為了保證公司各項業務活動的正常開展，公司本著合理使用資金的原則，制定公司「會議費報銷制度」，具體規定如下：
一、關於會議費備用金的申請流程
若因工作或管理需要，確實需要召開會議的，可以從公司借取該筆款項，但是在會議結束的乙個禮拜之內，務必報銷並結清該費用。
1.公司各部門組織的會議，由具體召開會議的部門（人員）向行政部申請（具體申請形式由行政部決定），由行政部將提交上來的開會申請彙總後提交到行政中心，經行政中心審核批准後，由行政部將向財務部申請該費用（提前3天提交到財務部）所有的借款均要在預計使用時間前7個工作日交到財務部，由財務部審核後支付借款；
2.對於確實因辦事處或各個部門管理需要，召開的會議、培訓以及辦事處/產品線內部溝通發生的一些費用，由各部門主管提前一周向行政中心申請，經行政中心審核批准後，由申請該項費用的部門向財務部申請（提前3天提交財務部）同上，由財務部審核後支付借款。
二、會議費包括內容
1.會議支出分類：
（1）召開大型會議所必須的場地租金(發票開：場租費、場地費、租賃費)及布置會場費用（根據購買物品不同可以開出不同類的發票，在開發票時可以參考備用金細則），（此費用特指公司級的大型會議，比如：公司年會等）
（2）會議用餐費用發票可以開：會議費（最好），也可以開成餐費
（3）去外地召開公司級會議而租用的車輛或發生的路途費等發票開成租車費
（4）去外地召開公司級會議而發生的人員住宿費等費用發票開成住宿費
（5）其他未列名的費用可以按備用金細則中的規定開發票
三、各級別會議費的限額：
1、公司級會議限額：年會：400元/人，上下浮動不超過10％；半年會/季度會：餐費75元/人天，住宿100元/人天，場租1500元/天，浮動不超過10%
2、部門會議限額：餐費60元/人天，場租1000元/天（600元/半天）。
3、產品線會議限額：餐費50元/人天
四、會議費的報銷流程
會議結束後，會議召開人（或行政部）應盡快報銷該費用，並結清該備用金。報銷流程如下：
1、公司級會議由行政部統一報銷，首先報行政中心審核登記，之後報財務部二次審核，並結清該筆備用金借款。
2、其他部門組織的會議，由各部門會議召開人報銷，並經辦事處的上一級領導簽字（產品線會議由產品線經理報銷辦事處主任簽字審核、辦事處會議由辦事處主任報銷）後報行政中心審核簽字並登記，之後報財務部二次審核，並結清該筆備用金借款。
五、報銷具體規定
1、有關會議費的發票必須為正規發票，且該單據另外貼票，不要與其它單據一起貼上；
2、在發票費用專案上註明為「會議費」或「會務費」、「餐費」、「住宿費」，不得出現「禮品」等字樣。發票抬頭必須為公司全稱：「 ****」。
(根據費用發生的專案不同，開出不同的發票，見上面會議分類支出中標明的)
3、貼票時需要附加「會議費」的明細清單，會議期間的餐費需要附加「餐費水單」，其他費用均需要附加「明細單」或正規的「銷售小票」；
4、貼票時經辦部門需填寫《會議費報銷明細單》，均需註明會議召開人、會議主題或內容、會議要達到的目的、會議起止時間、與會人數和人員、與會天數、各項費用的金額以及總計金額。（填寫時按照自然天一次貼上）並將該《明細單》貼上於本次報銷的會議費的最後一頁。（具體見模板）
5、報銷會議費時，需附會議通知和會議/培訓簽到表。
6、其他未盡事宜將酌情處理。
六、不予報銷的情況
1、非正式的發票不予報銷。
2、對於開具的發票不清楚或專案不全（包括發票抬頭、發票內容及發票的大小寫金額）、與實際費用專案不符、有塗改痕跡、無財務章或發票專用章的，一律不予以報銷。
3、沒有填寫《會議費報銷明細單》，或者雖然填寫了該《會議費報銷明細單》但是沒有貼上的，或者雖然填寫並貼上了，但是填寫不完整、不規範的，不予報銷。
4、未提交會議通知和會議/培訓簽到表的不予報銷。
5、雖然填寫了《會議費報銷明細單》，但是該《會議費報銷明細單》與會議內容不符，或者該會議內容不符合行政部規定的報銷內容的，不予報銷。
6、對於沒有舉行會議，但填寫了《會議費報銷明細單》的，將不予報銷，由行政中心核實，如屬虛假報銷的，在全公司範圍內通報批評，嚴重者處於報銷人300元/次的罰款，罰款由財務部從工資中代扣。
六、附則
此規定從檔案下發之日起執行，解釋權歸公司行政中心和財務部，行政中心負責核實該筆費用，財務部負責審核票據。
七、附件
《會議費報銷說明單》 會務費報銷說明單.doc
《會議/培訓簽到表》 會議、培訓簽到表.doc
《會議通知》會議通知.doc
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