江西省降龍水利水電建設公司成都分公司檔案
xlfz字〔2011〕（1）號簽發人：吳建華
內部檔案及檔案管理的制度
一、目的
有效管理公司內部檔案及檔案資料，做到規範統
一、有效控制，達到資訊資料可追溯性、可延伸性。
二、適用範圍
適用於公司內部所有檔案、資料及表單、記錄檔案和檔案的管理。
三、檔案管理
1、檔案編號要素
編號要素編碼對照表
（二）、檔案的編寫管理流程：
1、檔案的起草、編制
各類檔案的草案由相關需要部門起草、編制。
2、檔案的審批
2.1檔案的審核由總經理或授權的相當職位的人員負責，做到檔案內容簡練、準確、完整、統一，並可請預期的使用者對檔案的可使用性進行評定。最後經董事長對檔案進行審批。
2.2技術檔案落實技術責任制，由設計、核對、審核、工藝、標準化和審定等責任人簽字，由總經理批准。
3、由行政人事部負責統一編號、印製、下發。
4、發放
4.1各種檔案應由董事長批准簽發。
4.2按發放範圍發放檔案。檔案領用人在《檔案發放登記表》上簽名領取注有分發號的檔案。
當需使用檔案的人員未領到檔案時，不得隨意借用他人的檔案影印，應填寫檔案領用申請表，經總經理批准，到檔案管理部門辦理領用手續。
4.3當檔案破損嚴重，影響使用時，應到檔案管理部門辦理更換手續，交回破損檔案，補發新檔案。新檔案的發放號仍沿用原檔案分發號。檔案管理員應申請將破損檔案銷毀。
5、檔案的更改
5.1檔案的更改由檔案使用部門提出，主管領導協調，授權主管機構編制。處理更改時，採用與編制時同樣的評審和批准過程。
5.2檔案更改的審批應由原審批人進行，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。
5.3檔案換版和作廢
5.4檔案經多次修改而汙損不能使用時，或檔案需進行大幅度修改時，應做換版處理，原版次檔案作廢，換發新版本。
5.5作廢的檔案由檔案管理員按檔案發放登記表收回並記錄，作廢檔案加蓋「作廢」印章，經總經理批准後進行定期銷毀。如需作資料保留，應經總經理批准，並加蓋「保留」印章，方可留用。
6、檔案的管理
6.1檔案擬制審批後，原版檔案交由檔案管理員存檔，並列入《檔案登記表》中。
6.2需借閱檔案、資料的人員，需填寫《借閱申請單》，經部門經理或者總經理批准方可借閱。借出的檔案由檔案管理員在《檔案借閱表》上登記。
借閱者應在一周內歸還，確需延長，應辦理續借手續。重要機密的技術資料應由董事長批准後方可借閱。
7、檔案的保管
7.1存放條件：
檔案的存放地必須保證防火、防風、雨、防潮，有效地保障檔案及資料的完好性。
7.2存放方式：
檔案可以以卷宗、紙張、軟盤等各種形式儲存，必要時可以雙份歸檔或安全複製備份。
7.3檔案的儲存地點及職責
凡公司所有各級重要檔案（需存檔或備案的）應統一存放於檔案櫃，由行政人事部或者相關部門歸口保管。
7.4檔案的儲存期限
各類檔案的儲存期限以《檔案歸檔清單》的規定為準。
7.5檔案的歸檔
檔案歸檔前須附檔案清單，所有存檔的檔案、圖紙必須有明確的編號。
7.6人員離職時，應整理好手頭檔案及圖紙，統一歸還檔案室，下一人員到任時由部門經理代領。
7.7檔案的發放與**
7.8任何檔案發放時標明發放編號；
7.9更改的檔案發放時，應立即收回原檔案，並填寫《檔案收回登記表》，進行留用或作廢或銷毀等處理。
二、檔案管理
8.1行政人事部為檔案管理室，辦公室設專職檔案員，檔案員應履行職責，做到：儲存有帳、發放登記、借閱審批、月底盤點；
8.2檔案員將月底盤點的電子檔報表及時更新，將更新後的電子檔發至總經理、人事負責人各乙份；
8.3各部門向內、外所發通知、函件、檔案等必須交乙份至檔案管理員簽收儲存，同時將電子檔傳給檔案員統一保管；
8.4所有人員均應配合檔案員的工作，嚴格執行檔案管理制度，任何人不得干擾檔案員的工作；
8.5每月各職員對電腦內的文件進行整理、分類，方便查詢，儲存的所有檔案必須具有有效性和時效性，對過期的重複的檔案、資料進行整理；
8.6檔案編號
示例:xlf/r-1-2011/1.0 ，其中：
（1）、x——企業標準**
（2）、xlf——江西省降龍水利水電建設工程****成都分公司的簡稱
（3）、r——部門**
（4）、1—代表檔案編號（用1-99表示）
（5）、2011—檔案發行年
(6)、1.0—代表檔案版本（用1.0-2.0表示，1.0最初版本，2.0最終版本）
六、獎罰
1、違反檔案管理制度，按照每次至少10元處罰；
2、檔案遺失、損毀，按照資料的重要程度給於10-1000元的處罰；
3、***密按照保密制度處理，嚴重者給予辭退並追究刑事責任；
4、每月資料盤點準確無誤，給予保管人50元獎勵。
本制度經呈總經理簽批後頒布實施，修改時亦同。
本制度自簽發之日起生效，解釋部門為人事行政部。
2023年8月21日
主題詞：
檔案檔案制度
呈報：吳總賈總
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