辦公用品領用管理制度

辦公用品作為企業的必須開支，在公司的運營費用中占用一定的比例。加強和規範對辦公用品的採購、發放、領用、**等環節的管理規定，可以達到使公司壓縮開支，樹立形象，強化管理的目的。

辦公用品雖小，但積少成多，因此辦公用品的發放必須有嚴格的制度規定保障，一般情況下辦公用品的領用可按照以下流程進行。

辦公用品領用管理注意事項

辦公用品的領用、更換要依照辦公用品使用期限一覽表，辦公用品更換按要求處理，特殊情況要有書面報告。

根據工作需要情況，確定各崗位辦公用品配備規格一覽表，作為辦公用品發放的依據。

員工離開本單位，應退回領用的辦公用品。

辦公用品申領使用管理方式

行政部門不但要負責辦公用品的收發，還要負責申請、採購，如此瑣碎、繁雜，要做好就得要理清各環節之運作，並作好計畫、預算工作。並且，此類工作的管理還要視企業規模大小而制定不同的管理方法。

對於小型企業來說：

行政人員應將一些使用頻率較高，如原子筆、紙巾等，稍作一些儲存，佔的地方不大，用乙個櫃子就可以。

文具領用可採用以舊換新的方式，不過更改前，各部門(單位)還得填寫申領單，經公司主管簽字後，加以統計，叫**商送來後，便可發放。

對於可繳交的用品，如釘書機、打孔機等用品，人員離職後可收回，發給下一任同事使用。

對於大中型企業則不同，因為人多、部門多，上述作法應付不了需求，還會遭到不少同事埋怨，可行的方法是：

行政部根據各部門的工作需要，為公司各部門做好辦公用品領用預算，可以根據往年的用量及費用，作出年度計畫及預算，這種預算作業通常在年終進行。

員工領用辦公用品需經過部門經理及行政經理的核實審批，到行政部填寫辦公用品領用情況登記表。

設立辦公用品保管室，依公司大小，用品多少設保管員1名或2名，保管員既要做好收發工作，還要根據業務需要做好賬本登記，定期對文具進行盤點。行政部可以安排公司的前台人員或保潔員擔當辦公用品的保管員。

採購人員應選擇好**商，並控制好**及品質。

行政人員應擬訂好《辦公用品收發一覽表》，使辦公用品在收發過程中有條有序。

辦公用品管理辦法

一．目的

為規範公司辦公用品管理，使之即滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。

二．適用範圍

公司內所有部門及分公司辦公用品的採購、領用及報廢等管理。

三．辦公用品請購

各部門應於每月25日至30日根據工作需要編制下月的辦公用品需求計畫，由部門主管填寫《辦公用品採購申請單》交行政人力資源部。

行政人力資源部統一彙總、整理各部門的採購申請，並經核查庫存狀況後填寫《辦公用品採購計畫表》，呈報總經理審核同意後實施採購任務。

各部門若需採購臨時急需的辦公用品，由部門主管填寫《辦公用品採購申請單》，並在備註欄內註明急需採購的原因，報總經理批准後由行政人力資源部負責實施採購任務。

四．辦公用品採購

為有效完成採購任務，原則上由行政人力資源部統一負責實施採購任務。

對專業性辦公用品的採購，由所需部門協助行政人力資源部共同進行採購。

臨時急需辦公用品可經行政人力資源部同意後由使用部門自行採購。

對單價大於500元以上辦公用品的採購，應先進行詢價、比價、議價，並將最終議定**呈報總經理同意後，方可實施採購任務。

五．辦公用品入庫

辦公用品入庫前須進行驗收，對於符合規定要求的，由行政人力資源部辦公用品管理人員登記入庫；對不符合要求的，由採購人員負責辦理調換或退貨手續。

辦公用品採購發票應由行政人力資源部辦公用品管理人員簽字確認入庫後，方可報銷。

六．辦公用品領用

員工領用辦公辦公用品應填寫《辦公用品領用登記表》。

員工領用單價在人民幣100元以上的辦公用品，須經部門主管核准同意。

七．辦公用品使用

嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

員工離職時應依《辦公用品領用登記表》所領辦公用品一併退回(消耗品除外)。

凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應指定專人負責保管。

公司員工應本著節約的原則使用辦公用品。

辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。

八．辦公用品報廢

非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢登出時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經部門主管審核，並報總經理同意後，到行政人力資源部辦理報廢登出手續。

