5、幹部檔案材料份數應根據需要製作，送交管檔部門歸檔的材料一般只需乙份，避免重複。除屬上級管理的幹部檔案或者垂直管理單位管理的幹部檔案，協管單位可以製作副本外，其餘可以不製作副本。
二、建立材料收集聯絡員制度，拓寬幹部檔案材料收集網路和渠道
1、各管檔單位都要建立材料收集聯絡員制度，明確材料收集聯絡員職責，以使收集渠道廣泛、暢通，使材料收集及時、完整。
2、要加強對材料收集聯絡員的業務培訓，使其熟練掌握幹部檔案工作的業務知識。
3、材料收集聯絡員要自覺學習檔案業務，在本單位大力宣傳和貫徹落實幹部檔案工作要求，指導本單位按規範要求形成材料，及時轉遞檔案材料。
4、材料收集聯絡員所在單位要支援聯絡員開展工作，主動配合管檔單位做好材料收集工作。
三、準確把握幹部檔案材料的歸檔範圍，保證幹部檔案的精煉、實用
1、凡組織人事部門或其他單位正式形成的，有關幹部本人歷史、經歷、學歷、待遇以及德、能、勤、績、廉，包括幹部家庭情況等方面有價值的材料，都應歸入幹部本人檔案。
2、管檔部門要按照有關檔案要求，歷史地、辯證地分析鑑別幹部人事檔案材料，慎重對待材料取捨，做到鑑別準確，取捨得當，使幹部檔案達到精煉、實用的要求。
3、管檔部門既要按照有關檔案對歸檔範圍的統一規定，全面收集幹部人事檔案材料，也要認真研究本地本單位在幹部人事制度改革等工作中形成的各類材料，將其中涉及到幹部本人的、有價值的單行材料及時納入歸檔範圍，使幹部檔案材料收集工作與幹部人事工作保持一致。
4、對不必存入幹部檔案的材料，應根據相關規定，詳細登記報批後，區別不同情況，予以銷毀或退回。
四、嚴格執行幹部檔案及材料轉遞制度，確保幹部檔案材料及時歸檔
1、幹部提拔或調動後，管檔許可權發生變化的，有關管檔單位應在接到調動或任免檔案後乙個月內，將幹部檔案及相關材料轉遞至新的管檔單位。
2、幹部檔案材料轉遞前，轉遞單位應將有關幹部檔案材料收集齊全，並對檔案進行規範整理。
3、材料形成單位在幹部任免、年度考核、工資調整、幹部教育培訓、獎勵處分、經濟責任審計等工作中形成的歸檔材料，應在辦理完畢後乙個月內送交管檔單位。
4、材料形成單位和管檔單位都應建立規範的幹部檔案材料接收和轉出登記表冊，無論檔案材料轉入還是轉出，都要做好詳細登記。交接雙方應當面清點檔案材料並簽名。
登記表冊應妥善保管，存檔備查。
5、幹部檔案材料只能通過機要交通或專人送取進行轉遞。轉出單位應填寫《轉遞通知單》，轉入單位收到材料並清點無誤後，應及時填寫《轉遞通知單》回執，加蓋印章，及時退回轉出單位。通過機要交通寄送檔案的轉出單位，沒有收到回執的，應及時催要。
任何個人不得攜帶本人檔案。
6、管檔單位收到轉入的幹部檔案材料後，應妥善保管，及時將檔案編號入庫，將材料歸入幹部本人檔案，不得累積拖延。
五、建立幹部檔案材料審核把關制度，防止不符合要求的檔案材料入檔入庫
1、幹部人事部門在幹部任免和日常管理工作中，要認真查閱、嚴格審核幹部檔案。對擬提拔幹部的檔案，發現缺材料多，有錯裝混裝的材料，有塗改現象，材料填寫不全、不規範或手續不完備，資訊不準確或檔案整理質量差的，應要求原管檔單位將材料收集齊全、內容審核準確並重新整理後再報。
2、幹部人事部門對相關單位呈報的工資、任免、獎懲、培訓和年度考核等材料，要認真審核，發現紙張規格不合要求、內容不準確、填寫不完整、手續不完備等情況的，應予退回，要求補辦或重辦。
