1.目的
為進一步規範公司會議管理，本著精減、有效、節儉原則，使會議務實，溝通迅速，確保會議內容及議定事項落實到位，節約會議成本，提公升公司運營效率，特擬定本規範。
2.範圍
本規定適用於公司規定的定期會議以及組織的各種臨時性會議。
3．職責
3．1會議發起人和主持人
3．1．1 確定會議目的；
3．1．2 確定會議議程及參加人員，審核會議通知；
3．1．3 控制會議節奏與進度，把握會議重點不偏離主題；
3．1．4 掌握會議時間；
3．1．5 確保會議不受干擾，主動處理解決「干擾性」行為，例如：竊竊私語、故意刁難、逃
避責任、急於了事等；
3．1．6 平衡發言，發揮群體力量，確保每位與會人員都發表意見；
3．1．7 善用群體專長，增加每位與會人員對會議結論的支援；
3．1．8 確保會議結束時提出未完成事項，同時責任明晰，完成期限明確具體；
3．1．9 會議不能準時召開等其他變故要在會前協調；
3．1．10會議紀律的監督執行；
3．1．11會議記錄的簽核；
3．1．12 會議決議或對策實施效果跟蹤驗證。
3．2 通知人
3．2．1製作會議通知(內含會議議程)；
3．2．2確保通知到位，每位參會人員要在會議通知上簽名；
3．2．3異常情況及時通知會議主持人；
3．2．4會議因故取消或延遲，至少提前半小時通知相關人員。
3．3記錄人
3．3．1組織會議簽到；
3．3．2現場記錄會議內容(文字記錄和會議決議事項追蹤表)；
3．3．3會議記錄的發放；
3．3．4檢查、協調和跟進會議執行狀況；
3．3．5向主持人匯報執行狀況。
3．4參加人員
3．4．1 事前準備相關會議資料；
3．4．2 遵守會議紀律；
3．4．3 會後傳達會議精神並進行工作安排、付諸行動；
3．4．4 臨時突發事件導致不能準時參加或缺席，至少提前半小時，通知會議主持人，並委
任職務**人參加。
4．會議分類
5. 會議內容
5．1 月度總結會議
5．1．1會議時間
每月召開一次（即每月第一週六）。
5．1．2會議人員
主持人：廠長
參加人員：各部門負責人
5．1．3會議內容
5．1．3．1匯報分析工作計畫執**況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績、揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高公司經濟效益。
5．1．3．2研究決定日常工作中的有關事項，通報、交流重要工作情況。
5．1．3．3研究分析公司整體運營狀況，制定工作方針、工作計畫、目標、措施、策略。
5．1．3．4討論決定公司制定和發布的綜合性檔案及公司管理規章、規定。
5．1．3．5需要集體研究解決的其它重大事項。
5．1．4各部門具體匯報內容：
5．1．5依據會議中提供的各類資料資訊及情況做出具體工作安排，布置月度工作任務，並
落實到人。
5．1．6由會議記錄人宣讀本次會議產生的各項決議和任務，以及執行人員，如無異議可結
束會議。
5．1．7會議結束後，由會議記錄人形成會議紀要，並在當日發至與會人員，以便參照執行。
5．2 周工作例會
5．2．1會議時間： 每週召開一次（即每週六下午16：30至18：00）。
5．2．2會議人員
主持人： 廠長
參加人員：各部門負責人
5．2．3會議內容
5．2．3. 1各部門報告本部門一周工作情況、工作異常情況，下週計畫、存在的問題、解決方法。
5．2．3. 2逐條逐項檢查落實完成情況，指導重點工作開展，並實行問責制。
5．2．3. 3聽取各部門提交的議題，解決需要公司協調的問題，執行會議的各項決議及具體實施措施。
5．2．3. 4布置公司日常工作，平衡計畫進度。
5．2．3. 5總結工作經驗和教訓。
5．2．3. 6對各部門工作進行總結講評，布置工作。
5．3晨會
對前一天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。員工要經常加強敬業精神的教育，所以在每天的早上必須以10分鐘以上的時間做員工教育及重點工作報告。同時還可以利用早會表揚優良員工以提高士氣。
5．3．1會議時間： 每天一次（每天早晨8：00-8：15）。
5．3．2會議人員
主持人：班組負責人
參加人員：班組全體員工
5．3．3會議內容： 前一天工作講評，當日工作任務和注意事項。
5．4部門例會
5．4．1會議時間： 每週一次（各部門自訂）。
5．4．2會議人員
主持人：部門經理（或委託**人）
參加人員：部門員工
5．4．3會議內容
5．4．3．1本週工作安排及工作完成情況檢查。
5．4．3．2 進行公司檔案、會議精神的傳達。
5．5 專題會議
