會議的涵義與作用
什麼是會議?簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。兩個人談話或討論叫交談或會談，三個人以上，沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閒聊。
另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問題，而是為了顯示某種精神或力量，或是為了同乙個目標而進行的有組織的活動，也被稱作什麼「會」。前者如慶祝會、歡迎會、聲討會等；後者如運動會、展銷會、追悼會或者宴會、舞會，等等。這些「會」，只是聚會，「會而不議」，和我們這裡討論的「會議」在性質上和作用上是有區別的。
通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。
(1)會議可按不同的標準劃分為不同的類別。
a年會年會是就某一特定主題展開討論的聚會，議題涉及政治、經貿、科學、教育或者技術等領域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議。年會可以單獨召開，也可以附帶展示會，多數年會是週期性的，最常見的週期是一年一次。
參加年會全體會議的人員通常比較多，一般要租用大型宴會廳或者會議廳。小組會議上討論的是具體問題，所租用的是小會議室。
b專業會議
專業會議的議題通常是具體問題並就其展開討論，可以召開分會，也可以只開大會。就與會者人數而言，專業會議的規模可大可小。
c代表會議
顧名思義，代表會議指由代表某一利益群體的與會者參加的會議。代表會議的規模和出席人數差別很大。代表會議這個詞在英文裡的對等詞是congress，最常在歐洲和國際活動中使用。
從本質上講，它與另乙個英文詞conference（會議）大致相同，但是在美國，congress這個詞用來指立法機構，所以美國指代表會議時經常用conference 或convention。
d論壇論壇的特點是反覆深入的討論，一般由小組組長或演講者來主持。它可以有許多的聽眾參與，並可由專門小組成員與聽眾就問題的各方面發表意見和看法，兩個或更多的講演者可能持相反的立場，對聽眾發表講演而不是互相講給對方聽。主持人主持討論會並總結雙方觀點，允許聽眾提問。
e座談會、專題討論會
座談會和專題討論會比論壇要正式和嚴謹一些，由主持人或演講人進行一種陳述講演，有一些預定好的聽眾參加。與論壇相比，與會者在座談會和專題討論會中在平等交換意見的氣氛和特徵方面要弱一些。
f講座講座更正式和更有組織一些，常由一位或幾位專家進行個別講演，講座的規模可大可小。觀眾在講座後可以提問，有時主辦方也會不安排觀眾提問。
g研討會、專家討論會、討論會
這類會議通常在主持人主持下進行，與會者參與較多，可以平等交換意見、分享知識和經驗。這類會議一般在相對範圍內進行，規模較小；當規模變大時，就演變成了論壇、討論會或專題討論會。
h專題討論會
專題討論會指為處理專門問題或特殊分配任務而進行的小組會議，與會者就某一議題進行學習和討論、分享知識、技能和對問題的看法。
i培訓性會議
一般至少要用一天的時間，多則幾周。這類培訓會議需要特定場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業培訓人員教授。
j獎勵會議
企業或公司為了表彰、獎勵工作出色的員工、分銷商或客戶而舉行的會議，它是企業或公司一種重要的激勵手段。
(2)會議的作用。
無論什麼會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什麼問題，或解決什麼問題，或得出什麼結果。總之，要達到預期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的資訊；經過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數或一致做出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發言，受到啟發或教育，等等。
會議的作用還應該從每乙個與會者所起的作用來認識。會議與會者一般有三種人：
一種是會議的主持人或召集人，一種是參加會議的正式成員，還有一種是受邀請參加或列席的人員。這三種人員都應起到自己應起的作用。
另外還有一種人員，既非主持人或正式與會者，又非受邀請者或列席者，但他們都參加會議。自始至終為會議服務，對支援和保證會議取得預期效果起著不可替代的重要作用，那就是秘書。
會議的要素
一般來說，會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。下面分別介紹之。
與會者與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務人員。人們被召集來開會，是要花費一定時間和精力的，而時間和精力在某種程度上就是效益，就是財富，只能創造，不能浪費。因此，從原則上講，參加會議的人應做到：
該參加的乙個不少，不該參加的乙個不多。
主持人主持人是會議過程中的主持者和引導者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。
會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人，或是有相當地位、威望的人擔任。一般有兩種情況：一種是當然主持人，是由其職務和地位，也就是由組織的章程或法規決定的。
如：單位的工作例會由單位領導人主持，黨組織的會議由黨的書記主持，董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時，也可委託副職或其他相應的負責人主持。
另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區的聯席會議，則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議，則需產生相應人數的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外，大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協助。
議題議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最後表決通過。
因此每次會議的議題應該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利於解決問題。
議題的產生通常有兩種情況：一種是領導根據需要指定的；另一種是秘書調查研究、綜合資訊後提出。再經領導審定的。
有些重大的代表會議，先由代表提出「提案」，由秘書或秘書處彙總。再提交主席團或專門的「提案審查委員會」審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。
名稱正式會議必須有乙個恰當、確切的名稱。俗話說，名不正則言不順。會議的名稱要求能概括並能顯示會議的內容、性質、參加物件、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、範圍、規模，等等。
會議名稱必須用確切、規範的文字表達。它既用於會前的「會議通知」，使與會者心中有數，作好準備；又用於會後的宣傳，擴大會議的效果；更用於會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力和藍嚴惑。
大中型的會議名稱被製作成橫幅大標語，置於會議主席台的上方或後方，作為會議的標誌，簡稱「會標」。會標必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產生誤會。
時間會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。
會議召開時間。某個會議什麼時間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需要，如每週一次的工作例會，通常放在週末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利於承上啟下。
一年一度的職工代表會議，宜於年初召開，既利於總結上年的工作、生產成果，又利於討論、部署新一年的工作、生產計畫，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。
如日本的有些企業召開各部門幹部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。
會議需要時間，可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織者應盡可能準確地預計需要時間，在會議通知中寫明，便於與會者有計畫地安排。
會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。
地點會議地點，又稱「會址」。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。
國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。
專業性會議，應選擇富有專業特徵的城鄉地區召開，以便結合現場考察。小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。
如何組織會議工作
一、會前準備
1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會議的目的。你試圖達成什麼樣的結果？會議準備做出什麼樣的決定？準備取得什麼的行動方案？
3、準備議事日程。列出與會議目的有關的專案。依重要程度進行專案排序。把有關專案歸併為一組。限定每個專案的商議時間。
4、收集所有與會議所議專案有關的資訊。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
5、會前將會議議事日程和整理好的檔案在與會人中間傳閱。
6、根據要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，檢視一下是否有新的資訊。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的目的。
2、核對並記錄與會者。
3、根據議事日程順序提出每個專案，然後進行討論，徵求有關與會者的意見。
4、給每乙個人表述自己意見的機會。
5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。
6、如果討論變得複雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。
7、堅持預定的時間，不要拖延。
三、會後工作
1、在每個專案討論結束後加以概括，以便決策或達成結論。
2、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。
3、確定下次會議的議題和時間。
4、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
5、根據會議，對執行進行監督和檢查。
會議禮儀
會議禮儀，是召開會議前、會議中、會議後及參會人應注意的的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執行有較大的促進作用。
會議禮儀包括：
（一） 會議座次排定
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