1 範圍
本標準規定了瀋陽博林特電梯****（以下簡稱公司）產品圖樣與技術檔案的入庫流程、歸檔流程、發放流程、存檔保管、借閱與影印、外協圖紙管理、作廢銷毀處理程式等管理細則。
本標準適用於公司電梯、自動扶梯（包含自動行人路）、配件產品、高新技術產品所有紙質產品圖樣與技術檔案（以下簡稱圖紙與檔案）的管理。
2 術語和定義
下列術語和定義適用於本標準。
2.1正式產品圖紙
指公司研發中心按製圖標準繪製而成的已定型的產品圖樣。
2.2合同產品圖紙
指公司投產部（或研發中心）用於合同設計的產品圖樣。
2.3試製產品圖紙
指公司在開發設計階段用於樣機試製的產品圖樣。
2.4外協圖紙
指公司各製造廠**部用於零、部件外協詢價、加工的產品圖樣。
2.5技術檔案
指與產品設計相關的檔案，用於指導生產的設計檔案，如生產通知單、裝箱單等。
2.6隨機檔案
隨機檔案是電梯產品**商移交給建築單位及安裝單位的技術檔案，這些檔案應針對所安裝的電梯產品，應能指導電梯安裝人員順利、準確地進行安裝作業。隨機檔案應包括以下內容：
a）安裝說明書；
b）使用維護說明書；
c）電氣原理圖；
d）電氣配線圖；
e）土建布置圖；
f）裝箱單；
g）安全鉗、限速器、緩衝器、門鎖裝置的型式試驗證書影印件；
h）產品出廠合格證；
i）部件安裝圖（根據需要可選）。
3 職責與許可權
3.1 標準化部
3.1.1 負責所有產品圖樣與技術檔案發放路線的制定。
3.1.2 負責所有圖紙使用情況的監督管理。
3.2 公司資料室
3.2.1 負責所有正式產品圖紙與合同產品圖紙的歸檔儲存、借閱。
3.2.2 負責按規定的分發路線，對圖紙與檔案進行複製、蓋章並下發。
3.3 各部門專（兼）職資料員
3.3.1 負責本部門圖紙與檔案的領取簽收。
3.3.2 負責本部門接收圖紙與檔案的分類建帳登記保管與二次分發記錄。
3.3.3 負責本部門接收圖紙與檔案的更改與替換。
3.3.4 負責本部門接收圖紙與檔案的作廢（銷毀）申請。
3.3.5 如本部門未安排專（兼）職資料員，則由部門負責人暫時**。
3.4 戰略採購部與各製造廠**部
3.4.1 負責將外協加工圖紙發往外協廠商、更改替換控制及記錄管理。
4 圖紙與檔案的入庫流程
4.1 圖紙與檔案入庫人員必須填寫《圖紙與檔案入庫單》（以下簡稱《入庫單》），其格式見附錄a（規範性附錄）的規定。《入庫單》中的「產品類別」和「圖紙檔案種類名稱」必須填寫，填寫時對應附錄c （規範性附錄）《公司圖紙與檔案分發部門與份數統計表》中的「產品類別」和「圖紙檔案種類名稱」，沒有可對應的檔案型別按照實際檔名稱填寫，比如「技術通知單」,並按照檔案標識的發放部門及份數發放，由入庫人員依據對應入庫內容的發放路徑填寫在《入庫單》下部的「發放部門」和「發放份數」。
標準硫酸圖入庫時除《入庫單》外還需要填寫《存檔圖樣清單》列出入庫圖樣明細，除紙面存檔外，電子版《存檔圖樣清單》隨電子圖紙一起做電子存檔，《存檔圖樣清單》格式見附錄b（規範性附錄）。
4.2 資料分發人員，應在仔細核對完每張《入庫單》上填寫的技術檔案明細與實際送交的圖紙與檔案一一對應後，才能在接收確認欄內簽字接收。
4.3 完成4.2步驟工作後，資料分發人員應將《入庫單》原件儲存，影印乙份影印件返給入庫人員備查。
5 圖紙與檔案的發放流程
5.1 資料分發人員應按照《入庫單》中填寫的「發放部門」和「發放份數」發放圖紙和檔案，並建立圖紙和檔案發放記錄台賬，發放記錄台賬以年為單位，分期永久儲存。
5.2 在完成圖紙與檔案的影印和曬印工作後，資料分發人員應按分發部門加蓋受控印章，受控印章應加蓋在技術檔案的空白處。
5.3 完成5.2的工作後，分發人員再將《入庫單》按發放部門的份數製作影印件，連同圖紙與檔案一同發放。