公司或各職能部門解決工作中臨時出現的問題及公司運營方面等緊急情況而召集的臨時會議。專題會議不受時間、次數的約束，只要對公司有利的重大議題均可由發起人經上級同意而召集有關人員開會商討。專題會議為不定期性的臨時性會議，乙個專題如果需要多次的研討才能定案時，可以互相約定次數與日期，要以一案一會為原則。
5．5．1會議時間： 不定期
5．5．2會議人員
主持人：專題會議發起人
參加人員：相關人員
5．5．3會議內容： 一案一議
5. 6 年度總結表彰會
5．6．1會議時間： 每年召開一次（即每年春節前）。
5．6．2會議人員
主持人：總經理
參加人員：公司所有部門主管、全體員工
5．6．3會議內容
5．6．3．1對一年來的工作進行回顧和分析。
5．6．3．2總結一年來的公司所取得工作成績和缺點。
5．6．3．3總結一年來的成功的經驗與教訓，對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、
集中,並上公升到管理的高度來認識。
5．6．3．4 根據今後的工作任務和要求,吸取前一年工作的經驗和教訓,明確努力方向,提出改進措施等。
5．6．3．5 總結全年工作情況，部署新年度工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。
6、會議準備和要求
6．1 議題準備：各型別會議，召開前會議主持人均要擬定會議議題,通知與會人員。各部門要圍繞議題做好充分準備，需要通過會議向領導匯報和請示的問題，要有明確具體方案或意見，避免會議時間過長。
6．2 會前協商：會議議題，凡涉及其它多個部門的，事先要進行會商，取得一致意見，避免會議限於爭執不休局面。
6．3 資料準備：各部門需提交會議討論通過的問題，都要有簡要的書面匯報提綱，並在會前提前1小時以上送至與會者，便於與會人員閱讀並準備意見。
6．4 擬好會議議程：會議舉辦方就會議的內容，擬定出會議議程，並按照會議議程展開會議。
6．5 發言要點：參加會議人員匯報工作、討論問題，其發言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，發言時間一般控制在3－5分鐘。
6．6 通知與會人：根據會議通知，參加會議人員一般為相關部門的主要負責人。與會人員要準時到會，不得無故缺席或中途退場，如確因特殊情況不能參加的，要提前向會議主持人請假並派其**人參加。
6．7 會議紀錄與跟進：會議議定事項，由廠部或會議主辦單位及時整理出會議紀錄，會議紀錄必須經主管領導簽發。對會議議定事項和決議，廠部要及時進行跟進，保證決議落到實處。
7. 0會議效果評估與督查
7. 1當天由記錄人負責編寫會議紀錄經主持人當天或次日中午12點前簽發，負責送交與會人員。
7. 2 會議決議執行人在收到會議紀要後，必須嚴格執行決議
7. 3廠部負責對會議紀錄執行督查，根據會議紀錄，檢查相關人員和部門落實會議決議的情況。
7. 4會議主持人必須主動了解會議決議的落實情況，有責任督促執行人落實會議決議。
8. 0 會議紀律規定
8．1 紀律規定
8．1．1應準時到會，並在《會議簽到表》上簽到，否則按缺席處理。
8．1．2會議發言應言簡意賅，緊扣議題。
8．1．3遵循會議主持人對議程控制的要求，會議準時開始，會議時間按議程控制；
8．1．4所有與會人員在參會之前應根據會議的目的、議題等做好充分準備。屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。
8．1．5因突發事件不能準時參加或缺席時，需委託職務**人參加，並至少提前半小時通知會議主持人；
8．1．6與會人員會議期間手機關機或將手機調為振動；會議期間禁止接聽**，如有緊急事情處理，需徵得主持人同意後到會場以外的地方接聽。與會人員遇突發事件急須處理時，應知會主持人；
8．1．7保證會議不受干擾；參會人員必須嚴格遵守會議紀律，會議期間所有與會人員應集中精力，做到「四不」：不走神、不開小會、不交頭接耳、不無故走動外出。會議期間禁止吸菸；
8．1．8與會人員應積極參與問題的討論。但在討論問題時，嚴禁情緒化、自我為中心以及出現不禮貌的言行；發表意見應大膽、坦誠、不盲從、對事不對人；在觀點不被採納的情況下，不指責和牴觸。
8．1．9討論問題採取先民主後集中的方式，決議一旦形成，無論個人意見是否被採納，所有與會人員均須在會後無條件執行，真正做到令行禁止，雷厲風行。
8．1．10與會人員不得在會後發表與會議決議不同的意見以及其它消極、牴觸言論；任何與會人員不得在會後洩漏、傳播在會議中沒有形成決議的事項。
8．1．11會議記錄為公司的機要檔案，不得擅自外洩；其調閱應嚴格按公司保密制度的有關規定執行。
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