3、管檔單位在接收新提拔或調動幹部的檔案時，也應嚴格把關，發現不合要求的，退回轉出單位，限期重新整理後再報。同時，對材料形成單位送交的歸檔材料要嚴格檢查，發現不符合規範要求的，應予退回補辦或重辦。要防止不合要求的材料入檔和不合要求的檔案入庫。
六、嚴格查借閱制度，確保幹部檔案作用的發揮和安全、保密
1、管檔單位既要增強服務意識，搞好幹部檔案的查借閱服務，充分發揮幹部檔案的作用，又要堅持查借閱制度，確保幹部檔案安全、保密。
2、組織人事、紀檢監察、司法公證等單位或部門因工作需要了解幹部情況的，在填寫《幹部檔案查閱審批表》並經審批同意後，方可查閱幹部檔案。任何個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
3、幹部檔案一般不外借，確因特殊情況需要借出的，必須經審批同意。借出時間一般不超過15日，檔案外借期間不得轉借或給無關人員翻閱。檔案歸還時，應予認真檢查，確認無誤後，方可入庫。
4、管檔單位應建立查借閱登記表冊，每次查借閱情況都應由查借閱人詳細登記。
5、管檔人員不得洩露查借閱單位或部門的查借閱理由或用途。
七、加強幹部檔案資訊化建設，提**部檔案管理效率和服務水平
1、幹部人事部門和管檔單位要增強資訊化意識，積極運用現代科技手段，管理幹部檔案，開發利用幹部資訊資源，提高管理和服務水平。
2、管檔單位要使用檔案管理軟體，輔助做好幹部檔案的日常管理，減少管檔人員的勞動強度，提高工作效率。
3、幹部人事部門要依託幹部檔案，使用資訊管理軟體，普遍建立幹部資訊庫，並做好幹部資訊的更新維護，為幹部任免、幹部統計和日常管理工作服務。
4、幹部人事部門和管檔單位組織開發幹部檔案管理軟體和幹部資訊管理軟體，必須經過省委組織部同意和鑑定驗收，避免重複建設。
八、建立幹部檔案工作責任制，努力實現幹部檔案規範化
1、組織人事部門的領導要重視幹部檔案工作，為幹部檔案工作的開展提供必要的保障。要將幹部檔案工作納入組織人事部門的議事日程，努力解決機構、人員、經費等實際問題。要定期研究部署、檢查指導幹部檔案工作，經常過問幹部檔案工作，關心檔案工作人員，重視解決檔案工作人員的政治經濟待遇。
要將幹部檔案工作所需經費列入財政和部門預算，並切實用於幹部檔案工作的開展。
2、有關各方要各負其責，協調配合，共同抓好幹部檔案的規範化管理。材料形成部門要從「材料形成」這個源頭抓起，提**部檔案材料形成的質量，努力做到該歸檔的材料乙份不漏；該填寫的內容一項不錯；該履行的手續乙個不少；該送交的材料一天不拖，力求每乙份材料都符合規範要求並及時歸檔。檔案管理部門在做好檔案的日常管理和提供利用工作的同時，要主動及時地掌握幹部檔案材料形成資訊，定期對幹部檔案材料的歸檔情況進行檢查，督促提醒材料形成部門按規定形成、送交幹部檔案材料，並注意研究和解決幹部檔案工作中出現的新情況、新問題。
3、要建立幹部檔案工作檢查通報制度。負有幹部檔案工作巨集觀指導職責的組織人事部門，要繼續以實施幹部檔案工作目標管理和開展幹部檔案審核為抓手，創新管理手段和指導方法，經常開展對幹部檔案工作的專項檢查，並對檢查結果予以通報，發現問題，及時糾正，促進幹部檔案管理的經常化、規範化和科學化。
4、對在幹部檔案工作中違反組織人事工作紀律和保密
紀律，塗改、偽造、擅自抽取或銷毀幹部人事檔案材料的，要追究當事人和有關人員的責任，並視情節輕重給予黨紀、政紀處分，構成犯罪的要依法追究刑事責任。
中共湖北省委組織部
2023年4月30日
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