技術檔案應長期儲存,管理要科學系統,能有效控制,確保各相關場所都能得到有效的版本,防止作廢的技術檔案誤用。
一、總則及範圍
為保持已有技術工藝檔案的完整性，使知能完全指導生產，以保證質量和生產正常進行，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術檔案管理。
二、管理業務於分工
技術部負責人：負責本制度的制定及有關技術檔案各項業務管理的審批及有關事項的確定
檔案保管員：負責技術檔案的保管收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1、技術檔案的分類：
（1）法律法規及標準性檔案：
a) 相關的法律法規；
b) 國家規定的產品標準及有關管理標準；
c) 相關的質量標準；
（2）作業類檔案：
a) 圖紙及各業工藝規程、工藝卡片、作業指導書；
b) 工序制量表及制量控制點一覽表；
c) 產品使用說明書；
d) 公司內所有裝置使用說明書；
e) 裝置使用說明書；
f) 各種明細表；
（3）管理類檔案；
公司日常制定的有關技術要求的通知及計畫及規定等。
2、檔案登記：
（1）技術部必須建立(技術檔案管理臺帳)，掌握本場全部技術檔案的情況。其台帳至少包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間、發部時間、發放部門及銷毀情況。
（2）檔案接收後：檔案保管員應及時對檔案進行分類、編號並作記錄。每月或每季度將記錄像印件送技術部。根據記錄及時掌握本廠技術檔案動態。
3、檔案的歸檔及保管：
技術檔案的保管員由檔案保管員按檔案標準進行保管，廠內發行的技術檔案，除按檔案管理的要求進行管理外尚須對儲
（1）存待發的檔案進行登記保管：
a) 底圖歸檔應符合下列要求：
b) 清晰、無破損、汙跡和皺褶；
c) 標題欄填寫完整，簽署齊全；
d) 設計檔案齊全；
e) 圖樣按產品、部件明細表或目錄成套歸檔；
4、技術檔案的複製與分發：
技術檔案的複製列印由技術部提出列印數字，但必須保證分部完畢後有一定儲備，技術檔案傳送時，要備好（技術檔案發放/領用表）進行檔名稱、編號、日期等內容的登記，發放的檔案應加蓋專案負責人，接受人員應在登記表上簽收。
外來檔案：技術檔案經技術部審查後由檔案管理員進行統一管理，需下放的由檔案管理員進行發放，做好發放記錄，發放的技術檔案應加蓋專案負責人及日期章。
因產品外協外單位需要影印圖紙應按規定辦理影印審批手續，經審批後方可影印。
生產用影印圖必須保持與底圖始終一致，保持完整、清晰。
資料管理員對存檔影印技術檔案管理有以下職責：
（1）驗收、登記、建立台賬；
（2）正理、裝訂成冊、保管、出借和收回；
5、技術檔案的借用：
（1）質量內管理檔案的借用應填寫（檔案借閱記錄登記表）。
作業類檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
6、技術檔案的修改與審批：
（1）當某專業的技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的技術師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業業務負責人）填寫（設計更改單）技術。
（設計更改單）應包括下面內容：
a) 技術檔名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
b) 更改理由；
c) 會審意見，會審簽名；
d) 設計、工藝負責人簽名；
e) 修改內容和修改要求（以圖紙和文件形式表現）；
7、技術檔案的審查與批准：
一般性的內容更改只須將填好的（設計更改單）交技術負責人進行審查和簽字批准即可，重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等印象面較大的內容更改有技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
檔案管理員接到（設計更改單）後，應立即著手工作更改時，必須把已發出和儲存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
8、技術檔案的管理應以紙質和子版存檔（在登記時應作出標記）。
9、技術檔案的**與消毀：
技術部應及時掌握相關國家標準動態，及時更新，過期的圖紙、技術檔案、工藝規程應進行**消毀。當新的技術檔案進行分布時，分發人同時應將相應的舊檔案進行**，整理後由技術部決定對其進行歸檔或消毀。
四、檔案登記表
檔案登記表記錄
目錄一、總則及範圍1
二、管理業務於分工1
三、管理內容於要求1
1、技術檔案的分類1
2、檔案登記2
3、檔案的歸檔及保管2
4、技術檔案的複製於分發3
5、技術檔案的借用3
6、技術檔案的修改於審批4
7、技術檔案的審查於批准4
8、技術檔案的管理5
9、技術檔案的**於消毀5
四、檔案登記表5
隴西縣信森水泥製品有限責任公司
xsw—006
技術檔案管理制度
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技術檔案管理制度
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