如何加強電子檔案的管理

電子檔案，是指具有儲存價值的已歸檔的電子檔案及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對於電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的乙個重要課題。隨著資訊科技的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由於管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。

加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

1.電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的資訊科技基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關於電子檔案的利用，其途徑主要有三種：

提供拷貝、通訊傳輸和直接利用。

1.1 提供拷貝。

拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將檔案轉換成通用標準文件儲存格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬體平台。當利用者不具備利用電子檔案的軟硬體平台時，也可向這些使用者提供列印件或縮微品。

1.2 通訊傳輸。

通訊傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的乙個重要方式。所謂通訊傳輸，即用網路傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通訊或網際網路絡來實現。

1.3 直接利用。

直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網路上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支援，也可使更多的讀者同時利用同乙份電子檔案。這一方法的可能性，取決於檔案館網路系統中可供直接利用的資訊資源的多少。