(5)溝通頻率，如每週溝通等。
(6)上報過程，對下層無法解決的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈（名稱）。
(7)隨專案的進展對溝通管理計畫更新與細化的方法。
(8)通用詞語表。
下面就對與溝通管理計畫有關的各部分內容進行詳細說明。
資訊的傳遞有很多種方式，以下是常見的專案內部資訊傳遞方式。
(1)會議。
(2)書面通知，包括電子郵件。
(3)』專設的專案管理軟體。
根據實施專案公司的管理需要和專案週期的特點，界定專案當中會產生哪些資訊，
來自哪些部門，以何種介質存在，對於舊資訊如何處理等問題。另外，檔案的編碼規則
也屬於這一範疇。
可以參考is09000中對檔案和質量記錄管理的規定來制定相關條款。
(1)描述資訊傳送的物件、時間、方式。
根據干係人的不同需求，可以制定不同的傳送方式，例如：
①紙質檔案。
②電子檔案。
③正式的商務信函。
④傳真。
⑤會議傳達。
乙個系統整合專案的部分干係人溝通需求的描述資訊和文件結構如表12-1所示。
(2)專案進展狀態報告的格式。
一般來講，統一的進展報告應該傳送給全體項剛羽隊成員，以便成員了解專案的進
度。因此，公司有必要對這一報告制定統一規定的文件模板。專案經理可以根據統一制
定酌模板進行修改，定期傳送專案的進展狀態報告。
(3)用於建立和獲得資訊的日程表。
結合專案計畫，規定誰負責建立、收集和傳送關鍵專案資訊。時間表需要專案干係
人全都了解，以提醒他們按照時間表及時建立、接受或者傳送專案資訊。時間表中要強
調重要時間點，如專案會議的時間、與客戶見面的時間等。
在了解和調查干係人之後，就可以根據干係人的需求進行分析和應對，制定干係人
溝通計畫。其主要內容是：專案成員可以看到哪些資訊，專案經理需要哪些資訊，高層
管理者需要哪些資訊以及客戶需要哪些資訊等；檔案的訪問許可權、訪問路徑以及檔案的
接受格式等。
根據專案團隊組織結構確定內部人員的資訊瀏覽許可權，還需要考慮客戶、客戶的領
導層和分包商等關鍵的干係人的溝通需求。
專案還應該在初期計畫的時候規定好一些主要的溝通規則。例如，哪類事情是由誰
來發布、哪些會議由誰來召集、由誰來發布正式的文件等。
以上內容都應反映到溝通管理計畫中。
溝通管理計畫也許要更新，當專案不斷深入開展時，溝通也許要根據實際需求加以
調整，例如增加干係人、變更溝通文件以及召開臨時會議等。
專案中的定期會議包括如下會議。
1．專案的例會
專案的例會通常是專案中最重要的會議之一，一般以週為單位召開，是專案團隊內部溝通的主要平台。對於某些大型專案也可採用雙周或月的方式。
一般來講，專案例會由專案經理主持召開，主要議題如下。
(l)專案進展程度調查和匯報。
(2)專案問題的解決。
(3)專案潛在風險的評估。
(4)專案團隊人力資源協調。
2．專案啟動會議
專案啟動會議一般在專案團隊內部和外部舉行兩次。內部啟動會議重要解決內部的資源調配和約束條件的確認，而外部啟動會議主要是協調甲方和乙方的專案介面工作。
3．專案總結會議
專案葸結會議的目的如下。
(1)了解專案全過程的工作情況以及相關的團隊或成員的績效狀況。
(2)了解出現的問題並提出改進措施。
(3)了解專案全過程中出現的值得吸取的經驗並進行總結。
(4)對總結過後的文件進行討論，通過後就存入公司的知識庫，從而形成企業的知識積累。
溝通管理計畫編制的技術和方法包括溝通需求分析（參見12.2.2節的專案干係人溝
通分析）和溝通技術。
1．影響專案溝通的技術因素
溝通技術是專案管理者在溝通時需要採用的方式和需要考慮的限定條件。影響專案
溝通的技術因素如下。
(1)對資訊需求的緊迫性。專案的成敗與否取決於能否即刻調出不斷更新的資訊？
還是只要有定期發布的書面報告就已足夠？
(2)技術是否到位。已有的溝通系統能否滿足要求？還是專案需求足以證明有改進
的必要？
(3)預期的專案人員配備。所建議的溝通系統是否適合專案參與者的經驗與特長？
還是需要大量的培訓與學習？
(4)專案時間的長短。現有溝通技術在專案結束前是否有變化的可能？
(5)專案環境。專案團隊是以面對面的方式進行工作和交流？還是在虛擬的環境下
進行工作和交流？
2．溝通方式
依據上述考慮的影n向專案溝通的技術因素，專案經理可以採用多種溝通方式，例如：
(1)單獨談話。
(2)專案會議。
(3)專案演示文稿，通知。
(4)專案報告，專案總結。
1．pmi提出的專案溝通管理計畫編制的標準輸入
(1)企業環境因素。
(2)組織過程資產。
(3)溝通需求分析。
(4)溝通技術。
(5)專案範圍說明書。【2012-上-上-57制定溝通管理計畫的輸入】
(6)專案管理計畫。
2．專案溝通管理計畫編制的揄出，即結果為溝通管理計畫
溝通管理計畫作為專案管理計畫的從屬分計畫，除包含12.2.2節中的內容外，溝通
管理計畫還可包括專案狀態會議、專案團隊會議、網路會議和電子郵件等各方面的指導
原則。【2012-上-上-58專案狀態會議的目的是交換專案資訊】
