1、提高本單位檔案人員的檔案意識。要求學校的全體教職員工都要明了檔案收集和管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，任何科室和個人都不能把應當歸檔的工作資料佔為已有而拒不歸檔。
2、完善和落實檔案材料歸檔制度，把檔案材料的收集、整理和歸檔列入有關人員的崗位目標責任制考核中。
3、建立檔案工作網路：由於學校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網路，有關條線和各個層面都應有相關的節點，每個節點都要有具體的責任人。
對應歸檔的檔案材料有以下質量要求：歸檔的檔案材料應齊全完整，真實反映學校情況；載體材料和書寫材料應符合耐久性要求和有關技術標準，禁止使用原子筆、彩色筆、複寫紙、鉛筆、純藍或紅色墨水等書寫材料。
二、檔案的整理與編目
一、檔案整理概述
（一）檔案整理的概念和基本要求
檔案的整理，就是對辦理完畢的、具有儲存價值的檔案材料進行系統化、條理化的過程。
檔案整理的基本要求：遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯絡；區分檔案材料的價值，確定檔案的保管期限；便於保管和利用。
檔案整理的基本方法有兩種：
1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照檔案材料在形成和處理過程中的聯絡將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯絡的檔案的組合體。
立卷是乙個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對檔案材料進行實體分類；組合即將經過分類的檔案材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以後的檔案材料，進行系統排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照檔案材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，乙份文書材料、一張圖紙或**、一盤錄音帶或錄影帶、一本表冊或證書、一面錦旗、乙個獎盃等均為一件。
文書材料的正本與定稿作為一件，**件與被**件為一件，正件與附件作為一件，原件與複製件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
學校檔案一般可分為以下幾類：文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等。各類檔案的整理歸檔時間不盡相同。
文書檔案整理歸檔時間一般在第二年的上半年，對於學校來說就是第二學年的上半學年；會計檔案由會計人員自己收集、整理，隔年向檔案室移交；科技檔案在活動結束後乙個月內歸檔；特種載體檔案應在形成後及時歸檔。
二、文書材料的整理
文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要資訊記錄方式的檔案材料。
（一）以案卷為單位整理
以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（gb/t9105-88）的規定。
1、分類
按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬於歸檔範圍的文書材料按以下特徵逐項分開：
（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
（2）分類別：將文書材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目分開
（3）分問題：將文書材料按其內容所反映的問題分開。
（4）分保管期限：根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
保管期限是指根據檔案價值確定的檔案應該儲存的時間，一般分為永久、長期、短期，長期的保管期限為16—50年，短期為15年以內。保管期限為永久的主要是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，主要包括：本單位處理重要問題形成的檔案材料；召開重要會議的主要檔案材料，重要的請示、報告、總結；綜合統計年度報表；有關本單位領導人的任免，市級以上的表彰、獎勵；重大活動形成的檔案材料；涉及單位所屬的土地、房產和重要資產等方面的檔案材料。
長期主要是指反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關有查考利用價值的檔案材料，主要包括：本單位一般工作問題形成的檔案材料；專題活動形成的檔案材料；單位內部的人事任免、獎懲；直屬上級單位頒發的屬於本單位主要工作並需要貫徹執行的重要檔案（對你們來說這一塊主要是指縣教育局印發的檔案材料，你們定為短期）。短期是指在較短時間內對本機關有參考利用價值的檔案材料，主要包括：
本單位一般事務性的檔案材料；其他單位制發的需要貫徹執行的檔案材料。這裡也有乙個靈活性的問題，一般來說如果同乙個問題的檔案材料永久和長期都比較少，難以成捲的情況下，可以把永久長期合起來組卷，定為永久卷。但是短期儲存的檔案材料不允許與長期、永久的檔案材料合併組卷。
現在一般比較側重區分清楚年度和保管期限，在檔案材料不多的情況下，可以按年度—保管期限—問題分類組卷。
2、組合
組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯絡緊密，分級適當，問題單一，型別鮮明，年度不混，保管期限準確。
組合的基本方法：
