許多研究表明，資訊科技專業人士需要這些軟技能，它們和其他技能同等重要甚至更重要。當你在運作it專案時，不可能把技術技能與這些軟技能完全分開。為了使專案成功，專案的每個成員都需要這兩類技能，而且這兩類技能都應該通過正規教育和在職培訓得到不斷提高。
一篇發表在《資訊系統教育》雜誌上的文章，就專業人員溝通技能重要性表述了如下結論：
基於這項研究結果，我們可以得出一些一般性的結論。第一，顯然資訊系統專業人員要參加大量的口頭溝通活動，這些活動本質上是非正式的、持續時間短而且每次的人數都不多。第二，我們可以推斷大部分的溝通實際上是口頭的，但是有時候輔以筆記、圖表或計算機輸出。
第三，很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細地聽，對問題做出恰當的反應。第四，所有的資訊系統專業人員必須意識到他們有時必須參加某種非正式的公開演講。第五，很顯然，資訊系統專業人員為了在現在的職位上獲得成功，以及提公升到更高的職位，就必須可以進行有效的溝通。
平均起來，我們的被調查者似乎在他們的資訊系統事業中都有過從低職位向高職位提公升的經歷，他們認為對於職位提公升更重要的是口頭表達能力，而不是當前的工作。口頭溝通能力似乎是職位提公升的關鍵因素。
本章將重點突出專案溝通管理的主要方面，為提高溝通管理提供一些建議，並介紹軟體如何輔助專案溝通管理。
專案溝通管理的目標是確保專案資訊能夠及時適當地生成、收集、傳送、儲存和部署。以下是專案溝通管理過程的四個方面：
● 溝通計畫(***municationsplanning)包括確定干係人的資訊和溝通需求，誰需要什麼資訊，何時需要以及如何把資訊傳送給他們。這個過程的輸出是溝通管理計畫專案管理培訓
● 資訊分發(informationdistribution)包括及時向專案中的各干係人提供所需資訊。主要輸出是更新組織過程資產和請求變更。
● 執行報告(performancereporting)包括收集並發布有關專案執行的資訊，包括狀態報告、過程衡量和**。這個過程的輸出是執行報告、**、請求變更、建議糾正措施和更新組織過程資產。
● 管理干係人包括管理溝通，使其滿足專案中各干係人的需求和期望以及解決問題。這個過程的輸出是解決的問題、批准的請求變更和糾正措施，並且更新組織過程資產和專案管理計畫
2、溝通計畫
對於專案來說，溝通是如此重要，因此每個專案都應該有乙個溝通管理計畫(***munications managementplanning)--指導專案溝通的檔案。這個計畫應該是整體專案管理計畫(專案管理計畫將在第4章專案綜合管理中闡述)的一部分。溝通管理計畫的型別隨專案的需求而變化，但是應該準備一些典型計畫的書面形式。
例如，對一些小的專案來說，溝通管理在第3章中的企業內部網專案已描述。溝通管理計畫是專案合同的一部分，溝通管理計畫包括以下項：
·干係人溝通需求
·用於溝通的資訊，包括格式、內容和各部分細節
·誰接收資訊，誰產生資訊
·傳送資訊的建議方法和技術專案管理培訓
·溝通頻率
·增加解決問題的過程
·用於更新溝通管理計畫的修訂過程
·常用術語表
知道什麼資訊分發給哪些干係人是很重要的。通過分析干係人的溝通，你能避免浪費時間和金錢去建立或傳送一些不必要的資訊。專案組織結構圖是識別內在干係人的出發點。
此外還必須考慮專案組織外的關鍵干係人，如客戶、客戶的高層管理和分包商等。
提供了乙個干係人溝通分析的例項，從中可以看出哪些干係人能獲得哪種書面資訊。注意，這種分析包括的資訊如資訊的聯絡人、交付資訊的時間及指定的資訊格式。你可以建立乙個類似的表來表示哪些干係人應出席哪些專案會議。
在這些表中包含注釋部分常常是乙個很好的想法，用來記錄與每個干係人、檔案和會議等有關的特殊考慮或者細節。讓干係人評審和批准所有的與干係人溝通的分析材料能確保這些資訊的正確性和實用性。
許多專案沒有足夠的關於溝通的初始資訊。專案經理、高層管理和專案團隊成員設想利用現有的溝通渠道來傳播專案資訊就足夠了。使用現有的溝通渠道的問題在於各個組(和其他干係人)都有不同的溝通需求。
在專案早期建立乙個溝通**鏈管理計畫，並與干係人一起評審，可以防止或減少以後的溝通問題。如果組織執行許多專案，在處理專案溝通問題時保持一致性有助於組織的平穩執行。
一致的溝通有助於組織改善專案溝通，特別是包含許多小專案的專案群。例如，開篇案例中的海底通訊專案群經理王小二，將從溝通管理計畫中獲得巨大的利益。這個計畫由他下屬的所有專案經理幫助編制並遵循。
由於其中幾個專案可能擁有一些相同的干係人，因此編制乙個協調的溝通計畫甚至更為重要。例如，如果客戶收到王小二公司的狀態報告，而這些報告與從該公司內其他相關專案收到的報告格式完全不同，那麼他們就會懷疑王小二公司管理大專案的能力。
與基本的專案溝通內容有關的資訊可從工作分解結構(wbs)中獲得。事實上，許多wbs包括專案溝通的一部分內容以確保關鍵資訊的報告是專案的可交付成果之一。如果報告中基本資訊是工作分解結構定義的一項活動，那麼清楚地了解什麼樣的專案資訊要報告、什麼時候報告、如何報告以及由誰負責建立這些報告等就變得尤為重要。
參考文獻：
《資訊系統教育》雜誌
專案溝通管理重要性和實施
摘要 專案的決策和計畫依賴於專案的資訊溝通。良好的溝通有利於建立和改善人際關係，為專案經理的成功提供重要手段。因此，專案溝通管理在專案實施過程中的至關重要性顯而易見的。如何進行專案溝通是專案成功的重要因素之一。關鍵詞 溝通 專案溝通管理 專案溝通計畫 專案溝通控制 溝通定義及作用 溝通就是資訊交流。...
專案管理的重要性
在了解什麼是專案管理之前，先簡單地說什麼是專案，舉辦一次展覽會 開發一種新產品 建乙個新小區 企業制定乙個新戰略等都可以稱之為乙個專案。什麼是專案管理？專案管理就是指把各種知識 技能 工具和技術應用於專案活動中，以達到專案的要求。專案管理通過應用和綜合諸如啟動 規劃 實施 監控和收尾等專案管理過程來...
交流溝通重要性
財務計畫部張小泉 交流溝通是每個屬性為社會人的每個人必不可少的，而是不可逃避的。但是不同人的溝通交流能力也是有著不同，有強有弱。人際交流溝通的重要性並不比多說。那什麼樣才是交流能力強什麼又是弱呢？是不是能說話多便是交流能力強？並非，乙個人交流溝通能力並不取決話多少，而是存在於傳達出的資訊量的大小與資...