人力資源管理資訊化步步走

hr管理資訊化的三個層次

就目前來看，企業引進入力資源管理資訊化解決方案的目的主要有三個層次:

第一層次:提高hr部門的工作效率

影響hr部門工作效率的因素主要包括:

每月的工資計算與處理;員工的考勤休假處理;員工資訊管理等業務內容。這些事務往往要持續佔據hr管理人員的大量時間。手工操作不僅效率低下，而且容易出錯。

因此，對hr部門而言，人力資源管理系統首先要解決的是如何提高他們的工作效率，使管理人員從日常事務中解脫出來，考慮更具戰略意義的問題。這使得hrms系統中的員工資訊管理模組、薪資福利管理模組、考勤休假模組等成為hr部門採購軟體時的首選。

第二層次:規範hr部門的業務流程

當hr管理者從繁雜的行政事務中抽身出來之後，他們往往希望規範人力資源運作體系的業務流程。招聘流程、績效管理流程、員工培訓與發展流程、員工職業計畫、離職流程等的設計都將進入hr管理者們的考慮範圍。如果ehr系統不僅能將hr部門的工作職能完全覆蓋並劃分清楚，而且能將經過優化的業務流程在系統中體現，無疑將獲得hr管理者的青睞。

第三層次:為企業與員工提供增值服務

從發展趨勢上看，企業人力資源運作的重點將從行政事務管理向企業戰略夥伴方向發展。過去hr部門將大量的時間和精力用在重複的行政性事務上，習慣坐等業務部門提出服務需求，而在增值服務上花的心思不夠。事實上，對hr部門而言，企業管理者與員工就是他們的客戶，而如何為這些客戶提供增值服務、能否提供增值服務是事關hr部門未來的發展戰略問題。

比如，如何根據企業戰略制定人力資源戰略;如何通過合理的招聘技術與測評技術為企業選擇合適的人才；如何通過工作分析技術以及相應的績效管理體系來提公升組織與個人績效;企業領導如何能方便地了解企業人力資源的各種狀況；直線經理如何參與自己部門的人力資源管理;員工如何從規範的人力資源管理中受益等等問題，都是需要hr部門花心思去考慮的。因此，在這個層面上，ehr系統如果能提供人力資源規劃、總經理自助服務、直線經理自助服務、員工自助服務等功能，並能整合招聘技術、人才測評技術、職務分析技術以及績效管理體系等hr管理技術特徵比較明顯的功能，勢必將幫助hr管理者更好地為企業與員工提供增值服務。

當然，這裡需要指出的是，ehr系統中涉及到管理技術層面的問題，最好的解決辦法，應該是由專業的hr諮詢機構通過對企業的人力資源管理進行分析與診斷(如果企業自身有能力，也可自行分析診斷)，開出對症下藥的處方後，再將結果裝載到軟體**商的系統平台中去。使用者應避免簡單地要求軟體**商去完成諮詢服務商擅長的工作。

如何選擇ehr系統

使用者在選擇自己的ehr系統時，往往會綜合考慮以下因素:

·系統功能

·方案可行性

·**商實力

·服務水平

·產品**

在上述各因素中，後三項都是比較容易根據經驗判斷而得出結論的(當然，要充分評估結論的準確性也絕非易事)，而對於前兩項因素，如果沒有適當的標準作指導，相對來講就不太好把握了。使用者在選擇ehr系統時不妨從以下一些特徵來評判其功能:

1.完整性與整合性

·系統全面涵蓋了人力資源管理的所有業務功能，並且對每個業務功能都是基於完整而標準的業務流程設計，是使用者日常工作的資訊化管理平台

·對員工資料的輸入工作只需進行一次，其它模組即可共享，減少大量的重複錄入工作

·既可作為乙個完整的系統使用，也可以將模組拆分單獨使用，在必要時還能擴充套件集成為乙個完整系統

2.易用性

·介面友好簡潔，直觀地體現了hr管理的主要工作內容

·採用導航器介面，引導使用者按照優化的hr管理流程進行每一步操作

·基本沒有彈出式對話方塊，在乙個介面就能顯示所有相關資訊，並操作所有功能，一方面資訊整合度高，另一方面減少了大量對彈出式對話方塊的繁瑣操作

3.網路功能與自助服務

·對集團型企業使用者而言，能提供異地、多級、分層的資料管理功能

·日常管理不受物理位置限制，可在任何聯網計算機上經身份驗證後進行操作

·為非人力資源部門的員工於經理提供的基於web的企業內部網路應用

·允許員工**檢視企業規章制度、組織結構、重要人員資訊、內部招聘資訊、個人當月薪資及薪資歷史情況、個人福利累計情況、個人考勤休假情況，註冊內部培訓課程、提交請假/休假申請，更改個人資料，與hr部門進行電子方式的溝通

