根據公司上層的有關決定，為達到公司業務統一管理，規範操作，明確職責，合理調配和人力資源補充。就以下三個方面的問題進行了溝通和討論：
1、 與會人員就目前各自在手合同情況，客戶和樣板開發情況，及市場發展**進行了交流；
2、 根據在手合同和打板的跟單工作量，提出了人力資源需求，及調配和解決方案；
3、 從物料管理和成本核算觀念出發，對跟單員的崗位職責和工作範圍做出了進一步的規定。
會議對以下事項做出了明確規定：
一、 為保證業務的連續性和保持傳統客戶的信任度，公司決定以銀志杭州服裝****的名義聯絡客戶，開展業務。
二、 明確公司業務工作由負責統籌管理，全面掌握合同簽訂和執**況，根據各業務組的需要，統一協調人力、物力資源，確保客戶開發和已簽訂合同的順利執行。各跟單員有責任毫無保留的向匯報業務情況，並求得業務經理的指導。
三、 建立公司業務例會制度，會議規定：
1、 公司每月召開一次司務會，由各部門業務主管參加，溝通各部門當月工作情況，部署公司每月工作要求，協調解決各環節之間發生的問題；會議地點：。
2、 每週一下午1：00為公司業務協調會，由--------主持召開，各部門跟單業務主管參加，及時溝通業務進度，隨時調整和配備適當的人力、物力資源，統一思想及業務操作，發揮整體優勢，形成公司合力，統一步調，一致對外。
四、 建立合同、樣板統一登記、統一編號管理辦法，以便於業務經理對全部合同的程序、資金的統籌安排和管理，及所有樣板的成本核算。
各位跟單員首先按公司統一**，對在手合同進行彙總登統，交至業務經理處。對新成交的合同，須在公司行政助理處的合同登記本上進行登記編號。合同登記本上的編號為順序號，該編號作為合同統計和資金申領的唯一標識。
編號辦法另作規定。
對各種外寄樣品，（包括成衣和面料）均要在樣品開始打樣時，做樣品內容登記，並進行順序編號，（包括所有做大貨和沒有大貨的樣品），該樣品編號作為申請樣品用款的依據，並便於全年樣品費的核算統計和向客人收匯。樣品登記的內容包括：樣品順序號，客戶名稱，組別，樣品品名，數量，跟單員名稱等。
五、 跟單員職責：
公司跟單員要認真落實崗位職責，（崗位職責附後）做到不僅跟訂單，還要管物料，管成本，管收匯，樹立成本核算觀念，力爭較好的合同效益。在執行合同過程中要落實以下責任：
1、 客人訂單落實後要認真填寫costing sheet，進行成本預算和合同執行過程的策劃，並上報有關領導審批。
2、 在服裝投產前，跟單員要到服裝加工廠與有關技術人員核對各項技術資料，了解生產計畫安排，檢查首件樣品，掌握生產進度。
3、 因麵、輔料成本佔服裝成本的50%——60%左右，故對合同採購的各項物料要精打細算，嚴格控制，防止工廠無故吃料和浪費。在面、輔料抵達加工廠後，要向加工廠索要收貨入庫清單，作為工廠收貨證明。並在貨物到廠一周內（開裁前），向工廠索要檢驗報告，以及時掌握數量、質量情況，不失時機的向面、輔料**商進行反饋和交涉。
4、 對所有委託加工的服裝廠，由責任部門正式簽訂委託加工合同，對面、輔料的清點、驗收、用料率、殘次品、剩餘物料，交期及成衣檢驗等都要做出明確的責任確定，以減少扯皮或責任不清。
5、 服裝正式開裁前，工廠要向跟單員報告實際用料率，與預定用料率進行核對，經雙方確認無誤後，才可安排開裁及其它相關事宜。
6、 跟單員要對合同採購的各種物料建立商品臺帳，對使用多少資金，採購了多少商品，出運多少批次，工廠開裁多少，出口成衣多少，剩餘物料情況，剩料能否收回，或處理，要有清楚明細的帳目，以便於與資金管理員對帳，並進行合同的成本核算。
7、 在合同出貨後，跟單員要清理各項檔案資料，根據上海辦事處傳來的結匯單據附本，跟進客戶付匯情況和進度，隨時與財務部門溝通客戶資訊，直至安全、快捷、穩妥收匯。
8、 合同執行完畢後進行資料歸檔工作，對合同執行中的技術及業務資料不可丟失損壞，按規定裝訂成冊，作為公司財產入櫃儲存。
9、公司將把合同實現的效益與跟單員的獎勵和收入掛鉤，對有效控制成本費用，在保證質量的前提下提高合同贏利的跟單員實施獎勵。
六、 人力資源補充決定：
為完成公司計畫的業務量和市場開發，決定招聘名業務跟單員，以適應公司發展的需要。招聘方法；
1、 勞務市場現場招聘；
2、 網上招聘；
3、 公司內部調劑。
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