5.4 資料分發人員按《入庫單》要求進行資料分發，並做好發放的簽收記錄。當製作產品隨機檔案需要某些圖紙與檔案時，應加印乙份後轉交產品隨機檔案製作人員。
5.5 各部門圖紙與檔案管理人員應於每天上午10:00～11:
30和下午15:30～17:00兩個時間段到分發室領取圖紙與檔案。
領取時應仔細按《入庫單》及《存檔圖樣清單》上的明細核對，與所分發的圖紙及檔案是否一致，在確認無誤後，必須在圖紙和檔案發放記錄台賬中簽字（註明日期）領取。
5.6 待《入庫單》上所需發放的圖紙與檔案全部發放完畢後，資料分發人員應將《入庫單》原件用鐵扣夾裝訂成冊，以年為單位永久存放在分發室資料櫃中存檔備查。
6 圖紙與檔案的歸檔流程
6.1 當《入庫單》上的圖紙與檔案全部影印或曬印完畢後，資料分發人員應馬上通知圖紙掃瞄人員領取圖紙並進行圖紙掃瞄，掃瞄完畢後通知檔案室管理員領取圖紙與檔案原件。
6.2 檔案室管理員應按《入庫單》及《存檔圖樣清單》上的明細核對，確認與所存檔的圖紙與檔案一致後，方可在《入庫單》上簽字領取。
6.3 檔案室管理員領取圖紙與檔案後，應立即建帳（包括電子帳）登記，並按其分類進行歸檔保管。
6.4 只歸檔不下發的圖紙與檔案應由檔案室管理員直接簽收。
7 圖紙與檔案的存檔保管
7.1 存檔圖紙與檔案的種類及儲存期限
檔案室存檔的圖紙與檔案主要有以下3類：
a）所有正式產品圖紙的底圖原件及資料室存檔的藍圖，永久儲存；
b）所有投產用的合同產品圖紙和技術檔案，永久儲存；
c）所有產品合同的隨機檔案，永久儲存。
7.2 各類圖紙與檔案的存檔要求
7.2.1 正式產品圖紙的底圖和藍圖
7.2.1.1 所有正式產品圖紙的底圖和藍圖均應在存檔時建帳（包括電子帳）登記備案，且必須保證帳物相符。
7.2.1.
2 所有正式產品圖紙的底圖均應存放在底圖櫃中，並按梯種和圖號分類存放。底圖應平放，不應摺疊。如果底圖過大或過長時導致不能平放在底圖櫃時，允許將底圖彎曲存放，但不應出現摺疊的痕跡。
7.2.1.3 所有正式產品圖紙的存檔藍圖應統一用「鐵厚資料夾」存放，且資料夾的標籤應註明所存藍圖的圖號範圍。藍圖數量應與存檔登記的帳目相符。
7.2.2 合同產品圖紙和技術檔案
7.2.2.
1 所有投產用的合同產品圖紙和技術檔案均應統一存放在塑料檔案袋中，每個檔案袋以合同號及專案名稱為標記，並在檔案袋中必須建立卷內目錄，且必須保證目錄與實際存檔的合同產品圖紙和技術檔案相符。
7.2.2.2 合同產品圖紙和技術檔案應登記建帳，同時還需在計算機中建出電子帳，且必須保證電子帳與手寫帳相一致。
7.2.2.3 如合同產品圖紙和技術檔案出現新增、作廢或替換，檔案室管理員必須對相應的卷內目錄進行及時更新。
7.2.3 產品隨機檔案
7.2.3.1 所有國內產品隨機檔案由資料室存檔，國際產品隨機檔案由國貿公司存檔，存檔的隨機檔案均應按完成的年、月登記建帳，必須保證帳物相符。
7.2.3.2 存放隨機檔案的資料櫃也應按完成年月予以標記，以便檢索。
7.2.3.3 所有產品的隨機檔案統一按公司規定進行整理並裝訂，外邊用標籤註明合同名稱、合同號等檢索資訊。
7.3 生產及質檢部圖紙
7.3.1 生產及質檢部所用的正式產品圖紙應永久儲存，嚴禁作廢。
7.3.2 生產及質檢部所用的合同產品圖紙與技術檔案，應使用到計畫部門通知該合同已發貨完畢，才允許作廢。
8 圖紙與檔案的借閱與影印
8.1 管理總則
8.1.1 為確保公司技術機密不被竊取，所有公司圖紙與檔案的借閱或外借時，申請人都必須填寫《圖紙與檔案借閱申請單》，格式見附錄d（規範性附錄），且必須經技術副總經理（或其授權人）的批准。
