技術檔案管理制度

1、總則

1.1、為建立、健全單位技術檔案工作，完整地儲存和科學地管理單位的技術檔案，充分發揮技術檔案在單位建設和發展中的作用，更好地為單位各生產部門服務。特制訂本管理辦法。

1.2、本單位技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、裝置、基建等技術活動中形成的應當歸檔儲存的圖紙、圖表、文字材料、**等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

1.3、單位技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業務管理工作中，保證其技術檔案材料的積累，達到收集齊全、整理系統，並按制度及時歸檔。以保證全單位技術檔案工作的順利開展。

1.4、按照集中統一管理技術檔案的基本原則，單位設計研究所設立技術檔案室，並配備專職人員管理。技術檔案室在技術主管的直接領導下，集中統一管理全單位的生產、開發、質量、裝置、基建等技術檔案。

建立、健全技術檔案工作，達到全單位技術檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

2、技術檔案資料的歸檔

2.1、每乙個技術專案完成或告一段落後，都要有完整、準確、系統的技術檔案資料，並按單位形成技術檔案資料的歸檔範圍和要求，將所形成的技術檔案資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由生產科長審查後及時向單位技術檔案室移交歸檔。

2.2、各部門或技術人員在移交技術檔案或技術檔案資料時，交接雙方應按規定辦理交接手續，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術檔案資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

2.3、凡需歸檔的技術檔案資料，應盡量符合國標、部標和企業標準 >標準的規定。做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪製，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、原子筆和複寫紙列印。

2.4、凡各部門形成的圖紙類檔案，應描制底圖乙份，並經技術責任簽字後，向檔案室移交歸檔。

2.5、凡外來、外購回單位的圖紙資料，隨儀器、裝置入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

3、技術檔案室的任務

3.1、集中、統

一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統、準確和安全，並及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、汙損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。

3.2、協助各部門和有關技術人員做好技術檔案資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.3、承擔技術檔案資料的接收、複製、借閱、發放和建檔，提供技術資料為全單位有關單位和技術人員服務。

4、技術檔案的鑑定和銷毀

4.1、認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑑定工作。因破損或變質的檔案，複製後，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

4.2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批後，在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關鑑定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5、技術檔案的保管和借閱

5.1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5.2、認真執行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。並於12月30日以前整理出檢查報告，交生產科長審查。

生產科長根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，並對檢查報告的真實性進行複查。

5.3、做好技術檔案的安全、保密工作，並履行批准和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。

防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出複製。

5.4、技術檔案的保密制度：

5.4.1、全單位職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。

凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、裝置回單位的檔案資料，原始底圖等），要由生產科長批准後方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

5.4.2、技術檔案如有丟失、被盜、洩密等情況，應立即上報並採取措施作妥善處理。

5.4.3、非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。

5.5、技術檔案的借閱：

5.5.1、凡本單位技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。

由管理人員填寫《檔案借閱登記表》，借閱人員簽字後，方可使用。用後按期歸還，經管理人員檢查後，方可辦理登出手續。

5.5.2、技術檔案和各種裝置說明書等，均在單位內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。

若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經生產科長批准方能借出。

5.5.3、經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。

如工作需要，到期後需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由檔案管理員負責催收，並要求其限期歸還。

到期還未歸還，由檔案管理員根據所藉資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按製作**）報生產科長審查，總經理批准後，送單位財務部，對檔案借閱人進行處罰。事後借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5.5.4、借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、塗改、抽換和丟失。

借、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。並根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報生產科長審查，總經理批准後，送單位財務部，對檔案借閱人進行處罰。

6、技術檔案的複製

6.1、凡歸檔的技術檔案資料，一般應存檔乙份。重要的和使用頻繁的應複製備份乙份，供日常借閱或發放使用，備份檔案發放後，應及時複製補充完整。

7、技術檔案和受控技術檔案的更改

7.1、當檔案編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對使用者提供的檔案資料進行更改時，還應有使用者同意更改的書面證明，並存檔備查。

更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，並將修改通知保留備查。

7.2、技術檔案更改後，資料管理人員應及時將更改通知單發放各相應的檔案受控場所，以保證檔案的使用得到有效控制。

8、附則

8.1、本辦法由單位辦公室負責解釋。

8.2、本辦法自發布之日起執行。

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