編號：ytjszx/gl—002
技術檔案及圖紙編號管理辦法
編制/日期
審核/日期
批准/日期
2016-1-1發布2016-1-1實施
一、 目的和適用範圍
為規範管理公司的產品圖樣和技術檔案，本制度規定了公司設計的產品圖樣、技術檔案及外來圖紙的存檔、保管、複製、發放、更改、使用及**處理， 望各部門互相監督、共同遵守。本制度適用於公司所有的產品圖樣和技術檔案的管理。
二、 職責
技術部是產品圖樣和技術檔案的歸口管理部門，負責產品圖樣和技術檔案的編制、保管、發放、複製、更改、**及歸檔管理。
各接收部門負責產品圖樣和技術檔案的正確使用及妥善保管。
三、制度內容
1、 產品圖樣和技術檔案的編制和發放
1.1設計員按照設計程式完成對產品圖樣和技術檔案的設計、編制，標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、工藝、標準化、批准等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術檔案視為無效檔案，不得投放到相關部門，更不得使用；
1.2經過審核、校對、批准等完整簽字後，加蓋部門印章，交資料管理員統一管理。
1.3需要下發的產品圖樣和技術檔案經過影印之後，加蓋「受控」章和「日期」章，產品圖樣屬於試製產品蓋「試製」章，經技術部負責人批准後下發各部門，並做好發放記錄。
1.4每年應根據圖紙使用情況，將更改較多的圖紙進行更換。
1.5需向供方或外協廠提供圖紙資料，由採購部向技術中心辦理申領手續，經設計者校核、技術中心負責人批准，進行發放，並做好發放記錄
1.6 由供方提供的外協件產品資料，經技術部與供方共同確認後移交技術中心，由技術中心影印下發有關部門。
1.7外來圖紙、技術檔案經技術中心與供方共同確認後交資料管理員管理，需要發放時，由資料管理員發放並做好發放記錄。
2、產品圖樣和技術檔案的更改
2.1更改原則
①技術檔案的更改，不得降低產品質量的規定；
②技術檔案更改後應正確、完整、統
一、清晰；
③更改必須履行簽字手續，並保證更改前的原檔案有據可查；
④技術檔案按審批後的「更改通知單」進行原件的更改，對已發放的檔案進行更換或更改。
2.2技術檔案更改方法
①使用《技術檔案更改通知單》方式修改的檔案，要在通知單上註明是永久更改，還是臨時更改，臨時更改要說明有效期限。永久更改必須修改存檔圖紙、電子檔圖紙，修改量大時變更版本號。
②如果更改通知單註明是現場圖紙劃改的，憑批准的更改通知單，交給圖紙使用部門，請配合提供在用圖紙更改。
③更改時在檔案尺寸、文字、符號、圖形處，用細實線劃去，被劃去部分應能清楚地看出更改前的內容，然後填寫新的尺寸、文字、符號、圖形，在更改部位附近寫上更改標記、劃改人署名、標註日期。
④換頁或換圖更改，憑批准的更改通知單換圖更改，收回的圖紙必須加蓋作廢章，標明作廢日期，重新換發新圖紙。新發放的圖紙標明版本號加蓋紅色「受控」章和發放日期章。
⑤技術檔案更改涉及到採購外協單位的，更改通知單應發到採購部，由採購部配合跟**商聯絡配合更改。
⑥更改通知單發放必須與之前發放圖紙的部門相同。
⑦更改通知單應編號，按年月加自由順序號，其原件存檔備查。
2.3更改的標記
①劃改時在靠近圖樣與檔案的更改部位，寫上更改標記：用加圓圈的小寫英文本母表示（如：a、b、c……）。
②更改的內容，如地方緊湊，允許劃掉更改部分，在附近空白處寫上新內容，自更改標記處引出一條帶箭頭的細實線指向更改處。
③部分圖形的更改，用點劃線將更改部分圍上，然後用細實線打「×」，另在圖紙空白處給出新圖形。
④整個檢視的更改，用細實線劃去，在附近或採附件給出新圖，標明更改處數。
⑤更改標記一般按每張圖樣或檔案編排，但對多張表示同一代號的圖樣或檔案，更改標記應按全份圖樣或檔案編排，並填寫在需要更改的各張圖樣或檔案上。
⑥凡經更改的圖樣或檔案，均應在更改欄中填寫：a.更改標記；b.同一標記下的更改處數；c.更改通知單編號；d.更改人簽字；e.更改日期。
⑦當公司的安標產品在主要結構及涉及安全設計變更時，需要安標管理部門重新審核備案後，再由技術中心按公司程式檔案的相關規定進行管理。
⑧借（通）用件的圖樣更改應慎重，不得破壞借（通）用件的性質。否則，應繪製新圖樣，另編代號，並相應更改與其有關的一切圖樣及檔案，而原通用件和借用件的圖樣仍予以保留。