8.1.2 為防止圖紙與檔案原件在使用過程中破損或遺失，公司檔案室存檔的圖紙與檔案原則上一律不外借，只允許在檔案室就地借閱。
如有特殊情況需從檔案室外借圖紙與檔案原件時，必須填寫《圖紙與檔案借閱申請單》。
8.2 借閱（出）程式
8.2.1 借閱人首先到檔案室領取並填寫《圖紙與檔案借閱申請單》，隨後履行簽批手續，要求各級領導的簽字必須完整。
8.2.2 借閱人將批准後的《圖紙與檔案借閱申請單》交檔案室管理員統一編號保管備查，檔案室管理員在借閱（出）前，應仔細檢查圖紙與檔案的總頁數和使用狀態。
8.2.3 嚴禁借閱人在圖紙與檔案上進行標註、亂寫亂畫，摺疊、轉借，借閱完畢後應立即歸還。
8.2.4 檔案室管理員應仔細檢查借閱人所歸還圖紙與檔案，確認其與借閱（出）前一致，並在《圖紙與檔案借閱申請單》上簽字確認後，方可允許借閱人離開檔案室。
8.2.5 如檔案室管理員發現所歸還的圖紙與檔案有缺失、破損、隨意標註、亂寫亂畫、摺疊、轉借等現象，或借閱人在規定的3天期限內尚未歸還，應立即將情況上報上級主管領導，公司將視問題嚴重性給予通報批評和經濟處罰。
8.3 影印程式
8.3.1 圖紙與檔案一般不允許影印，特殊情況需影印時，應由申請人到資料分發室領取並填寫《圖紙與檔案影印（曬印）申請單》，格式見附錄e（規範性附錄），且必須經技術副總裁（或其授權人）簽字批准。
8.3.2 如需借用存檔的圖紙與檔案，申請人應先將批准後的《圖紙與檔案影印（曬印）申請單》影印乙份上交到檔案室，檔案室按借出程式辦理。
8.3.3 如不需借用存檔的圖紙與檔案，申請人直接將批准後的《圖紙與檔案影印（曬印）申請單》上交到資料分發室，資料分發室統一編號儲存。
8.3.4 影印申請人必須自備紙張，資料室概不提供紙張。
8.4 處罰辦法
8.4.1 借閱人不得在存檔圖紙與檔案上作任何記號、塗改、損壞或轉借，若發現歸還的圖紙與檔案有上述情況發生時，公司對相關責任人處以500元～1000元的罰款。
8.4.2 若在借閱期限內不能歸還時，借閱人需寫情況說明並報技術副總裁（或其授權人）批准。對於到期不還，不辦理續借手續的人員，公司對相關責任人處以500元～1000元的罰款。
8.4.3 若圖紙與檔案在借閱（出）過程中遺失，公司依據圖紙或檔案的重要性對相關責任人處以1000元～3000元的罰款。
9 外協圖紙的管理
9.1 外協詢價時由計畫提供圖號給戰略採購部或**部，戰略採購部與**部應直接採用pdf格式電子版圖紙詢價，不允許再申請紙質圖紙。
2019技術圖樣與檔案管理規定
1目的加強公司產品圖樣與檔案的管理，維護圖樣檔案的完整 時效性與安全，規範技術圖樣與檔案的簽署 更改及標準化等內容，對技術圖樣與檔案進行有效的控制，以適應圖樣檔案管理現代化的要求，更好的為公司的生產和經營工作服務。2適用範圍 適用於公司研發部 技術部 工程部 工藝部 品保部 生產部 裝配部 加工部，...
技術圖樣檔案管理規定
1.1.目的 統一技術檔案的管理，確保所編制和管理的技術圖樣 檔案是正確 有效和一致的 有效控制技術圖樣 檔案，確保生產時使用有效版本的技術圖樣 檔案。2.2.範圍 本規定適用於 設計檔案 產品圖樣 工藝圖樣和工藝檔案等技術檔案，也包括一定範圍的外來標準和顧客提供的圖樣。3.3.職責 技術部是技術檔...
圖樣與檔案管理規定
1 目的 明確技術圖樣與檔案的簽署 更改及標準化等內容，對技術圖樣與檔案進行有效的控制。2 範圍 適用於產品圖樣 工藝圖樣 設計檔案和工藝檔案的管理。3 職責 技術部門負責技術圖樣與檔案的統籌管理。4 工作程式 4 1 技術圖樣與檔案的簽署 4 1 1 技術圖樣的簽署 4 1 1 1 簽署欄目分為設...