根據專案需要，溝通管理計畫可以是正式的、非正式的，極其詳細的、十分簡括
的。它包含在專案總體管理計畫內，或者作為專案總體管理計畫的乙個附件。
專案溝通管理計畫編制過程通常會形成額外的可交付成果，因此，相應地需要額外
的輸入時間和精力。因此，專案工作分解結構、專案進度計畫和專案預算需要相應更新。
資訊分發是指把所需要的資訊及時提供給專案干係人。它包括實施溝通管理計畫，
以及對預料之外的資訊索取要求作出反應。
常用的溝通方式的優缺點或特點介紹如下。
1．書面與口頭、昕與說
書面的溝通方式優點是清晰，二義性少以及可以作為備忘錄，也可作為雙方溝通的
證據。而缺點是缺乏人性化，如糶某些用語較為生硬的話，容易使雙方的關係出現矛盾。
口頭的溝通方式較為人性化，也容易使雙方充分了解和溝通。但口頭的溝通也容易
產生問題，例如缺乏溝通的有效證據，當一方的理解和另一方不同時，容易產生較強的
分歧。 2．對內與對外
專案經理通常採用不同的方式進行對內（專案團隊內）和對外（對顧客、**和公
眾等）的溝通。對內溝通講求的是效率和準確度，對外溝通強調的是資訊的充分和準確。
對內的溝通可以以非正式的方式出現，而對外的溝通要求專案經理以正式的方式
進行。 3．正式與非正式
通常情況下，正式（如報告、情況介紹會等）的溝通是在專案會議時進行的，而非
正式（如備忘錄、即興談話等）的專案溝通屬於大多數場合的方式。
4。垂直與水平
垂直方向（從下到上或者從上到下）溝通的特點是：溝通倍息傳播速度快，準確程
度高。水平方向溝通的特點是：複雜程度高，往往不受當事人的控制。
作為溝通過程的一部分，傳送者要保證資訊內容完整無缺、清晰明確而不模稜兩可，
以便讓接收者能正確接收，並確認理解無誤。接收者的責任是保證資訊接收完整無缺，
資訊理解正確無誤。
1．資訊收集和檢索系統
資訊可通過多種方式收集和檢索，包括手工歸檔系統，電子資料庫，專案管理軟體
以及可呼叫工程圖紙、設計要求、試驗計畫等技術檔案的系統。
2．資訊發布系統
資訊發布是指在專案整個生命期，及時收集資訊、加工並與專案千系人共享資訊、
將資訊發布給專案干係人。專案資訊可以用多種方式發布。
(1)包括專案會議、硬備份檔案發布、受控歸檔系統和共享電子資料庫等。
(2)電子通訊和會議工具，如傳真、電子郵件、**信箱留言、**、可視**會
議、網路會議和網路出版。
(3)專案管理電子工具，如進度計畫網路圖、專案管理軟體、會議和虛擬辦公室支
持軟體、**和協作工作管理工具。
1．經驗教訓總結過程的活動
經驗教訓總結過程強調識別專案成功的經驗和失敗的教訓，包括就如何改進專案的
未來績效提供建議。在專案生命週期中，專案團隊和關鍵專案干係人識別專案技術、管
理和過程方面的經驗教訓。在整個專案期間都需對經驗教訓進行彙編、格式化以及正式
歸檔。 經驗教訓總結會議的重點各不相同。有些時候，經驗教訓總結會著重技術或產品開
發過程，而在其他時候可能更加關注那些對工作績效起到積極或消極作用的過程。如果
專案團隊認為需要投入額外的資金和時間來處理所收集的大量資料（以進行處理），則可
更頻繁地收集資訊。經驗教訓為未來的專案團隊提供可以提高專案管理效率和效力的信
息。另外，階段末的經驗教訓總結會為團隊建設提供了機會。項曰經理的職業責任之一
就是在所有專案中，組織內部和外部的關鍵專案干係人召開經驗總結會，特別是在專案
成果不盡人意的情況下。
2．經驗教訓總結過程結果
經驗教訓總結過程的一些具體結果如下。
(1)經驗教訓知識庫的更新。
(2)為知識管理系統增加新的依據。
(3)企業政策、程式和過程的更新。
(4)商業技能的改進。
(5)產品和服務的總體改進。
(6)風險管理計畫的更新。
溝通管理對組織過程資產的影響表現在如下方面。
1．經驗教訓記錄
包括問題的起因、所採取糾正措施以及有關資訊發布的其他各種經驗教訓。記錄下
來的經驗教訓可成為本專案和專案實施組織的歷史資料庫的組成部分。
第8章專案進度管理考題說明
專案進度管理過程 活動定義 活動排序 活動資源估算 活動李師估算 制定進度計畫 專案進度控制。2011 下 下 2 3 三個概念 檢查點 checkpoint 里程碑 mile stone 和基線 base line 1 事業環境因素 2 組織過程資產 3 專案範圍說明書 4 工作分解結構 1，活動...
軟體專案管理答案第12章作業
習題 第十二章 軟體專案執行控制過程 一 選擇題 1.移情聆聽需要理解他人的觀點，為了展示移情聆聽的技巧，專案經理應該 b a.檢查闡述的內容是否正確 b.重複他人的內容，並且有感 彩 c.評估內容並提出建議 d.重複 2.專案將近收尾的時候，專案職員更關注將來能夠分配的任務，而不是當前的專案，下列...
第11章管理溝通
要點概覽 理解溝通 區分人際溝通與組織溝通.詳述溝通的功能.人際溝通的過程 解釋溝通過程的七個要素.列出管理可以運用的溝通過程.描述非語言溝通以及它如何發生.解釋人際間有效溝通的障礙以及如何克服它們.組織溝通 解釋組織中溝通資訊的流向.描述三種常見的溝通網路.相熟管理者應當如何對待資訊的傳播途徑.理...