1.目的
確定檔案的編號規則是為了使檔案有分類標準，以便全公司內統一，便於區分、傳遞、查詢和存檔。
2.適用範圍
適用於天津市屹馬汽車配件製造****所有部門的行政檔案、工藝技術檔案、質量管理體系檔案。
3.術語和定義
無4.職責與許可權
4.1 總務人事部負責行政檔案編號規則的制定和管理；
4.2 質檢部負責公司總體質量管理體系檔案編寫規則的制定和管理；
4.3 各部門負責本部門檔案編號的正確運用。
5.工作程式
5.1代號說明
5.1.1公司及部門代號說明
代號由兩位字母組成，其代號規定見下表：
5.1.2檔案類別代號說明
如有其他型別的檔案應取拼音字母前兩個。
5.2檔案編號及識別號編制規則
5.2.1行政檔案編號規則參照總務人事部下發的《行政檔案編制規則》進行，其中各部門**按照本規定5.1.1執行。
5.2.2體系檔案編號編制規則
5.2.2.1體系檔案編號構成如下：
a）體：代表質量管理體系檔案
b）檔案類別：x代表i-v類資料夾，也就是iso9001標準4.2.
1條款a)-e)類檔案，用a-e書寫(a代表質量方針、質量目標。b代表質量手冊.c代表程式檔案.
d代表支援檔案.e代表記錄、表單)
c）tym：天津屹馬汽車配件製造****
d）xx：iso/ts16949：2009標準條款
e）xx：檔案序號，從01-99
5.2.3體系檔案識別號編制規則
5.2.3.1公司級體系檔案識別號構成如下：
tym/xx- 00-000
5.2.3.2部門級體系檔案識別號構成如下：
tym/xx/xx-0000-00
5.2.3.3使用說明
a)年代號取最後兩位數，月代號按當前月份取;
b)檔案順序號：各部門分別按檔案型別每月從01開始順序編號, 例：2023年4月第乙個發布的檔案取「110401」。
5.2.4技術檔案識別號編制規則
5.2.4.1技術檔案識別號構成如下：
檔案順序號
年份代號
工藝技術檔案代號
生管部簡稱
公司代號
5.2.4.2技術檔案識別號編制說明：
c) 檔案順序號由三位數字構成，不夠三位的用「0」補齊。
5.3檔案的頁面設定
5.3.1頁首
採用公司標識，放在檔案的左上方，與正文的左側平齊。頁首的顏色統一採用黑色，不包括委外製作影印的稿紙、單據等。尺寸要求為：
a)a3格式：高1.30cm，寬9.62cm；
b)a4格式：高0.90cm，寬6.69cm；
c)b5格式：高0.80cm，寬5.87cm；
5.3.2 頁尾
將企業文化和公司口號的內容融入到頁尾之中，具體要求為：
a) 放在檔案的右下角，與正文的右側平齊；
b) 字型：統一採用華文行楷，傾斜，字與字之間留一空格；
c) b5格式字型大小為12，a4格式字型大小為14，a3格式字型大小為16；
d) 顏色統一採用黑色，不包括委外製作影印的稿紙、單據等。
5.3.3序號標點
a) 「一」「二」「三」後面用頓號。
b)（一）（二）（三）（1）（2）（3）① ② ③ 等等，做序號時不加頓號及其他標點。
c) 1 2 3 a b c a b c 等等，阿拉伯數字和拉丁字母做序號時後面須用原點號「.」
d) 各層次序號依次為：
一、（一）1（1）①
5.3.4分界線
必要時（如在ｗord中）可在頁尾與正文中間加一條分界線，具體要求如下：
a)頁尾上方分界線統一使用雙線，長度與檔案尺寸相符，選用上粗下細的線條；
b)線條顏色為黑色，不包括委外製作影印的稿紙、單據等；
d)線條磅數為：a4格式磅數為4磅；b5格式磅數為3磅；a3格式磅數為5磅。
5.3.5 正文
a)正文本型：統一為宋體，字型大小為：小四號或者四號，特殊情況可自行調整；
b）行間距要求為固定值：28磅，特殊情況可自行調整。
5.3.6頁邊距
a) a3格式為上下、左右各2.5cm
b) a4格式為上下、左右各2cm
c) b5格式為上下、左右各1.5cm
根據版面情況可做適當調整。
5.4檔案編號及格式管理
5.4.1行政類檔案的編號及格式按照《行政檔案編制規則》執行；
5.4.2各部門編制的體系類檔案在檔案發放前需報請質檢部的體系專員進行編號備案後方可發放；體系內所需記錄**由責任部門進行編制，並報請質檢部體系專員進行編號備案後方可使用；
5.4.3體系檔案的識別號由各發文部門進行編號並記錄後即可發放；
5.4.4體系內制度檔案格式按照質檢部部統一要求執行。
5.5檔案編號及格式的控制
5.5.1檔案在發放前須按照檔案編號管理要求進行編號後發放，如未按照上述要求執行，各接受部門可拒絕接收；
5.5.2記錄**格式按照主責部門下發的**執行，如現行記錄格式不能滿足要求，由主責部門調整並上報質檢部備案後方可變更；如現有**不能滿足需要，主責部門可自行設計**並編號備案後方可使用。
6.相關支援性檔案
7.質量記錄
8.更改欄
9.工作流程
無10.附表（電子版）
檔案編號管理制度
江西省降龍水利水電建設公司成都分公司檔案 xlfz字 2011 1 號簽發人 吳建華 內部檔案及檔案管理的制度 一 目的 有效管理公司內部檔案及檔案資料，做到規範統 一 有效控制，達到資訊資料可追溯性 可延伸性。二 適用範圍 適用於公司內部所有檔案 資料及表單 記錄檔案和檔案的管理。三 檔案管理 1...
公司檔案編號管理制度
確保公司重要檔案具有唯一編號，便於檔案的識別 追溯和控制，保證公司檔案體系有效運轉。本制度適用於本公司經營管理過程中，所涉及的全部檔案的編號 版號以及分發編號的標識管理。1.凡本公司需進行編號管理的檔案 資料，在編號時均應按照本規定的要求接受管理 本規定不適用於黨務檔案。2.由企業發展部負責制訂公司...
檔案編號格式管理規範
編號 xz 12 s 001 a1樂清市百利氣動 2範圍 本公司各部門對外檔案 公司對外簽訂的合同 公司內部 標準 各部門間存檔檔案。3內容 3.1.1對外檔案起草的文稿 文案 標準 合同等由行政填寫 圖1 3.1.2公司內部各項制度 規範 程式有各職能部門起草相關標準，由行政填寫 圖1 統一編號，...