政務網（或oa系統）執行條件下電子檔案和電子檔案管理
一、電子檔案概念和特點
1、定義：指在數字裝置及環境中生成以數碼形式儲存於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字裝置閱讀、處理，並可在通訊網路上傳輸的檔案。是數字資訊和檔案的組合體。
2、特點
（1）非直讀性
（2）對系統、裝置、標準的依賴性
（3）易更改性
（4）資訊儲存的高密度性
（5）資訊的共享性
（6）資訊和載體的可分離性
（7）多**的整合性
（8）對元資料的依賴性
二、電子檔案的管理原則和程式
1、管理原則
（1）全程管理原則
（2）前端控制原則
（3）真實性保障原則
（4）完整性保障原則
（5）可讀性保障原則
2、電子檔案的收集
（1）範圍
①政務網上流轉的檔案：來文、發文
②非網上流轉的檔案：外來紙質、內部檔案（全文掃瞄）
③其他門類：多**、cat圖紙等
（2）要求
①保證不被改動
②儲存格式和軟硬環境能銜接、轉換
③涉及執行和處理的元資料要歸檔
④未歸檔前應先行脫「機」備份
⑤應完善電子檔案的登記
3、電子檔案的歸檔
（1）歸檔範圍和保管期限：參照紙質檔案
（2）嚴格保證檔案的「三性」
真實性、完整性、有效性
（由檔案形成部門負責檢查）
（3）歸檔要求
①時間：要實時歸檔
②應進行檔案級著錄
③標誌：a分清歸檔與不歸檔；b分清不同價值檔案；c標註檔號；d排好順序；e實現目錄資料和相關電子文字的有效鏈結。
④儲存：要求歸檔檔案儲存在唯讀光碟，一式三套，歸檔前的電子檔案也應儲存一年，並貼上標籤。
⑤交接（載體、內容、配套環境）：嚴格檢查，填交接表。
⑥模式：實行雙軌制或主次管理制
4、電子檔案的保管
（1）要求
電子檔案的保管要求寫保護處理；要裝盒、豎放、防擠壓；防磁；防熱、防有害氣體；適宜溫濕度17℃～20℃、35％～45％。
（2）檢查
①每年檢查
②裝置環境更新時，應注意相容和轉換
③原載體存3年銷毀
5、電子檔案的利用
（1）封存載體不外借，使用拷貝件
（2）應設定許可權（利用）
（3）一般不允許複製
三、其他注意事項
（一）如何保證「三性」
1、真實性
①建立可靠的身份識別和許可權控制
②設立操作日記
③建立防錯漏、防調換、防更改標記
④建立電子簽章防範措施
2、完整性（全程控制）
①對處理過程中每一責任者、操作者、不同憑證資訊進行登記。
②採集背景資訊、元資料
3、有效性
①應標註好檔案格式、軟硬體環境、相關資料引數。
②應嚴格控制操作許可權。
③加密應解密或存解密程式。
④定期抽查，公升級應轉換、遷移。
（二）技術要求
1、硬體：電腦、掃瞄器、光碟燒錄機
2、軟體：作業系統、管理系統。
3、格式：文、圖、音、多**
4、掃瞄要求
（三）邏輯歸檔和物理歸檔
邏輯歸檔是在網路上進行，不改變儲存方式和位置。
物理歸檔是指把檔案傳輸到獨立或可離線儲存載體上。
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