書寫工具

簽字筆鋼筆/墨水

鉛筆/橡皮

原子筆白板筆**筆螢光/記號筆

油漆/膠片筆

檔案儲存

資料夾/冊

檔案袋/套

票據夾報告夾檔案盒寫字板/板夾

名片冊/夾

檔案盤/雜誌架

風琴包紙、本影印紙報事貼分類索引

傳真紙列印紙硬皮/軟皮本

萬用手冊

螺旋/膠裝本

**列印紙

桌上用品

塗改液筆筒/量尺

膠帶/膠帶座

膠水/膠棒

圖釘/圖針

釘書器/機

計算器夾子/切紙刀

起釘/打孔機

辦公耗材

佳能墨盒

惠普硒鼓

墨粉惠普墨盒

佳能硒鼓

光碟/軟盤

愛普生墨盒

愛普生硒鼓

滑鼠/u盤

辦公用品相關

辦公用品管理辦法

辦公用品管理制度

辦公用品領用表

辦公用品領用規定

辦公用品採購辦法

辦公用品批發

辦公用品**

辦公用品管理制度

一．辦公用品管理總則

1. 為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。

2. 本規定中的辦公用品包括：

公司給員工個人配置的通訊工具（手機、bp機）、辦公桌椅、**機和員工日常工作所需的辦公文具。

公司給部門配置的檔案櫃、傳真機、印表機、掃瞄器等。

公司公用的辦公裝置，如公共區域的傳真機、印表機、影印機等。

公司為部門購置的書籍、雜誌和報刊。

二．個人辦公用品的管理

公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。

公司員工領用辦公用品須至行政部填寫「辦公用品領用登記」。

公司員工應當自覺愛護公司財產；節約使用辦公用品。

三．部門辦公用品的管理

1. 除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。

2. 部門申請購買辦公用品的程式：

部門經理填寫《辦公用品申請表》；

交於公司行政部（分公司則交於分公司行政，由其統一傳真至上海行政部）；

上海行政部查對庫存或根據業務發展需要統一核准，上報董事長；

董事長簽核；

上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理（分公司則反饋給分公司行政）。

部門辦公用品領用之後，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。

四．公共辦公用品的管理

公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。

公司所有員工應當愛護公共辦公用品，列印、影印避免浪費。對於公司內部檔案資料，提倡使用二手紙。

員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向行政部或公司網管報修。

辦公用品採購辦法

為進一步加強辦公用品採購管理，規範辦公經費的支出行為，保證辦公經費有效使用和節約，特制定本辦法。

一、適用範圍

全單位日常辦公所需的、《辦公用品目錄》規定範圍內的各種文具、物品等低值易耗材料及器具，均納入定點採供範圍。

二、職責分配

採供部負責組織招標、評標確定我單位辦公用品定點採購**商(以下簡稱**商)；督促**商在我單位辦公用品**中履行合同；提供《辦公用品目錄》；受理各部門《辦公用品領用單》備案；定期向**商統一結算辦公用品費用；組織大批量辦公用品採購。

財務部負責向**商統一支付辦公用品費用，並分戶扣減各部門相應的辦公經費。

各部門填寫並由部門領導核批本部門《辦公用品領用單》相應欄目；向指定**商提取並驗收所需辦公用品。

**商按合同要求保證辦公用品**，按《辦公用品領用單》**辦公用品，並填寫相應欄目。

紀檢部負責參與、監督確定**商的招標、評標工作；監督辦公用品**工作。

三、運作規程

每月需用的列印紙、影印用紙、墨盒、墨粉、墨水等通用物資的型號規格、數量，由各需用部門於前一月第4週前報採供部彙總，由採供部按《辦公用品採購規程》組織採購，並分發相關部門。其餘辦公用品採購按(2-8)施行。

採供部牽頭組建有相關單位領導和採供部、財務部、紀檢部等部門派員參加的**商招標評標小組。

招標評標小組於當年6月底前組織招標，並根據投標商的資質、服務承諾、讓利多少從中評選確定2—3家中標商。中標商與我單位簽訂辦公用品**合同後成為我單位辦公用品定點**商。

各部門需用辦公用品時，填寫統一制定的《辦公用品領用單》相關欄目一式二份，經由本部門領導核批，加蓋本部門公章後，由經辦人憑該單去定點**商處提取。

**商按需用部門核批的《辦公用品領用單》提供的品名、型號、規格、數量提供辦公用品，並在《辦公用品領用單》相關欄目如實填寫物品市價、實際結算價、合計實際結算價，經部門經辦人簽字認可後乙份存**商處，乙份由經辦人交部門驗收人驗收簽字後存採供部，連同供貨發票作為結算對帳和辦理出、入庫單的憑據。

財務部根據入庫單和發票向相關**商付款；憑出庫單扣減相關部門辦公經費。

一年之後，原招標評標小組在收集各方意見的基礎上，對各**商履行合同情況進行評審，確定是否續約。

**商不能履行合同或嚴重違約時，依約終止合同。招標評標小組重新招、評標確定新的**商。**商履行合同期滿，且無違約現象發生時，可以續約。

**商不願續約時，招標評標小組重新招、評標確定新的**商。

紀檢部對辦公用品定點採購全過程進行監督，並查處違規行為。

四、本辦法由單位採購部負責解釋。

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