集團****
公文管理制度
總則：為了適應公司發展的需要，不斷提高公司公文處理質量，使公文處理做到準確、及時、安全、規範，逐步走上科學化、制度化和規範化軌道。
一、管理職責
(一)公司的公文包括發布企業規章、請示和答覆問題、指導、報告情況、公文擬制、審核、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。
（二）公司的公文由行政部統一收發、傳遞、用印、立卷和歸檔。
（三）行政部負責公司的公文處理工作，並對各部門、單位的公文處理工作進行業務指導。
（四）公司各部門、單位必須嚴格執行公文處理的程式，按職權範圍認真做好公文管理中的各項工作，嚴格執行有關保密規定，提高公
文辦理的效益和質量，通過對公文的規範運作，更好地為公司經濟建設服務。
二、公文種類
（一）公司常用的公文種類可以分為以下十三種：
1、決定對總公司或子公司的重要事項或重大行動做安排。
2、決議經會議討論通過並要求貫徹執行的事項。
3、指示用於對下級單位布置工作，闡明工作活動的指導原則。
4、公告公司決定的重要事項，需向外宣布，廣而告知。
5、通告公司決定在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項。
6、意見用於對重要問題提出見解和處理辦法。
7、通知發布公司重要決定，有關法規、任免幹部、**上級部門、同級部門不相隸屬單位的公文，轉批下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行的事項，用「通知」。
8、通報用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況，用「通報」。
9、報告請示用於向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議用「報告」；請示用於向上級機關請求指示，並需批覆的用「請示」。
10、批覆用於答覆下級部門提出的請示後，答覆請示事項，用「批覆」。
11、規定用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。
12、函用於各子公司之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向外單位聯絡公務、洽談工作事項，用「函」。
13、會議紀要用於傳達重要會議所議定的事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用「會議紀要」。
三、公文格式
（一）公司的公文一般由版頭、標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、抄送單位、印發單位及時間、傳達範圍、發文份數、製版記組成。
1、版頭根據不同的行文形式，使用不同的版頭。每種版頭均用蒙文和漢文兩種文字印製，蒙文在上面。版頭居中排在公文首頁上部，一律用紅色套印。
2、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應由標明發文單位、事由和文種，除批轉規章制度性檔案外，一般不加書名號。
3、發文字號包括單位代號、年號、順序號。集團公司的發文字號形如「蒙泰字[ 2007 ] 88號」、集團公司黨委的發文字號形如「蒙泰黨字[ 2007 ] 88號」，蒙泰熱電公司的發文字號形如「蒙電字[ 2007 ] 88號」，蒙泰範家村煤業公司發文字號形如「蒙泰範煤字[2007 ] 88號」。幾個單位聯合發文，只標明主辦單位發文字號。
4、保密公文應標明「絕密」、「機密」、「秘密」。
5、緊急公文分別標明「特急」、「急」。
6、主送機關是指主要受理公文的機關，用全稱或規範化簡稱。請示一般只寫乙個主送單位，上行文一般只標註乙個主送機關；如需同時報送幾個機關，可用抄送形式；下行文根據公文內容，可以是乙個或多個機關，普發性公文可用同型別機關的統稱。主送機關位於標題下方，正文上方，頂格排印。
7、正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位於標題或者主送機關下方。
8、附件是在正文（主件）之後的文字材料或圖表，分別起說明、注釋、證實、參考等作用，公文附件應與主件裝訂在一起，並在正文之後、發文機關署名之前註明附件的名稱。如附件較多，還應註明附件的件數。
9、發文日期一般署會議通過或者領導人簽發的日期；聯合行文則署最後簽發機關領導人的簽發日期；特殊情況署印發日期。
10、印章除會議紀要的印製的有特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文機關印章。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。
11、主題詞由反映公文主要內容的規範化名詞或名詞性片語組成，位於公文末頁下部、印製版記或抄送機關上方。
12、抄送機關指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。標註在主題詞下方、印製版記上方位置，用與公文**區等長的細實線與主題詞和印製版記隔開。
13、發文機關署名又稱落款，應使用全稱或規範化簡稱。聯合行文時，發文機關的名稱均應列出，位於正文下面偏右處。
14、份號是指同公文印製若干份時每份的順序號，用6位阿拉伯數字套紅標註在公文首頁左上角。秘密公文都要標明份號。
（二）文中的文字、數字、標點、計量單位
