技術檔案管理制度

為了加強公司的技術性檔案的管理，使技術檔案的管理工作科學化、規範化，現制定制度如下：

一、檔案的編寫、審核、審批

1、技術性檔案分為：配方、標準、其他類（各公司的裝置操作規程、作業指導書等），其中配方、標準、作業指導書等由產生部門相關人員起草、部門負責人審核，技術負責人審批；裝置操作規程等由各單位裝置部負責人審批。

2、單份技術性檔案及彙編本要註明檔名稱、編號、發文號、起草人（編制人）、審核人、批准人、產生部門、生效日期（產生日期）。

二、檔案的編號

技術性檔案編號按照《檔案資料編號規定》執行，各本部因工作需要需增加、修改技術性檔案代號時，將檔名稱及型別報送質量技術中心技術保證部備案，由技術保證部向總裁辦公室申請檔案代號，為統一管理，避免代號混亂，各本部技術性檔案不得擅自編代號。

三、檔案的發放

1、技術性檔案在發放前確定發放範圍及檔案適宜性，填寫《檔案處理單》由部門主管領導審核，技術負責人批准後，依據發放範圍發放。（《作業指導書》等由相關負責人審批後，依據發放範圍發放）。

2、檔案發放時依據《檔案處理單》確定的發放範圍在發文登記表中登記，明確檔案編號、名稱、發放時間、發往單位及份數等。

3、試產標準必須在試產前一天發放到相關部門；正式標準在試產移交後正式生產前一天發放到相關部門，同時將試產標準作廢**；原輔料質量標準必須在原輔料到貨前發放到相關部門；半成品、成品質量標準必須在產品投產前發放到相關部門。

4、技術性檔案直接發往使用部門，不必發往各單位辦公室**。也不必在辦公室備案。

5、各本部子公司產生的標準必須經本部研發部門審批，由本部研發部發放到相關部門。發往質量技術中心的標準由質量技術中心管理部下發至各分部。

6、各本部因新增分公司、生產廠需要補充發放相關技術性檔案時根據確定的發放範圍填寫檔案處理單，在「申請內容」中註明「補充發放」，發放時做發文登記。

四、檔案的更改

1、檔案更改時由更改提出人填寫《檔案更改申請（通知）單》填寫相關內容，審批人批准後，按原檔案的發放範圍發放到使用部門。使用部門按照更改單對檔案更改。並將更改的內容及時傳遞到生產使用場所。

（收到更改通知後四小時內）

2、檔案的換版、作廢與銷毀由檔案產生部門填寫《檔案更改申請（通知）單》，經審批後發放（按原檔案的發放範圍），換版檔案要再編號後加註版本號，檔案更改後要及時標註更改狀態；作廢檔案要及時從使用場所撤回，由原檔案產生部門統一銷毀，同時原檔案產生部門儲存作廢清樣。

五、檔案歸檔

1、檔案產生、接收後兩個工作日內進行歸檔，按配方、標準、其他類（操作規程、作業指導書、標識管理規定、原輔料檢驗驗證專案表、不可投產情況等）進行分類。

2、《受控檔案和資料清單》、《有效外來檔案資料清單》，填寫時要求使用中性筆、鋼筆填寫或計算機列印，塗改時加蓋塗改人手章。各單位可依據實際情況建立電子版的歸檔登記表，但必須保證登記表的使用查閱及時、準確，清單更新及時。

3、傳真件檔案影印後再進行歸檔。

六、檔案網發

目前情況下，各本部研發部產生的配方不可進行網發，原經總工程師批准網發的檔案可繼續通過「公司智慧型辦公資訊系統」（oa）進行發放。

1、檔案的網發執行《網上檔案資料控制具體實施辦法（試行稿）》。

2、檔案網發必須在檔案發出48小時後將網發回執收集齊全，並妥善保管。

七、檔案的借閱、銷毀

檔案必須分類放在通風、安全的地點，任何人不得在檔案上塗抹。需要借閱（複製）時，應填寫《檔案查（借）閱/複製登記表》，**件持有部門負責人同意後方可借閱（複製），並在備註欄內註明使用方式（借閱/複製）、歸還時間等。

八、檔案備案

各部門產生的技術性檔案必須以紙版的形式在質量技術中心技術保證部備案（檔案簽發後兩日內）。由質量技術中心技術保證部建立全公司的技術性《受控檔案和資料清單》。

九、檢查與考核