大連銀行對公授信業務檔案管理辦法
1.目的
為了進一步規範對公授信業務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，確保全行對公信貸檔案的規範性、有效性，加強風險防控，明確責任，特制定本管理辦法。
2.適用範圍
本辦法適用於我行各級分支機構對公本外幣授信業務的檔案管理。本辦法所指對公授信業務涵蓋大連銀行各級分支機構經辦的授信主體為非個人性質的綜合授信或單筆信貸業務。包括貸款、票據承兌、貼現等所有須由大連銀行承擔風險的資產業務和或有資產業務。
3.定義、縮寫和分類
3.1對公授信業務檔案：是指大連銀行各級分支機構在辦理對公授信業務過程中形成的，用以記錄和反映信貸業務全過程的真實記錄資料。
3.2信貸檔案資料按照重要程度分為一級檔案資料和二級檔案資料。
3.2.1一級檔案資料：
是指用於貸款抵（質）押的權證、財產保險單、貨幣存單、有價**、貼現票據等所有作為抵（質）押物的證明檔案原件。一級檔案一律由經辦行根據規定登記後交會計部門核算、保管。
3.2.2二級檔案資料：是一級檔案資料的影印件及以上所列除一級檔案資料外的其他資料。
3.3對公授信業務檔案分為三個區域管理
3.3.1立卷區：存放執行中的信貸業務檔案。
3.3.2歸檔區：存放已經執行終了的信貸業務檔案。
3.3.3權證區：存放一級檔案資料的金庫或保險櫃，並由會計部門按會計制度負責管理的區域。
立卷區和歸檔區的權證類主要是指抵質押物的清冊、影印件和移交清單等。
3.4對公授信業務檔案分為五類
3.4.1權證類：
採用抵押、質押擔保方式的信貸業務，能夠證明對抵押物、質物享有所有權和處置權的要件。有價單證等重要物品原件應於收件當日移交會計部門現金庫管理，納入表外科目核算。
3.4.2要件類：辦理信貸業務過程中產生的能夠證明信貸業務的合法性、合規性的基本要件以及信貸業務操作環節的相關業務憑證。
要件類包括信貸檔案檔案與信貸法律檔案檔案兩類。
其中：信貸檔案包括一般性信貸檔案和與業務相關的特別信貸檔案。
與業務相關的特別信貸檔案是指根據具體信貸業務品種的不同，按相關業務管理辦法規定的要求需要存檔的資料。
3.4.3管理類：法人客戶的基本資料。
分為授信主體基本資料及擔保客戶基本資料兩類。
3.4.4保全類：資產風險管理的相關資料。
3.4.5綜合類：銀行內部管理資料。如：信貸業務的各類報表、授權轉授權檔案、會議記錄、調查檢查審計審核記錄等。
3.5貸後管理資料：是指授信後檢查報告、貸後檢查資料、信貸資產質量分類資料、企業各項財務報表、審計報告、風險預警資料、貸款卡資訊查詢、各種證書的年檢證明影印件等業務後續、附屬資料。
3.6信貸檔案的保管期限：是指信貸專案結清後，該信貸專案檔案的儲存時間。保管期限從信貸專案結清次年1月1日起計算。
4.職責與許可權
5.原則與基本規定
5.1對公授信業務檔案的管理原則
遵循「公私分管、按戶建檔、分筆立卷、集中保管、專人負責、完整安全、規範管理、嚴格保密」的原則。
5.1.1「公私分管」是指信貸檔案按照對公授信業務檔案和對私授信業務檔案兩大類建檔管理。
5.1.2「按戶建檔」是指乙個信貸客戶建立乙個（或多個）信貸檔案。
5.1.3「分筆立卷」是指對乙個信貸客戶發生的每筆信貸業務的檔案資料要分別立卷(冊)，並統一存放在該信貸客戶檔案內。
5.1.4「集中保管、專人負責、完整安全」是指信貸檔案應有專門的檔案室統一存放，集中保管，並由經營機構相應的職能部室指定專人負責，以確保信貸資料完整。
