檔案連續體模式下的電子檔案內容鑑定

摘要:本文介紹了檔案連續體模式的提出及其對電子檔案管理的意義,並通過對電子檔案內容鑑定的要素及方法的分析,透視檔案連續體模式給電子檔案內容鑑定帶來的影響。

關鍵詞:檔案連續體電子檔案鑑定

進入資訊時代,數位化成為事物的發展趨勢之一。在這樣的社會背景下,電子檔案的產生無疑是對傳統的以紙質檔案為主的檔案管理理論和實踐提出了巨大的挑戰。為了滿足電子檔案控制和管理的需要,傳統的檔案生命週期模式受到激烈的衝擊。

慢慢的取而代之的是更適合電子檔案環境並能夠給電子檔案管理工作帶來諸多便利的檔案連續體模式。作為電子檔案管理工作的乙個重要環節——電子檔案內容鑑定,在檔案連續體模式下更是有了很大發展。

1 檔案連續體模式的提出及其對電子檔案管理的意義

在2023年出版的澳大利亞國家檔案標準(as4390第4.22條)中檔案連續體(records continuum)的定義是:「從檔案形成(包括形成前,檔案管理系統的設計)到檔案作為檔案儲存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式。

」[1]它揭示了檔案形成、儲存與利用一體化的理念。

1.1 檔案連續體模式的提出共經歷了「意識萌芽、術語發展、模式形成」三個階段:[1]

第一階段為20世紀50-60年代,澳大利亞國家檔案館的檔案專家麥克萊恩(maclean)提出的檔案學的研究應該朝著被記錄資訊的特點、檔案管理體系和分類過程的方向發展。這一觀點促使人們開始對檔案管理與檔案管理間的連續性予以關注。

第二階段為20世紀80年代,加拿大檔案專家阿瑟頓(atherton)詳述了連續體的概念。他認為檔案的所有階段都是相互關聯的,檔案工作者和檔案工作者在不同程度上都要介入被記錄資訊的管理。他的論點進一步深化和明確了檔案連續體的含義。

第三階段為20世紀90年代,澳大利亞檔案學者厄普奧德(upward)構建了檔案連續體模式,並提出了檔案連續體管理的思想方法。