4.2客戶訂單經逐級審批後才發貨的方可視為有效檔案存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計畫(工作報告)經有關人員或領導批示意見後視為有效檔案存檔。
4.4經營部會議記錄由參會人員簽名後作為有效檔案存檔。
4.5客戶聯絡資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名後作為有效檔案存檔。
4.6經營部投標檔案自公司領導確認標書內容之日起存檔。
4.7量體訂製的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。
4.8發貨記錄自倉庫發貨後傳真客戶確認之日起作為有效檔案存檔。
4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程式檔案由經營部負責人簽名確認後交檔案管理員整理記錄作為有效檔案存檔。
4.10助理及資訊管理員將1-9檔案轉化為檔案時必須依據有效檔案要求進行核對後方可進行檔案轉化處理。
4.11助理及資訊管理員發現不符合要求的檔案應反饋至銷售總監進行監督協調，保障檔案的有效性。。
4.12助理及資訊管理員應對不完整的檔案進行監督並催促相關人員或領導補充完整進行轉化並管理。
4.13助理及資訊管理員應先對有效檔案進行分類整理編號，並就檔名稱、檔案編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦並按資料庫管理要求進行檔案管理。
4.14助理及資訊管理員的檔案櫃應進行分類編號並將文件按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案櫃。
4.15經營部列印資料由助理及資訊管理員於專用電腦及裝置進行操作，便於檔案的轉換工作。未在專用電腦中處理過的檔案必須原文輸入電腦，合同原件放於檔案櫃內。
4.16財務部電腦與經營部電腦檔案管理專用電腦聯網並進行維護工作。便於隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類文件資料。
4.17除主管領導外，借閱經營部文件須銷售總監同意；外調經營部文件須經銷售總監同意並有主管領導簽名同意。助理及資訊管理員應對借閱、外調文件進行登記並及時督促**。
4.18助理及資訊管理員應參照《公司機密管理程式》保證經營部文件的保密工作，設定電腦密碼、鎖好檔案後，保管好鑰匙。保障文件的整潔，進行對檔案櫃防潮、防蟲處理，對電腦資料進行及時備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守，保證了檔案轉化為檔案資料手續的準確正遠見，保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有鏟追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。
5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供檔案資料進行歸檔工作，、評定工資、獎金的主要依據。
5.3對於違反檔案管理員程式條例，未按程式進行檔案審批，不準確、全面提供檔案資料，未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰並作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。
5.4對於未按照本程式進行操作的助理及資訊管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰，並作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.5對於未經許可私自動用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案櫃，私自調閱檔案資料，私自對進行檔案資料影印、拷貝的將依照《公司機密管理程式》相關條款進行處罰並作為不良記錄存檔。
檔案管理工作程式
1 業主檔案歸檔 1.1每月一次將業主的各項費用繳款通知單進入每個業主的檔案袋 1.2對於新進業主的資料進行收集 整理後建立乙個新檔案，並根據樓層 單位等按順序整齊擺放，查詢方便 1.3每月30日對業主異動情況進行統計，並進入業戶檔案 1.4嚴格按 業主檔案管理規定 進行管理。2 分公司檔案 資料歸...
文書檔案管理工作程式圖
什麼是文書檔案 即本單位領導機構及機關在管理工作中形成的檔案材料，經辦理完畢，具有儲存價值的各種載體的全部檔案材料歸檔範圍 機關 室在工作活動中形成的具有儲存價值的各種載體形成的材料 收發文電及其它未經收發登記的檔案材料均屬歸檔範圍 基本要求 一 實行集中統一管理 二 經費列入計畫 三 納入機關管理...
檔案管理工作標準
目錄1 目的 3 2 適用範圍 3 3 定義與縮寫 3 4 職責 3 5 管理要求 4 5.1 檔案工作總則 4 5.2 檔案工作組織 4 5.3 檔案工作制度 4 5.4 檔案業務工作 5 5.5 檔案資訊化建設 8 5.6 檔案工作設施裝置 9 6 引用檔案 10 7 相關記錄 10 8 附件 ...