1、公文中使用的漢字，按國家規定的標準方案執行。簡化字要以中國文字改革委員會2023年5月編印的《簡化字總表》、國家文化部和中國文字改革委員會聯合發布的《第一批異體字整理表》為準。公文中使用蒙古文字，按自治區蒙古語文工作委員會規定的標準方案執行。
2、公文的數字，使用阿拉伯數字的有：份號、發文字號、統計數字、統計表、計畫表、序號、專用術語、公元年、月、日（包括成文日期、印發時間）印發份數、頁碼等。其餘用漢文書寫。
3、公文中的標點符號按國家語委、新聞出版署2023年修訂發布的《標點符號用法》執行。
4、公文中的計量單位，採用國家法定計量單位。
（三）公文本型字型大小，公文本型號選用統一標準。
1、公文大標題及所**檔案、附件的標題使用2號小標宋字型，題注用3號楷體字。
2、文中小標使用3號黑體字。
3、「主題詞」三字、正文中重點字句、法規性條文的條目順序等，一般使用3號黑體字。
4、正文、主送機關、發文機關署名、成文日期、印發傳達範圍等用三號仿宋體字。
5、主題詞標引的具體名詞用3號宋體字。
6、發文字號、抄送機關、印製版記，印製份數用3號仿宋體。
四、行文規則
根據行文關係一般分為上行文、下行文和不相隸屬關係行文，上行文只對呈報的上級機關，下行文是指對公司或黨委內部下屬機構行文，不相隸屬關係行文則是指與公司沒有組織隸屬關係的單位、部門行文。原則上，凡涉及重大問題，公司統一對上級黨政部門行文，各部門、單位不對上級黨政部門行文，如因工作需要確需行文，應先向公司上報，經審定批准後行文。
（一）向上級機關行文，應當主送乙個上級機關；如需其他的上級機關閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，如確實必要時，應當同時抄送被越過的上級機關。
（二）各部門、單位在各自職權範圍內可以向下級機關的相關部門行文，但不得對下級機關發布提示性公文，部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。
（三）各部門、單位因工作需要，需以公司名義對外行文時，應事先向公司呈文，以便於公司更加準確、清楚地表明事項，沒有基礎資
料或意見材料，公司不予行文。
（四）行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。
（五）向上級機關請示問題，應當一文一事，不應當在非請示公文中夾帶請求事項。
五、公文辦理
（一）發文處理程式：
公文起草——公文校核——公文簽發——列印——蓋印——裝封——分發——歸檔
（二）公文起草。公司秘書人員或其他工作人員起草公文，是領導決策過程中一項重要的參謀工作，要在行政部負責人的主持、指導下進行。某些重要公文，由部長親自動手起草，起草公文應當做到：
1、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行，完整、準確地體現公司和領導的意圖。
2、觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹、表述準確。
3、開門見山，文字精煉，篇幅簡短，文風端正，書寫工整。
4、人名、地名、時間、資料、行文等要準確。引用檔案要註明發文時間、機關、標題和文號。使用簡稱時，應先用全稱，並加以說明。
5、語法規範。字、詞、數字、標點符號使用恰當。劃分公文的章節，部分、層次的順序寫法，一般為：一、（一）1、（1）。
6、文種、格式使用正確。對上行文、平行文、下行文注意使用不同的文種、語氣、用語等。
(三)公文校核。公司及各部門所有行文都應經行政部校核把關。
公文校核的主要職責是把好行文關、內容關、政策關、文字關、格式關。公文校核的內容是：
1、報批程式是否符合規定。
2、是否確需行文。
3、內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現了公司和領導的意圖，並同現行有關公文相銜接。
4、人名、地名、時間、數字、引文、文字表述、印發傳達範圍、主題是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用否符合有關規定。
（四）公文簽發。公文的簽發是公文形成的最後乙個關鍵環節。未經本機關領導人審批簽發，公文不能生效。
在一般情況下，凡以公司或黨委名義印發的公文，須經行政部部長核稿後，再送有關領導審簽。以公司名義發布的公文，一律由公司總經理或受總經理委託主持工作的副總經理簽發。
（五）列印。列印檔案時應先打出樣稿，經過與原稿校對，確認無誤後方可按要求份數列印出來。
（六）蓋印。檔案需加蓋印章才能傳送，印章是企業發文有效憑證。蓋章由印章保管人負責執行，所蓋的印章應清晰端正。
（七）裝封與分發。將檔案分別裝訂好，寫好收文單位，並按需要加蓋密級、急件印章，發出檔案前必須填寫《發文登記表》，並由收文人簽字。
（八）歸檔。指列印的檔案底稿應進行歸檔妥善保管。
六、公文（收文）處理規範
收文處理包括簽收、登記、閱文、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、辦復九個程式，其具體要求如下：
（一）收文與登記
簽收由機關收發人員負責。
1、檔案入門，無論郵件還是傳遞件，收發員要仔細清點、接收；
2、對檔案的來文機關、檔案編號、份數都要逐一核對，然後進行收文登記；
3、收文登記後，要在檔案前面貼附《收文批辦單》，詳細填寫其中的「來文機關」、「檔案字型大小」、「收文號、」「檔案標題」等欄目後,將收文按黨、政系統分別登記，分送兩辦負責人，做到當日收文及時送達。
4、絕密件、特急件一般不要拆封，可直接送辦公室領導處理。親啟件直接送收件人。
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