第一節文書檔案管理工作要點
一、公文的概念
公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答覆問題、指導或商洽工作的重要工具。
二、公文的種類
1、請示
請上級指示和批准，用「請示」。
2、報告
向上級機關匯報工作、反映情況，用「報告」。
3、指示
對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用「指示」。
4、布告、公告、通告
對公眾公布應當遵守或周知的事項，用「布告」。向國內外宣布重大事件，用「公告」。在一定範圍內公布應當遵守或周知的事件，用「通告」。
5、批覆
答覆請示事項，用「批覆」。
6、通知
傳達上級的指示，要求下***或者需要指導的事項，批轉下級的公文或**上級、統計和不想隸屬單位的公文，用「通知」。
7、通報
表揚好人好事、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬單位指導的事項，用「通報」。
8、決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排，用「決定」。經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用「決議」。
9、函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批准等詢問或答覆問題，用「函」。
10、會議紀要
傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用「會議紀要」。
三、公文的格式
公文格式一般包括：標題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位（部門）、公文本號、主題詞等。
（1）公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，並標明發文單位和公文種類。
除批轉法規性檔案外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。
（2）向上級請示的公文，一般只寫乙個主送單位（部門），如果同時需要上報另乙個上級單位（部門）時，可以用抄報的形式。
（3）發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最後單位簽發的日期為準。
（4）公文本號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文，只標明主辦單位（部門）的公文編號。
（5）公文如有附件，應當在正文之後、單位名稱之前，註明附件的名稱和件數。
（6）收發文單位（部門）應寫單位（部門）全稱或規範化簡稱。聯合發文，應將主辦單位（部門）排列在前。
（7）文字一律從左至右橫寫橫排。
（8）公文紙一般用16開，在左側裝訂。「通告」等，根據實際行文關係確定用紙大小。
四、文書檔案管理制度的適用範圍
文書檔案管理制度主要適用於企業總經辦及相關部門的來文處理、發文處理、文書擬定、檔案資料歸類、立卷、檔案管理等相關事項，具體規範如下：
（1）文書管理。
①文書的種類和適用範圍。
②文書的格式要求和行文規則。
③文書的起草、校核、簽發、印刷。
④收發文處理。
⑤文書傳閱及登記。
⑥文書管理工作質量標準。
（2）檔案管理
①歸檔範圍規定。
②責任分工，專人統籌管理。
③各部門歸卷管理。
④立卷、統籌管理。
⑤檔案借閱管理。
⑥檔案維護與銷毀處理。
五、文書檔案管理制度涉及的問題
企業建立文書檔案管理制度，主要目的是使企業統一文書擬定審核工作，正確有效地處理文書、分層級管理檔案、構建檔案體系等，從而確保企業正常經營，提高辦公效率。企業文書檔案管理制度可以解決以下四個問題。
（1）文書格式不統一，不符合國家法律、法規和公司的相關規定，用字用語不準確不貴凡，觀點不明確，表述部正確，層次不清，文字不精練。
（2）行文規則不規範，各類文書混用，文書處理工作效率低，耽誤最佳處理時間。
（3）文書審核、審批程式不規範，處理、傳閱記錄空白或多次漏記錯記未形成合理、搞笑的歸檔流程，各類文書、資料、資訊散亂不成體統，查閱困難，對公司相關決策幫助不大。
（4）文書、檔案的保管、借閱、保密工作不到位，給公司造成損失。
第二節文書檔案管理制度制訂範例
一、文書管理制度
第一章總則
第一條目的。
為使文書管理制度化、規範化，確保文書工作規範且順利開展，提高公司的辦公效率，特制訂本制度。
第二條適用範圍。
本制度適用於公司文書管理的各工作事項。
第三條相關職責。
公司文書的收發、領取與寄送工作由總經辦負責。
第四條文書管理工作原則。
（1）文書歸公司所有並保管，任何個人不得私自占有。
（2）嚴格保守文書機密。
（3）所有文書的處置都需以「準確」與「迅速」為原則，明確責任。
（4）在緊急狀況下，以口頭或**形式處置的事項，事後必須以文書形式記錄下來。
第二章文書的分類與編制
第五條文書種類及其適用範圍。
公司文書包括決定、報告、通知等，其適用範圍不同，具體如下。
（1）決定。適用於對公司重要事項或重大經營管理活動作出安排、獎勵有關部門和人員。
（2）報告。適用於向上級領導或部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級領導部門的詢問。
（3）通知。適用於對各部門布置工作並闡明有關指導原則、發布規章制度、**上級部門和不相隸屬的主管部門的公文、傳達要求各部門共同執行的事項、任免和聘用管理人員。
（4）請示。適用於向上級領導或部門請求指示批准某事項。
（5）批覆。適用於答覆下屬部門或人員的請示事項。
（6）函。適用於不相隸屬的部門之間相互商洽共組、詢問和答覆問題，向不相隸屬的有關部門請求批准等。
（7）會議記錄。適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
