為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規範、標準，結合公司的具體情況，特制定本規定。
一、辦公用品及勞保用品的界定：
辦公用品、勞保用品係指公司、部門共同使用、保管的公用物品及員工辦公使用、保管的文具物品，和勞動保護用品。
二、辦公用品及勞保用品的採購及庫內保管：
● 公用辦公用品及個人文具用品，勞保用品由各部門每月上報所需用量，然後本著勤儉節約、便宜耐用、樸素大方的原則，根據庫存、實際消耗及確屬工作需要的情況，計畫採購。
● 採購辦公用品遵循公開原則，綜合辦在今後工作中需在公司網上將每一種辦公用品**進行公示，公司每位員工都可推薦**更優惠的進貨渠道等，綜合辦應結合價效比選擇最優渠道進行採購，力爭將辦公成本降至最低。
● 公司所屬各部門確因工作需要購置辦公用品的，須提前擬定計畫，報上級領導，經審批後，由公司綜合辦統一購置。費用列入部門（公司）費用考核中。
● 各部門以及分公司在每個月25日之前將下月日常用辦公用品使用計畫統一報送綜合辦公室，綜合辦公室根據實際用量和庫存情況制定採購計畫，確定定購數量，經上級領導批准後購置並發放。
● 根據商品購進**，製作辦公用品價目表，在公司網上進行公示
● 設立內部購、銷登記臺帳，每月統計、在公司網上公布發放數量、費用彙總
● 綜合辦可向文具批發商採購，其必需品、採購不易或耗用量不大者，應酌量存庫。
● 對有些部門提出的特殊需求，經過性價對比後，可選擇最優方案，經上級領導審批過後方可購買。
● 貫徹「五適」方針，即以最適當的價位、在適合的時間、從最適合的地點，購進適當品質及適當數量的物料。
● 綜合辦收到請購單或採購計畫被批覆後，立刻開展多方詢價，比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選**商的品種、效能指標、**、批量、運輸和付款條件等情況報採購主管選擇。
● 對大宗、貴重、批量性的採購可採取公開競價、招標、產品訂貨會等方式進行採購。盡量提高每次採購批量，獲得批量折扣，降低採購成本。
● 負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好。
● 備品倉庫設專人負責，所有辦公用品，辦公裝置，低值易耗品，通訊裝置等都需根據《入庫單》嚴格檢查品種，數量，質量，規定，單價是否與進貨相符，按手續驗收入庫，登記上賬。未辦入庫手續，財務一律不予報銷。
● 入庫程式：綜合辦採購→供貨商供貨→採購員檢驗物資質量→採購員填寫《入庫單》並簽字→庫管員清點物資數量，並在《入庫單》上簽字→登帳或錄入資料庫→財務審核。
● 備品保管實行材料清，賬目清，數量清，擺放整齊，庫房整齊，帳物一致，做到日清月結。
● 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事。
● 公司綜合辦公室要建立購置臺帳及領用臺帳，要做到帳物相符，每月末進行清整盤點。
● 綜合辦負責收回公司離職人員的辦公用品和物品。
● 保管員調動工作，一定要辦理交接手續，移交中的未了事宜及有關憑證，要列出清單三份，寫明情況，雙方簽字，綜合辦主任見證，雙方各執乙份，綜合辦存檔乙份，事後發生糾葛，由負責人負責。對失職造成的虧損，除按價賠償外，視情況給予責任人處理。
三、辦公用品的發放：
圖示：● 各部門上報本部門的每月辦公用品計畫及預算：經綜合辦主任審批後，綜合辦負責根據實際工作需要有計畫的分發給各個部門，如超出本月預算的需經上級領導審批方能領用。
● 負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字，並得到部門主管簽字審批。
● 除正常配給的辦公用品外，若還需用其它特殊用品或大宗、高階辦公用品，必須按財務管理規定報總經理審批後方可購置。須經綜合辦主任批准方可購買並領用。
● 本規定將辦公用品分為易耗品、管理消耗品、管理品及工具四種：
易耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、複寫紙、卷宗、標籤、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、原子筆、訂書釘等。
管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙、墨盒等。
管理品：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等
工具：錘子、改錐、鉗子、電工用具等。
● 辦公用品及勞保用品分為個人領用與部門領用兩種：
「個人領用」系個人使用保管用品，如原子筆、簽字筆、直尺、工作服等。
「部門領用」系部門共同使用用品，如打孔機、大型訂書機等。
● 易耗品及管理消耗品每月領用一次，管理品每季度內領用一次；原則上不再另行領用。
● 原則上，每人每月發放原子筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季度發膠水一瓶、大頭針、回形針、訂書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經部門主管批准後另行申請。
● 筆芯、墨盒、桌布刀片等類似用品採取以舊換新原則。
● 公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據各部門提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。員工離職時，應將剩餘辦公用品一併退還綜合辦。
● 印刷品（如信紙、信封、**等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由各部門發印給綜合部，再由綜合部申報到上級領導部門經審批後，進行統一管理。
四、使用及保管規定：
● 辦公用品只能用於辦公，禁止移作他用或私用。
● 所有員工對辦公用品必須愛護、勤儉節約，杜絕浪費，禁止**，努力降低消耗、費用。
● 關於公司檔案、盡量通過公司網發布，減少紙張、墨盒和傳真的使用。
● 列印紙、影印紙：本著勤儉節約的使用原則，除保密檔案及外送檔案外，所有檔案應使用二手紙。
● 公司綜合辦要按照各部門分別建立領用臺帳。各部門根據工作需求領用、登記，年終結算，發生的費用從各部門辦公費用中扣除。
● 公司各部門的公用辦公用品、勞保用品應妥善保管好，各部門應設立耐用辦公用品檔案卡，綜合辦公室定期檢查，如非正常損壞或丟失，應及時上報，公司將根據具體原因追究當事人相關物品淨殘值予以賠償。對於重大責任者，除追究經濟責任外，還將視情節給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。
五、其他
● 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究並提請總經理批覆。
● 本規定解釋權歸綜合辦公室。
● 本規定從發布之日起生效。
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