物業管理****
公文管理制度
（徵求意見稿）
彙編部門：公司行政部
彙編時間：二〇 年五月
第一章總則
第一條為了實現公司公文處理工作的規範化、標準化和制度化，提高公文處理的質量和效率，保證公文的嚴肅性，根據《國家行政機關公文處理辦法》的原則，結合公司實際，特制定本制度。
第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、規範，必須嚴格執行有關保密法規，確保公司商業秘密的安全。
第三條公司各部門應當高度重視公文處理工作，遵守本制度並加強對公文處理工作的領導和檢查。經常深入實際、調查研究，養成實事求是和認真負責的工作作風，提高公文處理工作的效率和質量。建立收發文記錄，發文部門必須填寫發文簿，收文部門必須對收到資料進行收文登記。
第四條公司行政部是公文處理的歸口管理部門，主管公司並指導各部門公文處理工作，負責公司公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
第五條凡以公司名義行文的一切書面檔案（含電子檔案），均適用本制度。
第二章公文種類
第六條公司常用公文種類主要包括：
（一） 決定：用於對重要事項作出決策和安排。
（二） 意見：用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（三） 通知：用於任免幹部，傳達上級指示，**上級和不相隸屬有關單位的公文，發布要求各部門辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。
（四） 通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
（五） 報告：用於向上級匯報工作、反映情況、答覆上級有關單位的詢問。
（六） 請示：用於向上級或有關單位請求指示、批准。
（七） 批覆：用於公司回覆有關單位的請示。
（八） 制度（辦法）：用於發布公司的規範經營管理等行為的規章制度，用於對特定範圍內工作和事務制定具有約束力的行為規範。
（九） 函：用於公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答覆問題，向與公司無隸屬關係的有關業務主管部門請求批准相關事項等。
（一十） 會議紀要：用於記載和傳達公司內各有關重要會議主要精神和議定的事項。
第七條公文按照行文方向分為：
上行文：指下級機關向所屬上級機關的發文，如請示、報告。
平行文：指平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，主要是函，也包括一些紀要。
下行文：指上級機關對所屬下級機關的發文，如決定、通知、通報、批覆等。
第三章公文格式
第八條公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。
（一） 涉及公司商業秘密的公文應當標明密級。其中，「絕密」、「機密」級公文還應當標明份數序號。
公文按機密程度可分為以下幾類：
1．絕密：指極為重要並且不得向無關人員洩露內容的公文。
2．機密：指次為重要並且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的公文。
3．秘密：指不宜向公司以外人員透露內容的公文。
4．普通：指非秘密公文。如附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。
5．傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的公文。
（二） 緊急檔案應根據緊急程度分別標明「特急」、「急件」。
（三） 發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規範化簡稱加「檔案」二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。
（四） 發文字號應包括公司代字、年份、序號組成。
（五） 上行文應當註明簽發人、會簽人姓名。其中「請示」應當在附註處註明聯絡人的姓名和**。
（六） 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題用2號方正小標宋簡體字居中排布。
（七） 正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。
（八） 主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。
（九） 抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。
（一十） 公文如有附件，應當在正文之後，成文時間之前註明附件序號和名稱。應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識。
（一十一） 成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以領導簽發的日期為準；一般信函、傳真，以發出日期為準。成文日期用漢字將年月日標全，「零」寫做「○」。
（一十二） 內容不宜對外公開的，應當在檔案首頁右上角適當位置註明「內部檔案」。
（一十三） 公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。
（一十四） 公文應當標註主題詞。上行文按照上級單位的要求標註主題詞。「主題詞」用3號黑體字，後標全形冒號，詞目用3號黑體字，詞目為三個能反應文章內容的片語，詞目之間空1字。
第九條公文用紙一般採用國際標準a4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第一十條公文中其他各組成部分的標識規則，按照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。
第四章行文規則
第一十一條行文應當確有必要，注重效用。
第一十二條行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。
第一十三條上報的公文，應當在首頁註明簽發人姓名。
第一十四條公司內設部門機構原則上不得對外正式行文，只就一般事務性函行文。
第一十五條 「請示」應當一文一事；一般只寫乙個主送單位，如需同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。「報告」不得夾帶請示事項。