5.1.5「規範管理」是指信貸業務檔案管理必須做到資料內容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。
5.1.6「嚴格保密」是指信貸業務檔案涉及國家、個人、公司和企業的秘密，信貸經辦人員、檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執行保密制度。
5.2對公授信業務檔案日常管理
5.2.1組(立)卷
(1)為了便於裝訂和查詢，將二級檔案資料劃分為管理類、要件類、貸後管理類三大卷。
a)管理類：按「借款人」和「擔保人」分別立活卷。管理類檔案可以在不同業務間共享，但客戶經理應確認現有檔案資料能夠反映客戶最新資訊。
b)要件類：
b1:按每筆業務合同為單位建立檔案進行管理，卷內可以多冊。
b2:綜合授信、最高額抵押合同、最高額保證合同、**融資業務中的總協議等可單獨立卷，供每次具體業務時方便使用。
b3:綜合授信項下業務可按時間順序擺放(由近至遠)，若合同量較大，也可按具體業務品種單獨裝訂進行管理。
c)貸後管理類：按貸後檢查資料、借款人財務資料、擔保人財務資料等分別進行管理組成一捲，卷內可以多冊。
(2)對於各種證書的年檢證明、公司章程變更、法人變更、增資擴股及股權變動等業務後續資料，由客戶經理負責收集並填寫《對公授信業務檔案資料移交清單》。信貸檔案管理人員對需要更新的資料按時間先後順序在原資料基礎上逐筆立卷歸檔（新資料排放在最上），以保持授信資料的連貫性、有效性（經年檢的營業執照影印件應註明年檢時間）。基本資料應每年更新（視有權部門的年檢情況確定，原則上在上半年完成更新），以確保其有效性。
(3)在立卷時，對與前筆信貸業務相同的資料，可不必重複立檔，但應在「信貸檔案目錄」中對未建檔的資料應註明該資料已在前筆信貸檔案中立卷。
5.2.2裝訂
(1)立卷檔案可採取封閉裝訂(固定卷)或不封閉裝訂(活卷)兩種形式，年度統一訂裝。採取活卷形式的，要充分保證信貸檔案的固定性，便於翻閱。
(2)信貸檔案管理人員須在每年第一季度內，將已結清授信客戶的授信資料按順序進行訂裝整理成冊。按放貸日期排序，填寫案卷封面，分類裝訂後存放在檔案盒中，記載《歸檔檔案保管清冊》，並分專櫃存放（存放在歸檔區）。
(3)貸後管理資料按戶定期分別裝訂成冊（每年至少一次）。
(4）歸檔的授信資料均採用以a4紙為標準尺寸（原件資料除外，但應摺疊為標準尺寸），按順序整齊排放。
5.2.3建檔
(1)立卷檔案必須放入檔案盒內保管，一戶一盒或多盒。檔案盒原則上統一規格為長322mm×寬236mm×高58mm，授信檔案禁止使用檔案袋保管。
(2)側面盒脊上需註明分支行名稱、檔案存放位置、授信年度、檔案編號及借款單位名稱（單位名稱可不用全稱，統一長度、字型大小、字型）。信貸檔案管理人員負責將上述檔案統一編號，並分別建立檔案盒。
檔案盒脊編號由三部分組成：
第一部分體現放款機構：如：大(天)字，即大連銀行天津分行。
第二部分體現授信年度(4位)：如：2009。
第三部分體現授信發放順序編號(4位)：如：0027。
完整檔案盒脊編號樣式為：no：大(天)字(2009)第0027號。
(3)檔案盒封面應標有信貸要素記錄。如：客戶全稱和信貸檔案編號、信貸業務合同號、信貸種類、金額、利率、信貸業務起止期限及擔保情況等(可選擇)。
(4)檔案盒內必須附有《卷內檔案目錄》，以方便檔案快速還原及保持完整性。《卷內檔案目錄》記錄檔案盒內立卷數量情況，如：xx類x卷。
每卷應有卷內編號，並在《卷內檔案目錄》中註明。卷內編號應為檔案盒編號的分號，如：檔案盒編號為no：