（8）演示文稿。適用於反映公司經營管理情況，總結經驗教訓，溝通資訊。
（9）會議紀要。適用於記載會議研究確定的事項或主要精神，要求與會部門及人員共同遵守、執行。
第六條公司文書的擬定程式如下。
（1）總經理或主管副總提出擬撰搞任務。
（2）撰稿人明確撰稿內容和行文內容。
（3）撰稿人認真醞釀構思，收集各類材料資料等。
（4）撰稿人按照行文規範，正式擬稿。
（5）總經辦主任對初稿進行審核並提出修改意見。
（6）根據意見進行修改，形成正式文稿。
(7)總經辦主任二次審核後交總經理審核簽字。
（8）行政秘書根據簽發稿，列印、校閱、正式成文。
（9）總經理及總經辦主任在許可權內對需用印檔案加蓋印章。
第七條文書格式
公司文書一般由文頭、發文字號、標題、主送部門、正文、附件、發文部門署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、印製單位、印發時間和份數組成等，部分公文還應包括份號、密級、緊急程度、簽發人、印發傳達範圍、附註、抄送部門等內容。
（1）文頭。由發文部門全稱或者規範化簡稱加「檔案」二字或者加括號標明文種組成，劇中印在文書首頁上部。
（2）份號。文書印製份數的順序號，標註於文書首頁左上角，秘密文書應當標明份號。
（3）密級。秘密文書應按照密級劃分規定確定「絕密」、「機密」、「秘密」，標註於左上角份號下方。
（4）緊急程度。緊急文書應當分別標明「特急」、「加急」，標註於文書首頁右上角。
（5）發文字號。由發文部門代字、發文年度和發文順序號組成，標註於文頭下方居中或左下方。
①聯合行文，一般只標明主辦部門的發文字號。
②發文年號一律用公元紀年全稱，括於方括號內，置機關代字之後發文序號之前。
（6）簽發人。上報文書應在發文字號右側標註「簽發人:***」。
（7）標題。由發文部門名稱、文書主題和文種組成，位於發文字號下方，標題中除法規、規章和規範性檔名稱加書名號外，一般不加標點符號。
（8）主送部門及人員。主要受理文書的部門及人員。主送部門名稱應用全稱或者規範化簡稱，位於正文下方，頂格排印。
（9）正文。文書的主體，用來表述文書的內容，位於標題或者主送部門下方。
（10）附件。文書附件，應置於主件之後，與主件裝訂在一起，並在正文之後發文部門署名之前註明附件的名稱。
（11）發文部門署名。應當用全稱或者規範化簡稱，位於正文的右下方。
（12）成文日期。
①一般署會議通過或者公司領導簽發日期，需2位以上領導簽發的文書署最後簽發日期。
②成文日期應當寫明年、月、日，標註在正文之後右下方。
③決議、決定、規定、辦法等不標明主送部門的文書，成文日期加圓括號標註於標題下方居中位置。
④「會議紀要「、」工作監督「成文日期標註於文頭右下方。
（13）印章。
①除「會議紀要「、」工作監督「外，其他文書應加蓋印章。
②印章蓋在成文日期的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文日期之下，不再落款。
③如成文日期在前，印章可蓋在正文右下方空擋處。
④正文末頁無空擋，將正文內容擴大、縮小行距使印章頁有正文內容。
（14）印發傳達範圍。加圓括號標註於成文日期左下方。
（15）主題詞。主題詞由反映檔案主要內容的規範化名詞或名詞片語和文種組成，標註在檔案末頁下部、抄送部門之上。
（16）抄送部門。抄送部門指除主送機關以外的其他需要告知文書內容的上級、平級、下級和不相隸屬的部門，抄送部門標註於主題詞之下、制發部門之上。
（17）印製單位、印發時間標註於抄送機關之下。
（18）打字者、校對者、份數標註於印刷部門、印發時間之下。
（19）其他專業性規範文書依照各自文書樣例製作。
第八條文書擬定要求。
（1）對起草文書的理由必須做出交代，列明起因以及中間交涉過程，必要情況時附上有關資料與檔案。
（2）文書的起草必須徵得部門主管同意，必須明確起草文書的責任者，文書的草案必須予以儲存。
（3）公司重要文書或契約書案必須經過公證，並且在正式文書形成日之前，必須掌握且附上具有價值的證據或證明檔案。
第九條公司內部文書署名要求。
（1）一般往來文書，需主管署名。
（2）單純的上報文書，或不涉及各部門且內容並不重要的文書，需部門署名。
（3）公司內部重要文書，按責任範圍的規定署名總經理、副總經理、部門經理、負責人。
第十條公司外部文書署名要求。
（1）公司對外文書，如契約書、責任狀、官方許可申請書、回執、公告等重要文書，一律署總經理姓名。
（2）如為總經理委託事項，可由指定責任人署名。
（3）上列規定以外的文書，也可由部門經理署名。
第十一條文書修改規定。
（1）文書修改時，需經總經辦主任審批。
（2）進行文書修改時，修改人必須認真審閱原件，修改後必須署名。
第十二條文書列印工作要求。
（1）行政秘書將擬好的文稿進行列印。
（2）列印完畢後行政秘書需負責校對。
（3）核對完畢，準確無誤後，行政秘書進行文稿裝訂。
第三章收發件處理
第十三條收文登記。
總經辦收到文書後需進行仔細清點、按類登記，登記應註明收文日期、文號、來文單位、事由等。
第十四條傳遞檔案（含機要件、**件）接收規定。
第四章管理制度
一 目的 本管理檔案明確了公司根據資金預算制定和分解月度資金計畫過程的管理要求與操作規範，以規範資金計畫管理。二 範圍 本程式管理檔案對公司資金計畫管理進行了規定，適用於公司各部門，並涉及資金統一計畫的各控股子公司。如未加特別說明，本程式管理檔案內所稱 控股子公司 均指其資金納入公司資金統一計畫管理...
第四章考勤管理制度
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第四章 出差管理制度
1 總則 為規範出差管理流程，合理控制出差費用，特制訂本制度。本制度適用於公司內部員工國內或國外出差。2 出差管理辦法 2.1 國內出差 2.1.1本公司員工因公奉派國內出差辦理公務者，依本辦法規定發給出差旅費，參加 附件一 2.1.2本公司員工交通費 a 乘坐火車及長途汽車，原則上應出具鐵路局 公...