3、 產品圖樣和技術檔案的管理和存檔
3.1產品圖樣和技術檔案是公司進行生產和各項管理工作共同的資料必須加強管理，技術部門應指派一名專職資料管理員負責各種技術檔案的登記、保管、複製、收發、存檔和保密工作，保證技術資料的完整、統一等。若暫時未指定資料管理員，由部門指定人員暫行**。
部門負責人和資料管理員一同負責技術資料的保密、發放和存檔。
3.2資料檔案袋應有款號，以便查詢，存檔應登記建立臺帳，按產品、款號分類存放，排列整齊，標籤清楚，取用方便。
3.3每乙個專案完工後，專案負責人應在十五日內完成專案資料整理，交資料管理員備份、存檔。
3.4歸檔後資料不外借，當其他部門有特殊需要，必須出借時，必須填寫申請表，經負責人批准後方可借出。
3.5設計更改的產品圖樣和技術檔案歸檔後，被替代的技術資料蓋「作廢」章，另行存放。
3.6外單位提供的圖紙、資料均由管理員進行登記分類，建立檔案目錄，用專用檔案櫃存放，並做好標識。
3.7資料管理員如對技術資料保管不善，如丟失或違反本制度時，情節輕的給予批評，情節嚴重的經濟處罰。
4、 產品圖樣和技術檔案的**和銷毀
4.1 屬下列情況應將產品圖樣或技術檔案收回 ①原自製件生產後改為取消該件或替代的零部件的產品圖樣或技術檔案
②原自製件生產後改為外購或外協生產的零部件的產品圖樣或技術檔案
③原外購件或外協生產後改為自製件的零部件的產品圖樣或技術檔案
④誤發給部門的產品圖樣或技術檔案
⑤技術資料更新、修改或其他原因需更換時，在發新版本的同時將舊版收回並在《檔案發放/**記錄》內記錄。
⑥臨時或舊版的技術更改單、技術通知單、臨時生產用圖及由於新檔案重新制定而作廢的舊檔案。
4.2生產用圖、技術資料如有損壞或丟失，應追求其責任，按有關規定處理，並提出補領申請，經技術副總批准，由技術中心補發。圖紙在使用過程中因損壞、弄髒而殘缺不全、字跡不清無法繼續使用的，可憑舊圖紙到技術中心以舊換新。
4.3各相關部門必須嚴格執行收回舊版檔案換發新版檔案的規定和及時**暫不使用的檔案的規定。對以各種藉口不執行以上規定者，由技術中心報上級領導處理，同時技術中心應拒不發給新檔案，由此造成的一切後果與損失由不執行上述規定者負全部責任。
4.4收回的舊版檔案副本，技術中心予以銷毀。舊版檔案正本加蓋「作廢」章後，作為知識積累的需要予以儲存三年，但須與其它有效檔案嚴格隔離，作廢檔案嚴禁使用，但用作參考時可借閱。
4.5屬下列情況應將產品**或技術檔案進行銷毀
①圖紙或檔案髒汙、損壞，不完整、看不清尺寸、圖形的
②圖紙已經多次修改，以換新版的
③車間**的上年生產圖，有嚴重髒汙的
④經有關人員評審認為無保留價值的
4.6 銷毀
①由於新技術的不斷更新，越積越多的技術資料佔據不必要的空間，因此要對技術資料進行銷毀或清除。 ②需要銷毀的技術資料，經資料管理員提出，部門負責人連同有關設計人員進行認真核實核對，然後將銷毀理由和銷毀檔案上報上級領導簽字批准後方可銷毀。 ③銷毀的紙質檔案必須經過粉碎機或燒掉，光碟等檔案必須鎚擊粉碎。
5、標準資料管理制度
①標準資料由技術中心統一管理，並登記造冊；
產品圖樣和技術檔案編號管理辦法
1.目的 1.1 為規範本公司產品設計管理，便於技術檔案資料的標識 使用 表明技術檔案和圖樣的不同型別和不同性質 1.2 編號管理方法被有效地運用。2.範圍 本公司所有的技術檔案及圖樣，包括自行設計的產品圖紙 零部件圖紙 自行編寫的技術條件 安裝使用說明書 試製鑑定大綱 工藝檔案，作業指導書等的編號...
技術圖樣檔案管理規定
1.1.目的 統一技術檔案的管理，確保所編制和管理的技術圖樣 檔案是正確 有效和一致的 有效控制技術圖樣 檔案，確保生產時使用有效版本的技術圖樣 檔案。2.2.範圍 本規定適用於 設計檔案 產品圖樣 工藝圖樣和工藝檔案等技術檔案，也包括一定範圍的外來標準和顧客提供的圖樣。3.3.職責 技術部是技術檔...
產品檔案管理制度
1.目的 為了推動公司產品標準化，提公升產品質量的穩定性，便於跟蹤記錄分析，特制定本制度。2.適用範圍 本檔案適用於各部門。3.產品檔案管理流程圖 4.職責詳細說明 4.1副總經理負責產品檔案管理方案設計，並監督工作的執行,定期檢查檔案袋內容的完整性,並研究制定工藝的標準化 4.2製作部將客戶提供產...