（1）黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規範性檔案和調研材料等，一般按問題進行組合。同一問題的來文與復文、**件與被**件等應組合在一起。
（2）會議檔案，一般一會一捲，也可以根據檔案多少，一會數卷或數會一捲。
（3）統計材料、表冊等檔案，一般同一種式樣、名稱或同一地區的組一捲。
（4）演示文稿、刊物可按名稱數期一捲或一期一捲。
（5）其它特殊性文書材料可根據具體情況進行組合。
3、編目
（1）卷內文書材料排列
卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張太小的檔案進行修裱、複製或加邊，對大小不
一、長短不齊的檔案要摺疊理齊。
排列時，一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯絡進行排列。排列時，批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；案件材料（訴訟檔案除外）中結論性材料在前，依據性材料在後。
（2）編頁號
卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編乙個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
（3）編卷內檔案目錄
卷內檔案目錄的式樣如圖3所示，填寫方法是：
順序號：卷內文書材料依其排列先後填寫序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。
文號：填寫卷內文書材料上標註的發文字號。
責任者：填寫卷內文書材料的形成單位或個人。如果責任者全稱太長，可採用通用簡稱。
題名：即檔案標題，一般照實抄錄。卷內文書材料沒有題名或題名不完整，不能反映文書材料內容的，應自擬或重新擬寫題名，外加「〔 〕」號。
日期：填寫形成文書材料的年、月、日。公布性檔案或法規性檔案，可填寫通過或批准、公布日期。沒有日期的文書材料應考證清楚後填寫。
頁號：填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最後乙份文書材料應填寫起止頁號。
備註：對卷內文書材料作必要說明。
（4）編制卷內備考表
卷內備考表的式樣如圖4所示，填寫方法是：
本卷情況說明：填寫卷內文書材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名、標註時間。
立卷人：完成立卷後，由責任立卷者簽名。
檢查人：由案卷質量審核者簽名。
立卷時間：填寫立卷完成時間。
圖3：卷內檔案目錄式樣
卷內檔案目錄
圖4：卷內備考表式樣
卷內備考表
（5）裝訂。裝訂一般採用三孔一線方法，裝訂之前要把檔案上的金屬物取掉。具體裝訂方法可能大家都會了，這裡就不講了。
（6）擬寫案卷題名和填寫案卷封面
案卷題名應準確概括本卷文書材料的責任者、主要內容和文種。文字應力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過於籠統。
大多數案卷題名的結構為：責任者——主要內容——文種。其中：
責任者即卷內文書材料的形成單位或個人。卷內文書材料的責任者不多，應全部標出；責任者較多，可以概括地將同一系統、同一性質或同一地區的責任者標明，或者只標明主要責任者；責任者全稱較長，可用通用的簡稱。
主要內容是案卷題名的核心部分。標示主要內容時，要準確、簡明。
文種即卷內文書材料的名稱。卷內文書材料文種不多，應全部標出；文種較多，標示幾種主要的文種即可。
案卷封面的式樣如圖5所示，填寫方法是：
a：填寫立檔單位全稱或通用的簡稱。
b：填寫立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目的名稱，如「黨群工作」、「辦公室」等。
c：填寫案卷題名。填寫時第一行空二格，回行時頂格。
卷內檔案起止日期：填寫卷內最早乙份和最遲乙份文書材料的形成日期。
保管期限：填寫所確定的保管期限。
卷內檔案的頁數和件數：填寫卷內文書材料實有的總頁數和總件數。
歸檔號：文書部門和業務部門立卷時的臨時編號，一般不用填寫。
全宗號、目錄號、案卷號要在這一年度的文書檔案整理完成後，再經過案卷的排列，定好順序，才填寫案卷號。
案卷脊背的式樣如圖6所示，其專案有年度、全宗號、目錄號、案卷號、分類號，應逐項填寫，其中「年度」為卷內文書材料所屬年度。
圖5：案卷封面式樣
圖6:檔案盒背脊式樣
（6）案卷排列、編號和編制案卷目錄
一般按照年度順序排列，同一年度的重要的排前面，即永久→長期→短期。
順序排好後就是編制案卷號。案卷號為檔號的一部分，用阿拉伯數字表示。這裡介紹一下檔號的組成，檔號一般由全宗號、目錄號、案卷號組成。
全宗號是相對檔案館來說，是檔案館為各單位所編序號，這你們可不管。目錄號指不同類別檔案的數字代號。案卷號則指該卷檔案在該目錄下的序號。
它的作用是固定排列順序，便於檢索。乙個目錄號下只允許乙個流水號（案卷號），即不允許有重複的案卷號出現。
案卷排列、編號以後，要編制案卷目錄，以方便檢索。案卷目錄式樣如圖7所示。
圖7：案卷目錄式樣
案卷目錄
二、 科技檔案材料的整理
科技檔案材料是指在科學技術研究、生產、基本建設等活動中，按照一定的程式和要求直接形成的歷史記錄。
科技檔案材料的整理原則上應當執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t11822-2000）的規定。
（一）分類與組合
按照立檔單位的檔案分類方案，進行科技檔案材料的實體分類。
1、分類的基本方法
基本建設材料按工程專案或結合工程性質分類；裝置儀器材料按裝置儀器種類或型號分類；科學研究材料按科研專案或課題分類；產品材料按產品種類或部件分類。
檔案與檔案管理制度
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