進行不少於一次的檢查。發現問題及時排除。無法排除時應及時通知資訊主管出具維修意見並聯絡專業維修公司進行維修。
（3）保管人員每月需根據影印機說明書，對影印機進行一次內部清理。
（4）使用人員需嚴格按照裝置使用說明書使用影印機、油印機，如因使用不當造成裝置損壞，需根據損壞程度情況，承擔一定的賠償責任。
（5）當裝置發生無法排除的故障時，由資訊主管出具維修意見並及時與專業維修公司聯絡。如屬需支付維修費或更換零件的專案，需由保管人填寫《裝置維修審批單》，由資訊主管出具意見，並有部門負責人審核、總經理審批，批准後方可進行維修。
（二）、電腦、印表機
1、保管人：專人用電腦專人保管。如同一台電腦、印表機有兩個或兩個以上使用人，由部門負責人指定人保管。
2、 電腦、印表機的使用控制
（1）專人電腦專人使用。其它人員如因特殊情況需使用該電腦的，必須先徵得部門負責人同意後方可使用。為防止檔案內容外傳，對重要檔案或密級檔案需設定密碼鎖定。
（2）財務部電腦、印表機僅限於財務部人員及系統工程師使用，其它人員一律不得動用。
（3）各部門電腦、印表機應盡量專人專用。如因工作需要，確需多人使用同一電腦時，需指定專人負責保管及維護、保養。各部門印表機需指定專人負責保管及維護、保養。
3、 檢查與維修保養
（1）保管人需保持電腦、印表機外觀清潔，擺放整齊。電腦、印表機應盡量避免日光直射、振動、頻繁開關及強電流衝擊。
（2）電腦或印表機發生故障時，使用人需及時與資訊主管聯絡。為防止檔案丟失，在故障原因不明時，不得隨意開關電腦。
（3）電腦保管人每兩月需查殺一次計算機病毒。平時，如發現電腦有使用異常的狀況也應及時查殺病毒。
（4）若屬電腦硬體損壞，經資訊主管查明，需支付維修費用或更換硬體時，應由資訊主管出具維修意見，部門行政內勤填寫《裝置維修審批單》，交部門經理審核（200元以下）可進行，200元（含）以上費用須總經理審批後，方可進行。
（5）如屬使用不當造成電腦或印表機損壞的，保管人和使用人需承擔一定的賠償責任。
（三）傳真機
1、 保管人：由部門行政內勤負責保管。
2、檢查與維修保養：
（1）保管人需保持傳真機外觀清潔，擺放整齊。不得頻繁開關電源。
（2）保管人需經常檢查傳真機的使用情況，及時加入紙張，發現問題及時排除。
（3）如遇無法排除的故障時，部門行政內勤填寫《裝置維修審批單》，資訊主管出具意見，交部門負責人審核，總經理審批。批准後由資訊主管聯絡專業維修公司檢查維修。
（4）如使用不當造成傳真機損壞，保管人需承擔一定的賠償責任。
（四）照相機、錄影機、攝影機、音響器材的管理
1、保管人
照相機、錄影機、攝影機、音響器材平時由管理部負責保管。在其它部門人員借用上述裝置期間，由裝置借用人負責保管。
2、 使用控制
（1）有關部門在借用上述裝置時，需由使用者填寫《裝置借用申請單》由借用部門負責人審核，管理部負責人審批同意後交管理部行政內勤備案。
（2）借用部門使用完畢後，將裝置交回管理部行政內勤。如未能按時歸還裝置，需重新填寫《裝置借用申請單》，未重新辦理手續，管理部內勤按《裝置借用申請單》規定時間索要。
3、 檢查與維修保養
（1）上述裝置保管人員需保持裝置的外觀清潔。
（2）裝置應存放在避光、通風處。如長期不用，需由保管人每月開啟1小時，以防愛潮損壞。
（3）如裝置發生損壞，部門行政內勤填寫《裝置維修審批單》，資訊主管出具意見，交部門負責人審核，總經理審批。批准後由資訊主管聯絡專業維修公司檢查維修。如屬責任事故，裝置保管人及使用人需承擔一定的賠償責任。
（五）打卡機的使用管理
1、保管
打卡機由人事專員負責保管。
2、檢查與維修保養
（1）保管人應每週至少檢查一次打卡機的運**況，根據北京時間調校時間，並保持打卡機外觀清潔。
（2）當裝置發生無法排除的故障時，需及與專業維修公司聯絡。如需更換零件或支付維修費，需由部門行政內勤填寫《裝置維修審批單》，資訊主管出具意見，部門負責人審批。
（3）如屬使用不當造成裝置損壞的，由保管人承擔一定的賠償責任。
（六）裝置的呼叫
1、部門間需要呼叫以上裝置時需調入部門填寫《裝置呼叫審批單》，調出部門負責人及調入部門負責人簽字確認後，交由總經理審批後方可執行。
2、《裝置呼叫審批單》交由管理部行政內勤備檔，並消除調出部門裝置編號，增加調入部門裝置編號，並對裝置標籤進行更新。
（七）裝置的報廢
1、當裝置確實無法維修需要報廢時，由部門行政內勤填寫《裝置報廢審批單》，資訊主管出具處理意見，並附有專業維修公司處理意見。交由部門負責人審核，總經理審批。
2、管理部行政內勤將《裝置報廢審批單》存檔並消除裝置台賬中的裝置編號。
3、如屬使用不當造成裝置損壞的，由保管人承擔一定的賠償責任。
四、 檢查與記錄
1、《裝置台賬》
2、《入庫單》
3、《出庫單》
4、《裝置保管人登記卡》
5、《裝置移交清單》
6、《裝置維修審批單》
7、《裝置借用審批單》
8、《裝置呼叫審批單》
9、《裝置報廢審批單》
相關**請到管理部行政內勤處領取。年月日
辦公用品管理流程
一 辦公用品的申請 各部門人員根據自己的辦公需要填寫 辦公用品領用申請單 交由主管領導簽字。二 辦公用品的採購 填寫的 辦公用品領用申請單 在得到批准後，每月分兩次採買，各部門於每月15日 30日前交於公司行政部，由行政部統一採購。行政部在接到各部門 辦公用品申請單 後，由行政專員編制 辦公用品採購...
辦公用品管理
一 辦公用品管理的目的和範圍 一 為規範公司辦公用品的計畫制定 採購 發放和管理程式，控制資金合理使用，提高工作效率 特制訂本管理規定。二 辦公用品分為 易耗辦公用品 耐用辦公用品。1 易耗辦公用品包括辦公文具等易耗品，根據使用情況可分為消耗品和管理品。2 耐用辦公用品指辦公裝置及耗材，如印表機耗材...
辦公用品管理
3 行政人事部負責為新到職員工準備一套辦公用品，包括檔案櫃 辦公文具 等，員工領用後簽字確認。4 物品使用 1 嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。員工離職時將所領物品一併退回 消耗品除外 2 應本著節約的原則使用辦公用品。3 辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。五 具體規定 1 辦公用品的發...