軟體專案中的人員變動以後後面的人無法識別之前的**，或者識別的成本較高。 就算人員不變動，時間長了，當時的編寫者也不會記得當時的思路是什麼。
乙個專案組織在進行一些想法的溝通時，由於個人知識結構的不同、所處的地位立場不同等原因也會導致對乙個想法的最終實現方案的認知上存在差異， 最終落實到方案上也會有所不同，通過乙個書面的文件可以將每個人的認知形成乙個統一的認知，減少不必要的溝通障礙。同時明確的文件也可以給參與者更多思考的空間
每個人都認為文件是重要的，但是當真正文件到來的時候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文件的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文件以後變得異常麻煩，需要對應好格式，需要不同人員的審核和認可，難免就會覺得麻煩；而在自己做完文件以後發現可用性並不如想象中的那麼高，真正想要的文件不知道到**去找，不同的文件說法不統?一，等等諸如此類的問題讓使用者有點無從下手 。
專案文件不僅是重要的工作成果，其更加有助於組織專案管理水平的提高。 過程文件主要記錄了專案管理程序中的各種資訊，為專案管理人員進行工作安排提供科學的決策依據，以保證專案目標的順利實現；另一方面，過程文件也是組織最為寶貴的文化資產，通過對過程文件進行歸納和分析，管理者可以對本次專案的成功經驗和失敗教訓了然於胸，從而使後續同類專案的運作更加有的放矢。
專案管理的最大特點在於事先的計畫性，管理方通過與客戶進行廣泛深入的交流，同時結合各種資源情況（成本、時間、人員）等，方能制定專案的整體目標體系，同時還要在此基礎上對整體目標體系進行分解，以明確專案的各個階段性目標（里程碑），而在很多情況下，專案的階段性成果是以文件形式體現的，如新產品研發專案前期的市場調查報告，中期的產品研發計畫，後期的產品市場滿意度調查，等等。由此可見，專案的運作在一定程度上是由文件驅動的。
專案文件對於專案管理人員的素質提公升也是大有裨益的，目前國內的不少企業在進行專案管理時，都會出現乙個通病：由於管理人員素質有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在專案出現問題時往往顯得無所適從。從本質上講，專案文件強調的是一種規範化管理，要求專案管理人員利用書面語言進行溝通表達，以指引專案運作，對於乙個成功的專案管理人士來說，他不僅僅是專案各利益方的良好協調者，更應該是一名出色的專案文件管理者。
專案管理的重要性
在了解什麼是專案管理之前，先簡單地說什麼是專案，舉辦一次展覽會 開發一種新產品 建乙個新小區 企業制定乙個新戰略等都可以稱之為乙個專案。什麼是專案管理？專案管理就是指把各種知識 技能 工具和技術應用於專案活動中，以達到專案的要求。專案管理通過應用和綜合諸如啟動 規劃 實施 監控和收尾等專案管理過程來...
專案溝通管理的重要性
許多研究表明，資訊科技專業人士需要這些軟技能，它們和其他技能同等重要甚至更重要。當你在運作it專案時，不可能把技術技能與這些軟技能完全分開。為了使專案成功，專案的每個成員都需要這兩類技能，而且這兩類技能都應該通過正規教育和在職培訓得到不斷提高。一篇發表在 資訊系統教育 雜誌上的文章，就專業人員溝通技...
專案溝通管理重要性和實施
摘要 專案的決策和計畫依賴於專案的資訊溝通。良好的溝通有利於建立和改善人際關係，為專案經理的成功提供重要手段。因此，專案溝通管理在專案實施過程中的至關重要性顯而易見的。如何進行專案溝通是專案成功的重要因素之一。關鍵詞 溝通 專案溝通管理 專案溝通計畫 專案溝通控制 溝通定義及作用 溝通就是資訊交流。...