大(天)字(2009)第0027號，則管理卷為27-1號、要件卷為27-2號、貸後卷為27-3號，依此類推。具體每卷內資料內容，由分卷中各檔案目錄進行約束。每卷最上方應貼有由檔案管理人員簽字確認的「信貸檔案目錄」(貼在每卷的第一頁)。
(5)卷內資料應與「信貸檔案目錄」順序一致。
(6）專案封皮:信貸檔案管理人員應將全部專案資料進行統一整理，對檔案首頁應統一封皮，以統一字型大小、字型標註企業名稱，以示美觀。為防止資料捲曲、潮濕，專案封皮及最末頁可放置透明硬紙或厚紙裝檔。
5.2.4儲存及保管
(1)信貸檔案保管應設定專門的檔案保管庫，設立專門區域及統一檔案櫃。區域內為立卷區(用於保管未結清本息的授信檔案)、歸檔區(用於保管已結清本息的檔案)。檔案庫需嚴格執行安全保密制度，切實做到妥善保管，防止火燒、蟲蛀、鼠咬、霉爛等，保證授信檔案的完整無缺。
(2)每筆信貸業務結清時應及時在檔案封面註明「結清」字樣，並標明結清時間。展期業務應在檔案封面註明展期合同號、展期金額、利率、起止期限、擔保等情況。經總行批准的核銷專案應在檔案封面註明「核銷」字樣，並標明核銷或帳銷案存時間。
(3)在xx機構的授信檔案以管轄行、直屬行為單位統一保管；其他地區以分行為單位集中管理。
(4)保全類信貸檔案建立一戶一檔（盒）保管。綜合類信貸檔案於年度終了建檔（盒）保管。
5.2.5對公授信業務檔案保管期限
(1)尚未結束授信業務關係客戶的授信檔案要永久保管。
(2)結清信貸業務保管期限：
a)小型專案及短期貸款檔案儲存期限為5年。
b)一般中長期貸款專案檔案儲存期限為15-20年。
c)國家重點建設專案信貸檔案以及具有史料價值建設專案的信貸檔案須永久儲存。
(3)綜合類信貸檔案做長期儲存，儲存期限為十五年，其中各種報表的年度彙總表為永久儲存。
(4)信貸檔案的保管等各種登記簿及核銷清冊做永久儲存。
5.3其他原則與規定
5.3.1各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權益的前提下，可以存放影印件。
信貸員將影印件與原件核實，在影印件上簽署「經核對與原件一致」字樣、核對日期，並簽名確認。
5.3.2授信企業提供的資料必須加蓋企業公章(單項資料涉及多頁情況，加蓋齊縫章)，影印件應由客戶經理簽字確認真實性。
對於多頁的資料原件，信貸檔案管理人員應對每一頁加蓋相應標記，以示資料的完整性和真實性。
人事檔案內容
人事檔案包含十大類內容，單位應根據每個人的不同情況，及時地將相關材料報送中心檔案室，具體內容如下 1 履歷材料 職工履歷表 幹部履歷表 專業技術人員履歷表 軍人履歷表 學生登記表 2 自傳 3 鑑定 考核 考察材料 工作鑑定 學習鑑定 出國人員鑑定表 學生畢業鑑定 實習鑑定 幹部的年度考核表 組織正...
檔案內容目錄
消防檔案內容 一 主檔 1 概況登記表 2 單位概述 3 單位生產工藝流程 儲存物質 4 單位平面圖 5 單位室外消防水源 道路 防火重點部位三標圖6 專兼職消防管理幹部名單 7 防火安全組織成員名單統計表 8 義務消防組織情況登記表 9 單位內部人員職責 制度 10 消防設施登記表 11 消火栓給...
建設工程檔案前期檔案收集內容
根據 城市建設檔案管理規定 建設工程質量管理條例 和江蘇省城市檔案業務工作細則的有關規定，建設單位應向市城建檔案館報送以下建設工程檔案前期資料檔案材料 一般建設工程應報送下列資料 1 專案申請影印件 2 專案批覆影印件 3 用地檔案 土地局土地使用證影印件 4 拆遷協議原件 5 委託勘察 設計合同原...