一、目的
為規範管理公司的各種會議，有效解決工作中出現的各種問題，根據公司的實際情況，特制定本規定。
二、適用範圍
公司召開的一切會議，包括：總經理辦公會、周例會、月度工作會、年度工作會、專題協調會、臨時會議等各類會議。
三、會議管理
（一）會議組織者或召集人須將會議通知於開會前傳達到每位與會者，重要會議以**或書面通知，例會以慣例為準。
（二）會議主題和內容應明確，會議組織者或召集人應在會前將會議議題及時通知與會人員。切實作好會前議程、內容的告知工作。
（三）任何與會人員在接到會議通知後，無特殊原因須準時參加，不能參加者需向會議組織者請假。
四、會議記錄的管理
（一）各種會議須由會議召集人指定專人做會議記錄，根據會議重要程度決定是否編制會議紀要。
（二）會議紀要由會議記錄人負責撰寫，由公司運營管理部/專案綜合部負責發放，會議紀要由參加會議職級最高領導批准簽發。
（三）公司運營管理部/專案綜合部下發的各類會議紀要中安排和需要落實的工作內容，等同於公司批准發布的工作計畫，與部門績效考核掛鉤。
（四）會議紀要的傳送和落實
1.會議紀要傳送時需經過紀要審批人的審批才能夠發布；
2.會議紀要傳送後由公司運營管理部/專案綜合部負責會議紀要內容的追蹤落實。
五、會議的組織安排
（一）總經理辦公會
由公司總經理主持，公司部門總監級以上及其他指定人員參加，召開時間視情況而定，會議內容為：
1.公司各部門匯報前期工作完成情況及近期工作安排；
2.討論、研究目前需要協調解決的工作事項；
3.公司總經理決定研究的其他事項。
（二）周例會
1.公司管理層周例會
由公司總經理主持，公司部門經理級以上人員參加，召開時間為每週一上午，會議內容為：
（1）公司近期重要會議和檔案精神的傳達與學習；
（2）檢查各部門上週工作進度和完成情況；
（3）安排本週各部門工作事項，落實對部門的具體工作要求。
（三）月度工作會
公司月度工作會，由公司總經理主持，公司本部及專案公司經理級以上人員參加，召開的具體時間為每月5日前，會議內容為：
（1）研究、商討公司當前階段各項重大事項的決策與處理；
（2）討論、確定下月度工作計畫；
（3）由公司辦公室通報上月工作計畫完成情況；
（4）由公司財務管理部匯報本月度資金使用情況和下月度資金需求意見，確定下月度資金使用計畫；
（5）公司總經理決定研究的其他事項。
（四）年度工作會
公司全體員工參加，召開時間為每年1月份（根據春節時間進行調整），會議內容：
1.公司總經理作全年度工作總結報告；
2.確定公司下一年度工作目標，由公司董事長與公司總經理簽訂年度工作目標書；
3.表彰公司年度工作中表現出色的先進集體與個人；
4.公示下一年度各層管理崗位的任命。
（五）專題會
營銷、工程、成本、財務、行政等專業會，由相關業務負責人召集或組織的針對某專項事務的工作會議，會議參加人員為業務相關人員、部門或其他指定人員，會議內容：
1.針對某專項事務協商或制定處理意見；
2.協調與業務相關的部門、單位之間的工作關係，討論決定部門提出的有關問題。
（六）臨時會議
1.公司高層有權組織召開臨時會議。
2.由於突發事件或緊急事件，會議召集人認為有必要組織相關部門召開會議時，可以召開臨時會議。
3.會議召集人指定專人(會議召集部門人員)負責記錄，並確定跟蹤協調部門和是否出會議紀要。會議記錄人負責整理會議紀要，總經辦負責發放。
4.會議內容的跟蹤落實由指定的跟蹤落實部門負責，出會議紀要的由總經辦負責跟蹤落實。
六、會議要求：
（一）會議主持人要求
1.對每項議題的討論意見及時作出歸納與小結，並最終歸納為會議決議；
2.主持會議應緊扣議題，控制發言人的發言時間，將會議時間把握在預定時間之內。
（二）與會人員要求
1.準時到會，因故不能到會或到會遲延者須事前向會議組織負責人請假並說明事由，無故遲到或缺席，管理層（指公司和專案公司主管級以上）員工罰款50元，一般員工罰款20元；
2.會前做好準備，發言時緊扣議題且言簡意賅；
3.會議期間應將通訊工具調整為靜音、震動或關機狀態，違者管理層員工罰款50元，一般員工罰款20元；
4.會中不得離席，如有特殊急務，應徵得會議主持人同意。
七、附則
本規定自2023年1月1日起執行，公司綜合部負責解釋。
附件一會議紀要
會議時間：
會議地點：
參會人員：
會議主持：
會議主題：
會議紀要：
審定修定記錄：
抄報：董事會
抄送：公司各部門、各專案
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