第一十六條除公司領導直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領導個人報送「請示」、「意見」和「報告」。
第五章檔案編號
第一十七條每份檔案都必須設定編號，不得重複或遺漏。
（一） 紅標頭檔案
紅標頭檔案的編號按國家公文編號有關標準執行。
（例：步物管[2012]1號，表示為「步行街物業管理****2023年第1號紅標頭檔案」）
（二） 會議紀要
按年度順序編「步物管會紀［20××］×號」。
（三） 其他型別的檔案
公司其他檔案，根據業務發展和管理的需要，另行確定。
第六章發文辦理
第一十八條發文辦理包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第一十九條擬稿：公文由相關部門負責擬稿，初稿形成後，經相關部門會簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應當做到：
（一） 符合國家的法律、法規及其他有關規定。
（二） 情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。
（三） 結構層次序數，第一層為「一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1.」第四層為「（1）」。
（四） 引用公文應當先引標題，後引發文字號。應當使用國家法定計量單位。
（五） 文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。
（六） 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
第二十條核稿:正式文稿經部門負責人審核，交行政管理中心主任複核。
核稿把關的重點是：
（一） 是否需要行文；
（二） 是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定；
（三） 涉及多個部門的檔案是否已會簽；
（四） 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；
（五） 文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有關規定。
第二十一條簽發：經行政部複核後，擬稿部門須規範填寫公司行政部統一印製的《發文稿紙》，按權責劃分細則規定的授權，報集團領導簽發。
第二十二條對不符合本制度規定的文稿，各級領導和把關部門應當退回重擬。
第二十三條公文正式印製前，應當重點複核以下內容：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統
一、規範等。
複核後需要對文稿進行實質性修改的，應按本制度規定程式複審。
第二十四條印製。對檔案列印清樣進行全面校對無誤後方可印製；印件要格式正確、整潔、美觀、份數準確。行政部負責紅標頭檔案的印製和裝訂。
第二十五條用印。
（一）監印人須按規定用印，用印前應當對公文進行全面審核，手續完備方可用印。
（二）印章要蓋得清楚端正，印章的位置在成文時間處，整個印模應當壓年壓月；法人名章在成文時間上方；不得在檔案的空白頁上蓋章。
第二十六條分發與登記，發文部門按檔案簽批意見分發檔案，並作好發文登記。
第七章收文管理
第二十七條行政部負責公司外來檔案以及各部門報送公司領導的檔案的處理。各部門負責本部門外來檔案以及公司下發檔案的處理。
第二十八條收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第二十九條簽收：收到檔案應以簽字或蓋章的方式給發文單位以憑據。
第三十條登記：對收文的特徵和辦理要求進行記載，如標題、發文單位、緩急度等。
第三十一條擬辦：各部門收到的外來檔案，對指名或親啟件原則上直接送收件人；不能明確收件人或重要來件應先彙總至公司行政部，由行政部拆開後據情填寫《收文處理籤》提出辦理意見，送上級領導批閱。
第三十二條分發：行政部根據領導批示，對來文進行跟進辦理，對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負責傳達；對需要傳閱的檔案送達給相關責任人，並做傳閱登記。
對於需要公司領導傳閱、批閱的檔案，應先送第一應閱人，第一應閱人退回後，再送第二應閱人，由送閱人採取一送一退的辦法交領導依次傳閱。對於閱知性檔案一般按領導的排列順序從前往後傳閱；對於閱批性檔案，則按領導排列順序從後往前傳閱。
第三十三條承辦：各責任部門（責任人）對需要辦理的事項應及時進行辦理。凡屬承辦部門職權範圍內可以答覆的事項，承辦部門應當直接答覆呈文單位；凡涉及其他部門業務範圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級領導審批的事項，承辦部門應當提出處理意見並代擬文稿，一併送請上級領導審批。
承辦情況與部門或個人績效考核結合。
第三十四條督辦：行政部有權對承辦情況進行督促檢查。督辦貫穿於簽批事項處理的各個環節，根據事項的緊急程度隨時或者定期向領導反饋辦理情況。
第三十五條時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要求辦理的時效性；其中，普通件辦理控制在48小時內，急件辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間範圍內向公司領導、行政部反饋辦理情況。
公文辦理時效納入部門或個人績效考核。
第八章公文立卷、歸檔和銷毀
第三十六條公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當根據公文立卷、歸檔的有關規定，將定稿、正本和有關材料整理立卷。
第三十七條公文立卷，應當以檔案的自然形成規律和保持檔案之間的歷史聯絡為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特徵和儲存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便於保管、查詢和利用。
第三十八條公文複製件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式檔案妥善保管存檔。
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