技術檔案管理制度

萊州市金城橡膠製品有限責任公司

一、目的

本制度針對技術檔案和資料進行控制，旨在通過嚴格的分類編號、編寫、審核、批准、發放管理、有效控制、保管、和更改的規定，確保檔案的正確性及使用部門都使用相應檔案的有效版本。

二、適用範圍

適用於公司技術檔案的管理和控制。

三、職責與許可權

3.1 技術科負責公司所有工裝、模具的設計，並負責其標識、歸檔、發放、和更改控制。

3.2 產品所用的各類外來技術檔案，由技術科負責其識別、歸檔、發放。

3.3 國家或地方法律、法規、標準、規範、技術文獻等外來技術檔案，由使用檔案部門識別其適用性及發放範圍，報技術經理批准採用，技術科歸檔、保管及發放。

四、程式內容

4.1 本公司技術檔案包括：

1）顧客提供的圖紙；

2）國家或地方法律、法規、相關產品標準、技術規範、技術情報、參考資料；

3）技術標準、工藝檔案、檢驗標準、操作規程等；

4）投標檔案、合同；

5）生產過程中所用的各類技術資料。

4.2 技術檔案的編寫、校對、審核、和批准

本公司所有技術檔案編制後，須經技術科長審核並交技術經理批准後發放。需經顧客確認的設計圖紙，必須上報確認後發放。

4.3 技術檔案的標識、編號和歸檔

公司技術檔案由技術科按照規定進行標識和編號、並負責歸檔。

4.4 技術術檔案的發放

技術檔案根據經核准的使用部門或人員發放，發放時應在《檔案、圖紙發放登記表》上做好記錄，檔案領用人簽名登記。每次檔案更改導致重新發放檔案時，應按照發放登記重新發放，確保公司各部門使用的檔案版本是當前有效版本。

4.5 技術檔案的更改

4.5.1 檔案更改前，應**件的原審批人審批，如果授權他人審批，該授權人應獲得審批所需依據的有關背景資料。

4.5.2 修改後的檔案由檔案發放管理人員按4.4條規定發放，同時收回原檔案，收回的檔案由技術科識別、記錄、儲存、歸檔或銷毀。

4.5.3 內部設計更改

1）技術科發現已發出的設計檔案需要進行更改的，原設計人員應及時更改並填寫《設計更改通知單》，報技術經理審批後發至生產、質量及車間等有關部門。

2）《設計更改通知單》發放時，未加工、安裝的產品，按最新的設計輸出檔案執行，原輸出檔案及時收回。《設計更改通知單》發放時已加工或安裝的產品，由技術經理和生產經理聯合決定返工、返修或降為次品使用，或作報廢處理。

4.5.4 外部提出設計更改

顧客在使用過程中提出的設計更改，由技術科組織修改設計檔案，供銷科負責與顧客溝通與確認，並報技術經理審批後，交由生產部門進行實施。必要時，修改的設計檔案應送顧客重新認可。

4.6 技術檔案的日常管理

4.6.1 技術科檔案管理人員應確保各部門所使用的檔案與有效版本原件的一致性，各部門應主動對生產過程中產生的問題，及時反饋，並提出修改意見；

4.6.2 檔案借閱或複製必須遵循如下規定

1）借閱公司技術檔案需填寫《借閱申請單》，由部門負責人簽字批准，借閱後應按時歸還；原版檔案一律不得外借。

2）因工作需要複製有關檔案，由檔案領用人提出申請，經技術經理簽字批准，檔案管理人統一複製、發放；並在《檔案、圖紙發放登記表》上做好記錄。

4.6.3 有效檔案因破損嚴重影響使用時，使用人需提出申請，到檔案管理人員處辦理更換手續，並交回破損檔案。

4.6.4 有效檔案丟失後，檔案使用人應立即辦理檔案申請領用審批手續，做出書面說明(技術經理依嚴重程度給以相應處理)，報部門經理及技術經理批准，檔案管理員根據批准簽字補發檔案，並在《檔案、圖紙發放登記表》上予以登記。

4.7 外來檔案的控制

1）國家或地方法律、法規、標準、規範、技術文獻等外來檔案，由使用部門的負責人識別其適用性及發放範圍，報技術經理批准採用。上述所採用的檔案由公司檔案管理人員編制《外來檔案清單》；

2）檔案管理人員負責與技術監督局情報所聯絡，及時取得最新技術標準及規範，並核查本企業所使用的外來檔案版本的有效性，對過期檔案應及時更換、處理，並及時更新《外來檔案清單》；

3）產品上所用的各類外來檔案由技術科進行管理。

4.8 軟體、軟盤等其他形式的檔案和資料，由檔案的產生或使用部門負責予以標識、登記，並進行版本管理。

4.9 圖紙歸檔以書面形式由技術科儲存。