·允許直線經理在授權範圍內可**檢視所有下屬員工的人事資訊，更改員工考勤資訊，審批員工的培訓、請假、休假等申請，並能**對員工進行績效管理

·總經理可**檢視公司人力資源配置情況、人力資源成本變動情況、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關的重要資訊

4.開放性

·提供功能強大的資料介面，輕鬆實現各種資料的導人匯出以及與外部系統的無縫連線

·可方便引人各類office文件，並儲存到資料庫中，規範了人力資源文件的管理，並增加了文件的安全性

·同時支援所有主流關係型資料庫管理系統以及各種型別的文件處理系統

5.靈活性

·可方便地根據使用者需求進行客戶化功能改造

·可方便地根據客戶需求更改介面資料項的顯示

·強大的查詢功能，可靈活設定任意多條件進行組合查詢

·支援中英文(或其他語種)實時動態切換

6.智慧型化

·系統的自動郵件功能可直接批量通過email傳送資訊給相關人員(如通知被錄用人員、給員工的加密工資單等)，極大地降低管理人員的行政事務工作強度

·系統設定了大量的提醒功能，以便使用者定時操作(如員工合同到期、員工生日等)，使得hr管理變被動為主動，能有效地提高員工對hr工作的滿意度

7.強大的報表/圖形輸出功能

·提供強大的報表製作與管理工具，使用者可直接設計各種所需報表

·提供了靈活報表生成器，使用者可快速完成各種條件報表的設計，並能隨時進行設計更改

·報表可輸出到印表機、excel檔案或txt文字檔案(如提交給銀行的檔案)

·提供完善的圖形統計分析功能(如柱狀圖、餅圖、折線圖等)，輸出的統計圖形可直接導人ms office文件中，快速形成hr工作報告

8.系統安全

·對資料庫進行加密

·嚴格的許可權管理，設定使用者對系統不同模組、子模組乃至資料項的不同級別操作許可權

·建立日誌檔案，跟蹤記錄使用者對系統每一次操作的詳細情況

·建立資料定期備份機制並提供資料災難恢復功能

如何實施ehr系統

企業在實施ehr系統之前，首先要對自身作乙個客觀而充分的評估，要了解企業hr管理當前所處的階段、實施ehr系統的預算以及是否需要引入管理諮詢等等，然後才能確定將要實施的ehr系統的範圍與邊界。一方面，不能只是要求ehr系統簡單地滿足企業當前的hr管理需求，而要充分考慮ehr系統是否能為hr管理層次的提公升帶來幫助，另一方面，要從企業的實際情況出發，不能盲目地貪大求全，追求時髦，要盡可能做到量體裁衣。只有將自己準確定位，才能尋找到合適的解決方案。

在了解自己的需求之後，就要選擇一家合適的ehr解決方案**商。如何選擇合適的**商，在前面已經做過說明，這裡不再重複。需要特別指出的是，ehr解決方案的實施過程絕對不是簡單的產品買賣，而應該視為乙個完整的專案。

專案的實施過程將分為三個階段:實施前與**商配合進行的需求分析與系統設計階段、系統實施與客戶化改造階段以及系統應用培訓階段。專案實施完成後，使用者還應該與**商進行售後技術支援的合作，以確保系統能適應企業hr管理不斷變化的需求。

實施前與**商配合進行的需求分析與流程設計階段往往會佔據整個專案實施週期一半以上的時間，這個階段，對hr管理者來講，是乙個難得的整理與完善hr管理運作體系的過程，有利於將以往離散的工作規範化、系統化，對**商來講，事先將客戶的需求理順，對整個專案的順利實施也起著決定性作用。因此，使用者與**商都應認真對待這一階段的工作，而不應急於馬上就要看到系統執行的效果。圖1是乙個典型的培訓管理流程，圖2則是體現了培訓管理與其他hr管理職能的關聯。

使用者可以按照這兩張圖所傳達的思路來進行其他hr管理職能的需求分析與流程設計。

對系統進行定製化改造期間，使用者應與**商之間保持頻繁的溝通，及時對需求進行確認，盡量避免不停地提出零散需求，否則容易導致專案管理地失控。

**商在完成所有功能的開發之後，提交給使用者的，還只是乙個系統框架，並不能馬上就執行，使用者還需要在**商的幫助下進行系統初始化與資料轉換工作，使企業基礎資料與員工基礎資料在盡可能短的時間內遷移到系統中來。

系統框架加上企業/員工基礎資料，就構成了完整的ehr系統的基礎設施平台，相關的hr業務管理職能與流程就可以在這個平台上執行了。

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