學校檔案工作規範管理說明檔案局改

學校（幼兒園）檔案工作規範管理的說明

一、關於本次公升級整理檔案的年限問題

1、各學校（幼兒園）的各門類檔案的收集應從成立時起。

2、本次檔案公升級應保證各門類檔案的收集齊全，按年度編號（主要是文書）整理如有困難檔案可以從近往前整理，最少保證近5年的檔案整理和數位化，前期整理檔案應制定工作計畫，在第一次年審時全部檔案整理必須完成。以前按舊規則整理好的檔案，要完善並有完整的檢索工具。

二、學年度和檔案年度

檔案整理統一按年份整理，學校工作(主要指專業檔案)是按學年建立和考核的，按學年度收集整理（如教師業務管理類、學籍管理類檔案材料以及能按學年度歸檔的檔案材料，在次學年的10月份以前歸檔）。

三、關於基建類、裝置儀器類檔案

1、鑑於教育系統實行的代建制，學校除小型維修外，其他基建專案都歸屬教育局統管，因此，學校只要有的基建檔案材料，要全部按要求收集整理。

2、各類裝置儀器的相關材料，要做到應收盡收，應歸盡歸。

四、關於會計檔案

鑑於區屬小學實行「校財局管」，學校的會計檔案統一存放在教育局，本次檔案公升級只整理在本單位存放會計檔案，會計報表要整理（含月報表），但是要在總結匯報裡寫清楚。中學和幼兒園的會計檔案已經整理了的不重新整理，要完善並有完整的檢索工具，還沒有整理的按要求新規範整理。

五、檔案室建設問題

部分學校因條件有限，檔案室、覽檔室可以不分，實物陳列室可以和單位同類功能室共用，但必須功能分割槽、擺放有序。

六、關於36盒與檔案資料重合的問題

36盒中屬於檔案資料的是拆分，還是重新列印，由學校自行決定。從今年起，學校檔案資料統一按照三合一制度規範整理，可以不用再整36盒。

七、關於設施裝置問題

各單位按規範程式進行採購。