2行政公文管理制度

第一條為使公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文質量和辦文效率，結合本所實際制定本制度。

第二條公文是有法定效力和規範體式的公務文書，是進行行政管理的重要工具。公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，做到及時、準確、安全。

第三條行政辦公室是所行政公文處理的管理科室，並負責指導各科室的公文處理工作。

第四條本所常用公文的種類：

1、決定適用於對重要事項做出安排，獎懲有關科室及人員，或根據情況變化或撤銷不適當的決定事項。

2、通知適用於**上級領導機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，傳達本所各科室辦理、執行或周知的事項，任免人員。

3、通報適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

4、報告適用於向上級機關匯報工作、反映情況，答覆上級機關的詢問。

5、請示適用於向上級單位請求指示、批准。

6、意見適用於對重要問題提出意見和處理辦法。

7、函適用於與不相隸屬單位間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

8、會議紀要適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

第五條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

1、發文號應包括單位代號、年份、序號。本所代字為「靜食藥」。與其他單位的聯合行文，只標註主辦機關或排列在前機關的發文字號。發文機關標識應使用全稱或規範化簡稱。

2、上行文應當註明簽發人、會簽人姓名，其中「請示」應在附註處註明聯絡人的姓名和**，附註應在成文日期左下方加括號標註。

3、公文標題應當準確、簡要地概括公文主要內容並標明公文種類，一般應標明發文機關。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。批轉、**公文，標題應避免使用重複用語和相同的公文文種。

4、公文如有附件，應註明順序和名稱。

5、成文日期以所領導簽發的日期為準。成文日期用漢字，年、月、日應寫全，零寫為「○」。

6、除「會議紀要」外，公文應當加蓋印章，印章用紅色。

7、報上級機關的檔案應按要求標註主題詞。

8、抄送機關指除主送機關外需要參與執行或知曉公文的其它機關（單位），應使用全稱或規範化簡稱、統稱。

9、當公文排版後，所剩空白處不能容下印章位置時，應通過調整行距、字距使印章與正文同處一面，不應採取「此頁無正文」的方法處理。

10、公文按規定採用國際標準a4型（210mm×297mm）紙列印，左側裝訂。

第六條行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。

本所統一對外行文，各科室不得自行對外正式行文。上報事項如涉及多個科室，應事先與涉及的科室協調溝通，然後上報。

行文應當確有必要，注重效用。凡是能通過當面協商、**聯絡等方式解決的事務性問題，不必行文。

第七條　「請示」應當一文一事。「報告」不得夾帶請示事項，不應出現「請批覆」、「請批示」的字樣。

第八條發文辦理指製發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、校對、用印、登記、封發等程式。

草擬公文應當做到：（一）符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，完整、準確體現發文意圖，並同本所現行有關公文相銜接。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）使用簡稱要規範，應先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時註明準確的中文譯名。（四）人名、地名、數字、引文準確。

引用公文應先引標題，後引發文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。（五）結構層次序數，第一層為「一」，第二層為「（一）」，第三層為「1.

」，第四層為「（1）」。（六）應當使用國家法定的計量單位。（七）文中如涉及所統計資料，應與綜合管理科核實。

（八）公文文稿一律列印，使用4號仿宋體，每頁不超過22行，每行不超過28字。（九）填寫發文稿紙首頁和修改公文用筆、用墨必須符合存檔要求，修改公文文稿，其文字應寫在文稿的天頭、地腳、翻口和行間。（十）公文內容如涉及多個科室，主辦科室應送相關科室會簽。

（十一）發文稿紙首頁填寫的擬稿人、會稿人、審核人、校對人應是所在編人員，簽名的同時應註明科室和時間。

草擬公文應一律採用a4紙列印，逐項填寫「上海市靜安區食品藥品監督所發文稿紙首頁」，送行政辦公室。

發文由科室負責人審核，相關科室及綜合業務科會稿，所領導簽發。會稿中發現的問題較多、不符合公文規範的文稿，綜合業務科應提出意見並退辦。公文一經簽發，不得更改，如需改動應報簽發人審核。

第九條收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦等程式。