1. 目的
為規範會議管理，提高會議效率，更好地服務於企業經濟執行，特制訂本規定。
2. 適用範圍
本規定主要適用於集團總部。各二級集團參照執行相關條款。
3. 原則
3.1 優化原則：選擇會議形式，篩選會議議題，優化參會人員結構，提高會議決策的質量。
3.2 效率原則：以最少的人力、物力和時間投入換取最大效益。
3.3 議而有決：會議對議題的討論，在會議結束前要有決議。
3.4 決而有果：會議形成的決議在會後要有執行和落實，並在下次會議或規定時間進行檢查。
4. 職責
4.1 集團、二級集團辦公室(以下簡稱辦公室)為會議的歸口管理和審批部門。
4.1.1 辦公室有權根據會議申請及當前工作情況核准會議是否召開，或對會議的召開提出修改建議。
4.1.2 對於參會人員相同、內容相近、時間相近的會議，辦公室有權安排合併召開。
4.2 各相關部門為會議的申報、召集、落實部門。
4.3 會議組織部門的責任
4.3.1 提報會議計畫、確定會議方案
4.3.2 擬定會議通知，準備會議資料，保障會議順利召開
4.3.3 做好會議記錄，整理會議紀要
4.3.4 收集會議材料，履行歸檔義務
4.3.5 跟蹤落實會議決議
4.4 會議出席人員的責任
4.4.1 按時參會，遵守會議紀律
4.4.2 積極參與，提出建議並做好相關記錄
4.4.3 保守會議秘密
4.4.4 按照會議決議及分工開展工作
5. 會議分類
5.1 例會
集團常規性的會議一律納入例會制度，原則上按照規定的時間、地點、內容組織召開。
5.1.1 集團總部例會
5.1.1.1 會議名稱及相關內容（見附件1）
5.1.2 二級集團例會
5.1.2.1 參照集團總部的例會內容，結合實際情況制訂例會制度。
5.1.2.2 根據集團的相關要求，將總經理經營分析會列入本集團的例會制度。
5.2 會議組織程式
5.2.1 凡涉及二級集團的例會及其他會議，需每月25日前由會議組織部門將次月會議計畫報集團辦，集團辦彙總後於30日前報總裁審批；會議組織部門擬定會議方案報集團辦審批後方可下發通知，並按會議組織方案組織召開。
5.2.2 各二級集團召開的半年、，由集團辦統一備案、協調出席會議的相關領導及職能中心人員。
5.2.3 各二級集團須於每季度首月10日前將「總經理經營分析會」的召開情況以會議紀要的形式報集團辦公室備案。
6.會議準備
6.1 會議通知遵照以下規定：
6.1.1已列入會議計畫表的會議，無調整的，不再另行通知；
6.1.2未列入會議計畫而臨時提擬的會議，按「誰提擬，誰通知」的原則進行會議通知；
6.1.3會議通知期一般應提前一天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門；
6.1.4會議通知應將會議的議題、議程等進行必要的說明；
6.1.5會議通知形式一般為**通知，同時通過oa系統進行通知。
需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等做特別說明的會議，應以會議通知進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。
7.會議主持
7.1主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
7.2主持人一般應於會議開始前，將會議的議題、議程、需解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的強調。
7.3會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
7.4對於討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對需集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
7.5主持人應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間及會後跟進安排等向與會人明確。
8.會後事項處理
8.1 會議紀要
8.1.1 會議召集部門應在會後24小時之內完成會議紀要、決議的整理、發布工作。
8.1.2 會議紀要和決議形成後，須經會議主持人或主要與會人員簽字確認。
8.1.3 會議紀要應分類存檔，並按重要程度確定儲存期限。
8.2 會議資料的收退和歸檔
8.2.1 根據會議資料的機密程度及其他特殊要求，實行會議資料**機制。
8.2.2 會議結束後三日內，會議組織部門須將會議紀要及資料進行分類、整理後歸檔。
8.3會議出勤情況處理
會議記錄員負責人員缺席和遲到情況的統計，經會議主持人審核無誤後，於會議結束後將會議出勤情況上報人力資源中心。人力資源中心根據上報的會議人員的出勤情況進行統計，將處罰情況彙總報財務中心，由財務中心依據出勤情況從缺席或遲到人員月工資中扣除罰金。
8.4 決議事項的傳達
按照會議要求的傳達範圍將會議決議準確、及時傳達到位。
8.5 決定事項的催辦
8.5.1 專業性會議決議由會議組織部門負責催辦。
8.5.2 綜合性會議決議由辦公室負責催辦。
9.會議紀律
9.1 應參會人員因特殊原因無法參會，須向會議組織部門請假，說明原因。
9.2 參會人員應準時出席會議，並及時簽到。主持人為會議考勤的核准人，考勤記錄由會議記錄員負責。
9.3會議紀要屬集團內部重要檔案，具有一定範圍的保密性，未經批准不得外傳。
9.4 與會人員應知無不言、集思廣益，一經會議決定的事項應在要求的範圍內傳達、貫徹、落實。
9.5 與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動並應將手機關閉或調至振動狀態。
9.6 會議期間，與會人員要認真根據會議主題做好相關工作內容發言和記錄，不得私下議論或討論而影響整體會場秩序和氣氛。
10.罰則
10.1集團總部各職能中心未履行會議審批程式，擅自召開涉及二級集團(公司)人員參加的會議，對職能中心第一負責人及分管領導處以500元－1000元罰款。
10.2應參會人員未按規定履行請假手續，每人每次處以600元罰款，從本人當月工資中扣除。
10.3通知中規定必須參加會議的人員必須根據安排準時出席，缺席者，每人每次處以300元罰款，遲到30分鐘以上以缺席論處。
10.4 不能準時參加會議或會議中途離開者，應向會議主持人提前說明情況，未說明情況又遲到或早退者，每人每次處以300元罰款，從本人當月工資中扣除。
10.5 因移動**響鈴或私下議論等影響會議秩序者，每次處以200元罰款。
10.6凡違反會議保密制度，外傳會議資訊及資料者，一經查實，給予通報批評並根據其對集團造成的影響及損失程度處以800元以上罰款或依法追究其法律責任。
10.7 會議決定事項在規定時間內未能及時落實，而又無特殊原因的，首次對負責落實單位或部門第一負責人在oa系統中進行通報；再次仍未完成的，對負責落實單位或部門第一負責人處以500元以上罰款，並計入年終考核。
11. 本規定解釋權歸集團辦公室。
12. 本規定修訂於二〇〇九年二月，自頒布之日起執行。
附件1集團總部例會一覽表
會議管理規定
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